档案信息化建设与档案管理的几点思考

张 婉

（中建七局第一建筑有限公司，辽宁 沈阳 110000）

我国已经步入了信息化时代，大数据技术得到了较为普遍的应用，人们的生活更加方便、快捷，在这一背景下，对于档案管理工作进行创新，提升其信息化水平是时代发展的必然，能够为档案管理工作的长期稳定发展提供支持。为此，档案管理工作人员必须要对于档案信息化建设这一工作予以重视，最终达成信息化管理这一要求，推动档案行业的进一步发展。

1 档案信息化建设在档案管理中的优势

1）能够使档案查找更加方便快捷。对于档案进行存储的载体从纸质变成了互联网，在互联网平台中可以根据某一要求对于档案资源进行分类、管理，在人们想要对于档案信息进行查找时，只需要借助于互联网进行检索，这能够使相关工作更加高效地开展，降低档案管理工作人员的工作负担[1]。

2）能够为档案的存储提供便利。传统模式下，开展档案管理，档案的准确性很可能出现问题，并且在对于档案进行存储时，很可能所搜集到的信息并不完整，有所遗漏，这会增加档案管理人员的工作量，工作压力比较大。而在推动档案信息化建设之后，可以借助于网络平台对于档案进行存储、删改，非常的便利。

3）能够为档案信息共享提供条件。档案信息化建设这一目标实现之后，人们可以借助于互联网平台对于档案进行搜集、查找，不会受到时间和地点的制约，能够享受到档案管理部门所提供的远程服务，为各个部门之间档案信息资源的交换、共享提供了条件，这能够使档案管理工作更加高效的开展，为各行各业的发展提供服务。

2 档案信息化建设过程中出现的不足

1）没有统一的标准。从当前的情况来进行分析，可以发现我国的档案信息化建设正处在初步发展时期，虽然有着较好的发展潜力，但是有关部门所进行的资金投入比较少，基础设施较为落后，这严重阻碍着档案信息化建设工作的顺利开展。在这一情况下，档案信息化建设并没有统一的评价标准，最终也无法达成信息资源共享这一目标，不利于档案管理工作的稳定开展。虽然，部分档案管理工作人员已经意识到了这一问题，但是在诸多因素的影响下，无法及时的对于出现的问题进行解决[2]。

2）档案管理工作人员水平不一。档案管理工作对于专业性的要求比较强。在对于档案进行信息化建设的过程中，档案管理工作人员不但要有较强的专业素养，了解最新的档案管理知识，还应该具有较高的计算机水平，熟练地对于计算机进行运用。但是，从现实情况来进行分析可以发现我国大部分档案管理工作人员在进行工作的过程中并没有经过专业的培训，计算机知识较为薄弱，没有认识到计算机对于档案管理工作的顺利开展。甚至小部分档案管理工作人员需要兼任其他工作，工作量比较大，需要消耗大量的人力资源，没有时间对于信息化技术进行学习，这严重阻碍了档案信息化建设的顺利开展，不利于档案管理工作水平的提升。

3 提升档案信息化建设和档案管理工作水平的措施

1）对于档案管理体系进行完善。想要提升档案管理工作的信息化水平，就必须要构建一个系统、全面的信息化系统，并将其作为立足点，提供一个适用于企业发展需要的档案管理系统[3]。在这个过程中，可以运用信息化技术，对于信息资源进行搜集、管理，使档案管理信息化这一目标得到实现。此外，还应该做好相关工作，比如说，制定专门的防护对策，对于档案进行加密处理等，降低档案管理过程中发生风险的概率，确保档案信息处在安全状态下，是真实、可信的。并对于档案管理观念进行创新，确保档案管理工作能够更加高效、优质的开展。

2）对于档案管理工作人员进行培训。档案管理工作人员对于档案信息化建设以及档案管理工作有着非常关键的作用，为此想要对于档案进行信息化建设，提升档案管理工作水平，就必须要对于档案管理工作人员进行培训。档案管理工作人员不仅要有对于档案管理各类软件进行熟练应用的能力，还应该具有随机应变的能力，可以对于突发事件进行解决。此外，企业还可以制定专门的奖惩制度，秉承公平、公正的原则，对于表现较好的员工进行物质和精神上的奖励，对于一些表现不好的员工予以批评。这能够有效地提升档案管理工作人员进行工作的热情，主动的加入到档案信息化建设和档案管理工作之中。除此之外，还应该每隔一段时间就组织档案管理工作人员开展学习，提升其专业能力和职业素养，确保档案信息化建设和档案管理工作能够更加顺利地开展。

3）鼓励多个部门进行合作。通常情况下，形成档案资料的部门是最为了解这一档案的电子信息的，这些部门需要在对于档案进行分类、整合之后，将档案转交给档案管理部门来进行分析、归纳，找出其中具有价值的信息，实现档案信息化这一目标[4]。一个部门的能力并不是无穷的，在档案管理信息化建设与档案管理工作的过程中，和多个部门进行沟通、合作，能够有效地提升档案管理效果，并且保证档案信息的准确性，使档案信息质量更加符合要求。

4）使档案管理工作人员树立服务观念。信息化时代到来，想要开展档案信息化建设，提升档案管理工作水平，必须要对于传统的档案管理方式进行创新，在确保档案管理工作人员专业素养符合要求的基础上，使档案管理人员树立起服务观念，但在自己的工作态度。可以从以下几点开展这一工作：第一，应该组织档案管理人员进行学习，告知其档案信息化建设与档案管理的关键作用，使档案管理工作人员认识到自己这一工作的重要性，明白自己需要负责的内容。第二，在进行管理工作的时，应该对于档案管理工作人员予以充分的尊重，使其认识到档案管理工作和其他工作都是非常关键的，各个部门地位平等，更加的重视档案信息化建设和档案管理工作，对于工作更加主动。第三，要召开讲座，告知档案管理工作人员相关服务知识，使其在这些知识的影响下，转变自己的服务态度，为人们提供更高质量的服务。第四，要将档案管理工作人员的服务态度纳入考核之中。如果档案管理工作人员在服务的过程中工作态度并不端正，就要对其进行惩罚，这能够使档案管理工作人员更加理性地看待自己需要进行的档案管理工作，专注地投入到工作之中，满足人们对于档案的需要[5]。

4 总结

在互联网技术水平得到了较为迅速发展，互联网走进千家万户这一背景下，档案管理信息化、智能化发展已经成为档案管理的主要发展方向，对于档案进行信息化建设，不但能够达成信息资源共享这一目标，还能够使档案管理工作更加方便、快捷，为相关工作的顺利进行提供支持。为此，档案管理工作人员在进行工作的过程中必须要重视档案信息化建设，并提升自身的专业水平，确保自己能够熟练地对于信息化技术进行应用，为我国档案信息化建设和档案管理的发展贡献自身的绵薄之力。