探究数字化技术在档案管理工作中的应用

郭韵秋

（国网江苏省电力有限公司苏州市吴江区供电分公司，江苏 苏州 215200）

1 数字化档案

档案数字化就是构建一个方便查询利用和资源共享的档案信息库，通过电子数字形式将照片、文档、视频等不同载体形式的档案，转化为数字化资源存储到数据库或计算机，并进行开发和利用的过程。档案数字化是大数据时代之下优化档案工作的客观要求，为了实现档案信息化，数字化档案体系也是需要构建的重要内容。数字化档案一方面丰富了档案数字图书馆的信息结构和内容资源，另一方面提高了档案信息检索和档案资源开发利用能力[1]。

2 档案管理中的数字化技术

1）档案预处理。档案预处理是构建数字化档案的基础，它需要进行档案真伪的鉴定，并分析判定档案的价值，在档案中挑选出具有价值的档案，进行有效的保存。在该过程中，工作人员需要去除其中没有保存和利用价值的档案，并对其数量、规格等进行有效的整理和修复。在该流程中，主要是理清档案的头绪，并为档案的数字化加工提供有效的目录数据和数字化加工实体。

2）数字化转换。通过模数转换技术和设备，将记录在传统载体上的档案信息转换成数字形式的信息资源。不同种类的实体文件有不同的A/D转换技术和设备。例如，企业中常见的纸质档案和照片等，其数字化处理主要采用扫描仪、数码相机等设备进行扫描或拍照。录音、视频档案的数字化设备主要是音频、视频采集卡，输出设备通过特定的音视频传输线与音频采集卡和视频采集卡相连并安装在计算机上，通过这种方法进行版式转换和档案挂接[2]。

3）档案信息化处理。将归档文件和表示文件的内容信息作为主要的处理对象，建立在对获取的图像和多媒体信息进行适当的处理，以满足使用要求的有序组织。在实际的信息化处理中其流程还是相对复杂的，需要与原始文件对比核对其中的信息，然后压缩处理信息，保证整体信息化文件的完整无噪。在该流程，需要采用OCR技术识别图像中的字符信息，将光栅图像转换为矢量图形。如有必要需嵌入数字水印来保护知识产权。

4）信息存储。档案文件数量繁多，且存储方式不恰当可能会影响整体的检索效率，同时，档案存储需要分类管理，基本上数字化的档案信息存储需要建立在有序的存储顺序、科学的存储分类上优化整体的存储效能。

5）信息服务。目前中国线上数字资源的服务方式是提供在线目录检索，并提供小尺寸、低分辨率的在线预览，只有有相应权限的人员才能访问原始资源。如果是企业内部档案管理处的信息化，则需要通过搭建在内部网之上，通过在线阅览、就地阅览等方式提供资源 服务。

6）信息维护。在纸质档案转化成数字档案之后，整体的档案使用安全系数更高，在数字化处理之后，年代久远的资料可以得到有效的保护，但是为了保障信息的安全和稳定，有必要对信息进行有效的保障，通过定期的维护实现其管理价值。

3 数字化技术对提升档案管理质量的优势性

1）数字化档案管理是时代发展的趋势。档案的主要内容是对生产管理资料的记录。随从传统的纸质档案到电子档案。档案存在的主要意义在于服务的改善。随着信息化的发展，信息技术的广泛应用一方面实现了无纸化办公和电子文件的应用，而且加强了现代化的数据和信息的收集、存取和利用价值，并形成一个有机的整体。这样一来实现了数据和信息利用价值的有效提升。信息和网络技术的广泛应用不仅改变了人们的传统档案管理方式，而且提高了整个档案管理流程的效率，提升了信息化的档案管理价值[3]。

2）数字化能提升档案管理地位。无论是一个国家还是一个企事业单位，档案管理的发展与优化，对其未来的建设和发展都具有重要意义。档案管理的主要目的是通过记录真实的数据，归档有价值的信息，并建立在档案管理之上，为企业管理决策或制定长期的发展建设计划提供数据支持。特别是对于一些有争议的问题，通过查找档案可以提供切实可行的数据证据，这样为决策的准确性提供了可能。然而，一些企事业单位对档案管理的发展重视不够，导致档案管理工作效果不理想。通过数字化管理的发展强化，及时做好相关档案的分类、编目和检索工作，可以提高整个档案管理的实际状况并优化其发展效能。

4 信息化背景下的档案管理工作优化

1）落实档案管理制度，顺应信息化时代进行改革创新。在实际的档案管理中，应当认识到档案管理工作的复杂性，因此为了提升整体工作的效能，应当根据企事业单位的自身情况，建立起完善协同的档案管理制度，并根据数字化建设的基本特点，进行相关制度的完善和确立。在实际的建设中，各部门需要加强协同配合，最终实现企业档案管理水平的有效提升。砸档案管理数字化建设中，应当充分利用各种信息化资源进行网络共享和档案管理，以侯建完善的档案管理数据库。通过协同的安全管理制度、网络运行体系的构建，实现有效的信息管理协同体系[4]。

2）加强工作人员培训，提升管理人员专业素质。计算机技术的广泛应用改变了传统的工作模式，而且提高了管理的整体效率。档案管理人员需要及时学习先进技术，确定管理工作的主要目的，使档案管理工作做得更好。数字技术在档案管理工作中的应用，对管理人员的专业素质提出了更高的要求。怎样做好信息的收集、整理、分析、检索等工作，就需要提高工作人员的专业素质，这样才能更好地保证文件管理的效率。

3）建立高效协同的档案安全防护体系。信息化系统的安全性方面也应该引起企事业单位的足够重视。档案面向所有工作人员，因此建立单独的人事管理系统安全体系以确保信息的绝对安全是极其重要的。建立档案信息安全管理体系，可以有效避免企业档案信息泄露问题，并有效降低因为安全风险对企业所造成的不利影响。此外，要完善保密信息的保密制度，通过设置共享权限来明确共享范围，完善信息审核机制、数据传播机制，建立完善的安全防护体系，能最大限度地减少信息泄露造成的损失。

5 结语

总而言之，档案管理的信息化是一大趋势，它能减少珍贵的档案原件的磨损，最大限度地减少原件的使用频率，还有利于档案信息的开发利用，提高档案检索速度，具有很强的应用价值。