事业单位人事档案管理工作存在的问题及对策

刘 丽

（烟台市牟平区港口设施养护中心，山东 烟台 264100）

1 人事档案管理中存在的问题

1.1 对人事档案管理缺乏重视

当前很多事业单位没有认识到人事档案管理工作的重要意义，认为这项工作不会起到重要作用，更是缺乏档案高效管理的意识，在资金投入、人才培训等方面没有提供必要的支持，岗位人员任用不合理，档案管理部门缺乏统一规范的管理标准，没有顺应信息化时代发展更新相关设备，导致人事档案管理工作缺少一个良好的环境，工作效率低，不能充分发挥出应用的作用，这主要是由于档案管理意识薄弱造成的。

1.2 部分事业单位人事档案管理人员专业素质的缺乏

事业单位的人事档案管理其实是一项内容繁复、对专业性要求较高的一项工作，所以对于档案管理人员的专业素质要求相对来说也就比较高，这样才能够完成档案管理所需要的一系列精细化的要求，更高效、更快速的完成档案管理的工作。但凡事总有例外，部分事业单位因为在人事档案管理工作上的不重视以及片面认识，所以在进行制度改革时，大批量的缩减档案管理人员的编制，造成了档案管理人员数量的急剧减少，与此同时，大部分的剩余在岗人员都是一些年龄偏大的人员，并没有安排具有专业知识的管理人才，并且在人手不足时向其他部门进行人员借调或者雇佣临时工作人员进行档案管理工作，这些人员由于并未接触过这一类工作，加之流动性较大，极易造成档案管理的混乱，对于事业单位的人事档案管理发展造成极大的影响。

1.3 管理智能化落后

在传统的人事档案管理中，一般都是使用纸质对单位工作人员的资料和信息进行记录管理，这在一定程度上阻碍了其管理的智能化和信息化。还有一部分单位虽然引进了信息化的管理系统，但是由于很多档案管理人员已经习惯了原有的管理方式，所以并没有将信息化的管理落到实处。在需要记录单位员工信息时，核心的数据资料依旧使用纸质化的记录方式；在需要提取相关资料时，不仅要在管理系统中进行查找，还要在大量的纸质文件中进行查找，这样的方式不但浪费时间、精力，还降低了其工作的质量和效率。

2 事业单位人事档案管理规范化水平提升策略

2.1 提高思想认识，充分认识人事档案管理的重要性

在社会不断变化发展的新形势下，人才建设对于一个单位来说显得更加重要，事业单位领导人员应该及时改变落后的思想认识，充分认识到人事档案管理工作的重要意义，将其放到工作体系更高的位置上，重视做好人事档案管理规范化的宣传工作，将精细化管理理念融入其中，从而更好地发挥出人事档案管理的重要功能。要通过宣传教育，提高整个单位内部人员对人事档案的重视程度，积极配合档案管理部门的工作，确保人事档案信息的收集和利用工作顺利开展。要在资金、人才等方面提供必要支持，配备更为先进的档案管理办公设备，比如计算机、打印机、档案柜等等，同时要重视组织开展相关培训活动，努力提高档案管理人员的专业能力和职业素养，从而为相关工作的开展提供良好的条件和环境。

2.2 增加对档案管理人员的专业培训

要想从根本上实现事业单位中人事档案管理水平的大幅度提升，就需要事业单位对档案管理人员进行定期或不定期的专业课程培训，提升档案管理人员的专业素质。随着我国各个行业改革脚步的不断前进，事业单位的改革也加快了步伐，对于事业单位人事档案管理工作人员的专业素质，能力以及管理水平的要求也有了极大地提升。做好事业单位人事档案的管理工作，有助于推动事业单位的发展。事业单位要立足于本单位人事档案发展的基础以及需要，对档案管理人员进行定期或不定期的培训，可以分批次的到上级单位进行观摩学习，也可以通过邀请较为有名望的档案管理专家进行有针对性的专业讲座并进行相应的知识竞赛活动等等。可以增设岗前职业教育和培训工作，让档案管理人员对于自己的工作内容和重要性有充分的认识，以便于在后面的档案管理工作中能够全身心地投入其中，更高效率地完成档案管理工作。与此同时，也要聘请专业技术人员对档案管理工作人员进行专业技术培训，让他们能够更好地适应时代的发展，加深对新型人事档案管理方法的认识和掌握，提升工作效率。

2.3 对管理制度予以进一步优化

在事业单位进行相应的档案管理过程中，需要进一步对人事档案管理制度进行有效的优化，传统的档案管理制度往往在具体的应用过程中已经无法与创新时代的发展特征相符合。因此，相应的事业单位需要充分对当前单位自身的发展特性以及单位人力资源自身所拥有的特点进行详细的探究，并以此对相应的管理制度进行有效的制定，使整体管理制度能够深入人事档案管理的诸多角度，使相应的档案管理工作得以有效细化。由此，使档案管理在发展过程中所拥有的管理制度得以进一步健全。此外，在建立优质的档案管理制度时，需要进一步对整体档案管理的考核激励机制予以有效确立，进而以考核与激励的手段促进档案管理人员端正工作态度，并且将相应的档案管理责任落实到人，使事业单位档案管理的综合效率得以大幅度提升。

2.4 完善基础设施，实现现代化管理

完善相关的基础设备，是顺利进行事业单位人事档案管理工作的前提。需要按照事业单位人事档案管理工作的实际情况，满足事业单位人事档案管理工作新形势下的信息化需求，如增加档案管理投入、不断引进先进的设备、完善电脑、扫描仪等基础设施等。同时还应该引进先进的信息化管理系统，对全国范围内事业单位的人事档案进行统一的管理，实现人事档案单独储存，专人管理，存阅分开，电子查档，信息共享。随着我国科学技术的不断发展，加强人事档案管理的信息化建设已经成为事业单位不能回避的重要工作，完善人事档案管理的相关基础设施，已经成为人事档案管理必须解决的难题，工欲善其事，必先利其器，完善人事档案管理的基础设施，是有效提高事业单位人事档案管理工作效率的必要条件。除此之外，还应该做好事业单位人事档案管理信息化的安全防范工作，避免出现网络泄露和资源泄漏问题。在此期间，需要档案管理人员不断强化自身的信息化意识，重视信息化管理方式在事业单位人事档案管理中的高效利用，全面提升其信息化管理水平，避免影响档案资源利用效率及管理效果等，满足事业单位的可持续发展要求。

3 结语

人事档案信息在事业单位的发展中有着举足轻重的地位，所以，事业单位应提高对人事档案监管工作的注重程度。为了确保事业单位人事档案监管工作的有效推进，事业单位要第一时间找出人事档案监管工作中发生的问题，并及时完善，并运用科学的手段进行档案管理工作，促进档案管理工作顺利开展，保证事业单位充分掌握工作者的根本档案，有效彰显人才的用途，推进事业单位长足进步。