档案管理中的电子档案管理策略探讨

王 丹

（秦皇岛市土地开发整理服务中心，河北 秦皇岛 066000）

信息技术的应用为档案管理的电子化、智能化奠定了坚实的基础，应用信息技术提升档案管理质量已是大势所趋。信息技术有着不可替代的优势，但是由于信息技术应用的特殊性，不存在百分百的安全。所以，这就需要针对电子档案管理的真实环境，以及电子档案安全管理的具体要求与内容进行针对性地解决。

1 电子档案管理的主要特征及优势

很显然，当前已经进入了信息化时代，随着互联网以及大数据、云计算等信息技术的深度应用，使得档案资料的管理方向更加明确化，同时也使得各种档案资料信息的收集方式更为便捷，收集质量更为精准。通过互联网以及大数据技术功能，对档案信息的数据以及价值进行快速、精准的判断，确保档案数据的完整性。为档案的规范化管理以及后续档案资源的利用与精准服务的进一步开展指明了方向。与此同时，将信息技术利用在档案资源的规范化建设中，还可以根据档案使用人员的实际需求，实现快速检索、调阅，更好地提高档案管理的服务效率。这就使得档案管理功能从量变实现了质变的飞跃，充分地发挥出了互联网和信息技术的便捷功能，使得档案管理的各个环节更流畅、精确，为档案管理的信息化管理铺平道路。

除此之外，借助信息技术的优势来提高档案管理的整合效率与整合质量，为档案资源的收集、整理、管理、利用开辟了新路径。利用信息技术建立起数字化的档案管理系统，这样就能够很好地突破传统人工管理模式的滞后性，不仅能够显著地增强优化的效果，同时可以在短时间内迅速提取需要的资料，同时快速识别、过滤用户的档案需求，并结合相应的管理习惯调整档案资料的配置，在档案管理的基础上延伸出更有益的信息或数据，整合更多优质的信息资源，满足不同的部门以及人员的档案信息需求，切实提升档案管理和使用的效率，显著降低了人工成本和物力成本，因为传统的档案管理都是纸质文件、资料，不仅需要一定的空间，而且对于管理质量有一定的要求，如防潮、防霉等等，应用信息技术实现电子档案管理，一台电脑，一个系统就可以实现存储、调阅、传播等多项功能，省时省力，方便快捷，无惧丢失损坏。通过互联网和信息技术的应用实现档案资源的优化与整合，使档案管理的路径更加多样化、立体化，显著地提高了档案资源规范化管理的速度和质量。

2 电子档案管理存在的不足

2.1 电子档案管理信息系统存在安全漏洞

电子档案管理是以计算机和互联网为依托而展开的，这其中最关键的部分是电子档案管理信息系统。众所周知，互联网是一个开放的环境，不存在绝对的安全，尤其是随着使用时间的增加，一些不确定、不稳定因素等都会对档案管理信息系统造成安全威胁，比如未经授权的访问，人为的操作失误等都可能造成系统的破坏或是病毒的入侵，一旦档案管理系统内的机密信息被泄密、窃取或是破坏，极有可能造成严重的损失，甚至负面的社会影响。

2.2 电子档案管理系统存在网络安全风险

尽管电子档案管理在提高管理效率，降低管理成本上优势显著，但是由于电子档案信息化管理系统的数据传播与资源共享必须依赖网络，众所周知，网络环境具有高度的复杂性、特殊性，存在一定的网络病毒入侵风险，且大数据时代下的病毒传播速度更快，复制能力更强，破坏威力巨大，一旦系统被攻击，会对整个局域网内的使用软件以及存储的数据和文件造成毁灭性的破坏，看不见的风险可谓是无处不在，给档案管理工作带来极为严重的影响。

3 电子档案管理的有效策略

3.1 加强电子档案管理信息化建设

电子档案管理绝不是利用相应的工具将档案录入电脑并存储这么简单，而是要通过推行档案信息电子化来实现档案资料数字化管理。所以，首先要落实档案管理部门统一规划、统一部署，统一监督的原则。其次要加大对硬件设备的投资，使相关设备符合电子档案管理的需求。三是要结合档案管理的实际需求，积极建设数字档案室，对档案数据建立规范标准，统一路径，加强档案信息化管理的规范性。四是引进先进的档案管理软件，积极推进网络资源的整合与共享，以提高档案资源的利用率与利用价值。

3.2 应用先进的加密技术确保档案信息系统安全

随着计算机网络安全技术的不断进步，越来越多的加密技术被应用到档案管理信息安全管理中，不同的加密技术其应用重点以及防范效用差距不大，只是在应用过程中会有一定的区别。除了应用加密技术对档案信息数据库进行加密防护之外，还要通过利用数据备份技术加强档案信息安全管理。一是要从多个角度出发，拓展计算机系统的容错空间，做好信息数据的备份工作，以防数据的遗失；二是要构建起完善的容灾系统，降低数据丢失的风险性，提升数据的利用率。三是构建档案管理数据系统，使得数据库内的信息实时更新与同步，并对数据库动态进行动态追踪与全面监管，确保档案信息安全。

4 结束语

综上所述，随着社会信息化趋势的不可逆转，档案管理现代化、智慧化水平越来越高。与此同时，互联网环境也越来越复杂，这就对电子档案管理的规范化、安全化提出了更高的要求。要应用信息技术做好电子档案管理，提升档案利用率的同时，还要积极应用先进的计算机网络安全技术来提高档案信息化系统的安全管理效果，以增强对网络风险的防范能力、应对能力，以及解决能力，营造安全的档案管理环境，切实提升档案管理的质量与效率。