新时期档案数字化外包服务的风险分析

靳永新

（国家能源集团准能集团公司档案馆，内蒙古 鄂尔多斯 010300）

当前，档案数字化已经是相关企业未来的发展趋势之一，且其不仅具有容易复制、利用、随时随地检索的功能，还能在一定程度上优化传统档案管理的不足，满足新时代社会的需求。现如今我国大部分档案管理部门在管理自身存量档的过程中都会出现技术落后、工作人员不够的情况，所以为了提升档案的质量和工作时效性，其常常会选择数字化外包服务，以此更好地满足社会对信息化的需求。

1 档案数字化外包服务的优势

首先就是节省人力。将档案信息数字化的业务进行外包，相关信息部门就不用再设立专人来处理此类业务，只需要安排解业务流程的人员定期的和外包公司进行交流、沟通、指导及检查外包服务人员的工作即可，在一定程度上相关档案信息部门就能缓解目前人力资源人手不够的问题。其次就是能有效地完成档案数字化的创新。现如今因人力物力等因素的影响，大多档案部门在进行信息数字化处理时会遇到各类问题，如容易被其他工作打断、完成工期较长等，将档案信息数字化业务进行外包，可以借由专业的外包公司通过流程化作业、规模化技工与处理等步骤，加快工作的完成时间。

2 新时代下档案数字化外包服务的风险种类

1）档案数字化外包服务较差、质量评估较难。存量档案朝着数字化发展虽然具有一定优势，但其专业性较高，所以在签订外包合同后，大多是由对应的外包公司控制质量，相关档案部门负责验收，但目前来看因外包人员并非档案管理领域的人才，技术水平较差，通常是用抽检作为质量评定的标准，没有实现全面的检查，导致信息数据不准确，影响了数字化的质量，所以相关档案管理部门要建立外包方企业信用评估制度，定期的调查其对于档案的保密、安全行为等，并及时的根据外包服务企业的工作情况给出相应的意见和指导。此外相关外包企业也应该创建服务质量投诉体系，定期的收集各方的意见，在发生质量问题时要及时的和档案部门进行沟通，以此提升自身的档案管理水平。其次我国大部分外包企业为了达到目标都会忽视产品的质量，从而导致在验收数字化成果时出现问题，和档案数字化外包服务管理的条例出现背离，所以相关档案部门在选择外包时要接受国家部门的监督，同时外包企业在进行档案数字化外包工作时也应该接受监督，确保资质证书的有效性。2）档案数字化影响因素较多、风险较大。现如今，对包揽存量档案的外包服务人员来说，因其自身的素质、技术水平及报名观念都不一样，导致档案内容外泄的风险较大，加之有些人员对档案管理的流程不了解，没有掌握档案信息化的内容，造成了二次返工，浪费大量的时间，影响档案的应用。此外在存量档案数字化外包过程中还存在监管较差的情况，且在开展业务的工作中相关档案管理人员没有明确外包服务的范围，导致一些不能开放的档案流入外包公司，增大泄密的风险，特别是在网络信息化时代下，复制性被无限的放大，大多工作人员通过电脑、手机等方式就能轻松盗走档案内容，加之外包服务完成后的总结工作较差，直接威胁到了档案信息的安全。所以相关外包企业要加强对人员的管理，确保参与服务的人员都已经签订我国劳动法律法规合同及保密书；并在其上岗前进行了不少于五天的培训、考取了合格证书；第二就是要确保档案数字化操作计算机、扫描仪等已经使用物理设备或技术封闭了不必要的信息输入装置口，除了必要的软件，没有多余的软件出现在电脑中，且对于人员的管理要重视，不能让非工作人员进入，并禁止将水杯、手机、移动设备带入到工作区域等，以此从根本上杜绝风险隐患的发生。

3 减少档案数字化外包服务风险的方式

1）全面了解数字化外包公司，做好风险评定。对外包服务来说，想要有效地实现预定的目标，首先就是要对可能发生的风险进行评估，如在发包前要进行准确，明确工作内容，档案管理部门要根据DA/T31、DA/T43、DA/T62、DA/T68.1、DA/T71的要求确定档案数字化服务外包的内容、技术、验收质量及流程安全等，并转变观念，从承包的外包公司入手，掌握其以往的工作质量、财务状况、员工水平及素质、资质证书等，提前了解可能出现的风险，并制定相应的管理方式。其次就是要从细节入手，对外包服务企业的股权结构、法定人、实际管理人员的身份进行考察和核实，掌握外包服务公司的背景，并进行实地考察，从而达到避免风险的目的，最后在确定外包服务公司是要及时和其签订合同，且合同的内容要符合DA/T68.1的要求。同时在评估档案质量是要及时的找出可能出现的风险，并保证在任务完成的情况上尽可能地减少成本的支出。2）遵守法律规定、提升对外包服务的管理。首先对档案数字化外包服务来说，想要有效地防止风险的出现，就应该以遵守法律规定为主。现如今我国档案信息化建设逐渐提升，各类法律规定相继出台，其也能在一定程度上减少外包服务中的风险出现，所以相关档案管理部门重视对数字化外包服务企业的调查，做好考察工作。其次相关外包服务企业也要重视问题的出现，将防止泄密、提升质量作为主要的工作目标，并加强对工作人员的管理，特别是对于档案的整理、复卷等过程要防止内容篡改问题的出现，且在进行档案数字化的工作中要根据内容的不同划分不同类型的设备，避免因设备问题损坏档案。最后相关档案管理部门要提升对外包服务工作的检查管理，一旦出现问题要及时的和其进行沟通，重视保密协议的签订，切实的落实安全责任制度，对于结果管理来说，外包服务企业要对没有交的档案数字化结果进行备份，确保档案的安全和复原性。3）选择质量、水平高的外包服务单位，制定科学标准的外包合同。想要提升档案数字化结果的质量，首先对于外包服务单位的选择是较为重要的内容之一，对档案管理部门来说，在选择外包服务单位时要将技术水平、运营成果及对档案处理的经验来作为参考，确保此单位能为自己提供较高的服务。通俗来说，档案管理部门可以进行公开招标，选择业务强、口碑好、经验较多的外包服务单位，确保其具备良好的技术水平和好的服务，此外因档案数字化内容较多、具有一定的复杂性，所以在确定外包服务单位后相关档案管理部门要将数字化加工的所有内容及记录进行转交，并在档案数字化结果出来后使用计算机自动检验的方式进行检验，百分之百即为合格，对于其他内容来说合格率应该不低于百分之九十五，只有验收达到标准考虑才能进行验收，否则必须要进行二次返工修改。此外合同才是确保承包方及发包方之间利益的保障方式，所以想要切实的做好档案数字化外包服务，必须要重视沟通交流，并在合同制定的过程中确保合同的标准化、科学化及规范化，对于合作过程中出现的问题要进行协商解决，以此降低在新时代下档案数字化外包服务的风险。

4 结束语

由此可见，档案数字化管理是较为重要、内容较多的一个系统工程，需要各个部门企业之间的配合和努力。在新时代网络技术快速发展的今天，档案数字化不仅是一个发展趋势，也是一个时代的挑战，所以相关工作人员要严格保密档案内容，从自我做起，以此更好的服务于社会。