项目管理在公共图书馆阅读活动中的应用研究与探讨

【摘要】随着现代社会文明的不断进步，人们对文化知识的需求不断增加，作为人们获取文化知识的主要场所，越来越多的图书馆把阅读推广作为新时期的常态化工作，有效推动了我国全民阅读的发展。但受我国传统职能部门结构的影响，导致公共图书馆在开展阅读活动中出现了许多管理方面的问题，影响了活动的质量，为了解决这些问题，本文针对项目管理在公共图书馆阅读活动中地应用以及注意事项进行研究和探讨。

【关键词】项目管理；图书馆；阅读活动；应用

【中图分类号】G252.1 【文献标识码】A 【文章编号】1007-4198（2021）04-214-03

【本文著录格式】郑美玉，项目管理在公共图书馆阅读活动中地应用研究与探讨[J].中国民族博览，2021，02（04）：214-216.

引言

公共图书馆作为公益文化单位，虽然与读者之间不具有直接的经济效益关系，但其公益服务所取得的社会效益却是政府对财政投入的重要考核标准，公共图书馆在开展阅读活动中要尤其重视对活动成效的落实，这就要求图书馆在开展阅读活动的过程中加强活动管理，如何更好地进行阅读活动的管理，是图书馆需要考虑的问题。研究表明，在有限的时间、资金及资源环境下，项目管理是图书馆工作获得成功的基础[1]，它可以带来以下益处：花费更少的精力和时间来做更多的工作，发现人才，培养人才，最大化地发挥馆员的自身优势，管理者可以更好地决策，促进馆员的沟通与合作，从而提升图书馆的服务和管理水平，实现图书馆管理规范化。

一、公共图书馆阅读活动的现状

根据文旅部网站2017-2019年发布的“统计公报”数据显示，全国3100多家公共图书馆每年为读者举办各种活动十几万场次，2019年参加活动的读者达1亿多人次（图1），总流通人次每年以10%左右增长，2019年流通人次达9亿多人次、书刊文献外借达6亿多册次（图2）。

近年来，公共图书馆在阅读推广方面持续发力，公共图书馆每年开展的读者活动数量以及读者参与范围均呈现逐年上升趋势，图书馆的流通人次和书刊文献外借册次也均有所提高，越来越多的人关注阅读，走进图书馆，利用图书馆。

但公共图书馆阅读活动在经费、人员等方面处于相对弱势，阅读活动开展受到限制。由于经费不足，往往一再压缩阅读活动宣传、技术设备、奖品、评价等环节的费用，使得活动无法达到预期的效果；人员不足，很多公共图书馆无法设置专门的阅读活动部门或团队，阅读活动的具体执行均由图书馆相关部门的工作人员兼职负责，他们从繁琐的事务中抽身出来组织阅读活动，时间和精力都很有限，难以开展阅读活动的研究和提升馆员业务水平，从而限制了活动的深入开展；另外，没有专业、统一的阅读活动指导和衡量阅读活动质量的标准，往往只注重活动开展的数量，却忽视活动效果的评价的科学评价体系。这就很难促进阅读活动在形式上、种类上的创新和服务质量上的提升，导致无法引起读者的兴趣、吸引非阅读群体加入到阅读群体中来。

二、项目管理在公共图书馆阅读活动中的作用

项目管理是管理者为实现一个项目工作而实行的计划、实施、检控、评价过程，其具有目标性、一次性、周期性和系统性等特点[2]，划分为启动、计划、执行、控制、总结五个流程和项目管理的整体、范围、时间、成本、质量、人力资源、沟通、采购、风险九个知识领域。目前公共图书馆阅读推广活动大量开展，但现在的图书馆阅读活动具有与之前传统的服务完全不一样的特点， 比如大型阅读推广活动对管理者提出了活动策划与实施保障的管理要求，日常化的阅读推广要求管理者对场地、设备、人力资源进行统筹规划[3]。项目管理相较于传统管理可以避免许多传统管理的弊端，在阅读活动中合理地使用项目管理除了可以花费最少的资源来完成目标，读者能尽快找到自己的阅读需求，管理者更容易管控，还能实现人员更加合理地分配工作，馆员更加明确自己的工作范围和目标，激发创新思维，进而高效地的完成工作任务，让馆员在活动中收获经验。

（一）增强阅读活动的协调性

在开展公共图书馆的阅读推广活动中，因一项活动很难完全由一个部门单独完成，因此在其阅读活动展开的过程中需要依靠多个职能部门共同完成。在传统的管理模式之下，每个职能部门往往仅完成本部门所涉及的内容，但与其他部门之间缺乏沟通交流，导致阅读推广活动缺乏连贯性、整体性，遇到范围梳理不清或交差的工作会互相推诿，进而影响到活动的成效。而在项目管理模式下，通过利用项目管理理论和方法对阅读活动开展过程予以指导，在活动启动前就统筹馆内外人员和资源成立项目组，进行小组分工，确定项目总负责人和小组负责人，在活动实施过程中有项目负责人的全局把控，协调各方关系，促进了成员之间的互助、合作，提高队员的工作效率，从而同心协力地完成活动目标。这就相当于把全馆的人力资源、设备资源、资金等根据阅读活动的需要进行了重新组合，充分发挥馆员特长，使得各个部门之间的联系加强，从而增强活动的协调性。

（二）提高阅读活动的可行性

传统的公共图书馆阅读推广模式虽然活动目标清晰，但是其对于目标的制定缺乏全面化的考量，在活动推广过程中也缺乏严格的把控，对其实施实际效果未予以明确的衡量标准，这就使得活动目标的全面实现存在着一定的难度。而图书馆的很多阅读活动都具有目标性、临时性、周期性、系统性、资源（人、物、力等）有限等项目化的特点，若使用项目管理模式进行管理，除明确的任务目标和项目组成员任务分工外，在项目开展过程中还会将目标进行分支、细化，并且根据项目的进展情况予以记录，通过评估，作出相应的调整，这不仅使活动结果得到保证，还使得后续对其进行优化的过程可以获得数据资料的支持，从而保证了阅讀活动顺序开展的可实行性，实现用最优质、最快速、低成本完成活动目标，最大限度地降低工作中资源的浪费。

三、项目管理在公共图书馆阅读活动中的流程

我国公共图书馆在阅读推广活动中引入项目管理的方法并不一定需要在全环节中照搬套用，更多情况下需要从环节创新的角度对项目管理的基本理念进行灵活运用[4]。项目管理在图书馆阅读活动中的流程主要有以下4个阶段：

（一）初始阶段

阅读活动项目的初始阶段作为首要阶段可以起到决定最终结果的重要地位，确定项目初步计划、明确项目的整体目标和范围，对项目成员的分工进行初步的明确，本阶段涉及项目范围的知识领域，即阅读活动涉及的资源、人员、目标人群范围，其输出结果有活动计划方案、指定项目负责人、确定活动目标人群等。初始阶段最主要内容是进行活动的可行性研究与分析，对读者的需求进行分析，现代读者对于阅读往往有更加多元化的需求，为了提高读者的阅读体验，把握读者的需求极其具有必要。因此，在活动初始阶段就应明确活动的目标，以实现向读者进行阅读推广为重点，并提供科学合理的评价方法，以便活动结束后能对其进行评估。

（二）计划阶段

计划阶段是通过对活动的范围、任务分解、资源分析、成本预算、人员安排等制定一个科学完整的计划，能使活动团队的工作有序地开展。计划编制是比较复杂的阶段，因为后继的实施阶段需要严格按照计划来进行实行。活动项目启动后，就要确定活动的内容形式是什么，分为几个小组，由谁来完成，要多长时间完成，预算需要多少费用，这些都要有完成的计划安排。比如公共图书馆“世界读书日”阅读活动项目，在确定阅读推广为目标后，可以分为图书推荐讲座、读书会、朗诵会、故事会等项目小组，确定项目负责人及小组成员，安排完成时限，测算活动费用。依照计划，我们在实施过程中，就可以有条不紊地进行，使后面的工作不会偏离既定的目标，能更准确地指导项目工作。项目管理是阅读活动管理的一种手段，通过这种方式，使图书馆的资源、人员等配置更为科学合理，在活动实施过程中，计划可以根据具体实施情况进行不断修改完善。

（三）实施阶段

实施阶段是阅读活动的执行过程。当前期准备工作完成后，便可以进入实施阶段。实施中，要重视项目信息的沟通，及时提交项目进展信息，定期报告项目进度，有利开展项目控制，保证活动质量。活动的实施阶段是占用时间与资源最多的部分，实施阶段需要根据活动管理计划进行，要了解所要完成的所有项目小组内容、工作进度、宣传质量等与阅读活动有关的各个内容。实施阶段又主要分为两个阶段：项目的执行和控制阶段。项目的执行和控制是同时开展的，项目执行是对活动计划进度进行实践，而控制方面则是为辅助执行而进行的，比如：实际活动是否符合计划，资金花费是否在预算范围内，人员是否遵守安排，计划进度效率如何，执行中出现的问题及应对方法，这都是应在执行过程中及时了解，并实时准备相应措施来保证活动的顺利开展。

（四）收尾阶段

一个活动项目要有完整而有效的收尾过程，这不仅是对当前活动项目有关材料的完整归档，对项目相关人员的交代，更是以后开展活动的重要财富。收尾工作主要是做好活动项目的总结与评价工作，如对项目各阶段的实施情况，读者体验，以及收益耗资等等，这个总结不仅是由图书馆项目相关人员完成，也要由读者方进行总结，并对活动成效进行评估。这样，能为图书馆今后开展阅读活动提供一个可参考的方案。

四、项目管理在公共图书馆阅读活动实践应用中的注意事项

项目管理的方法和流程在公共图书馆阅读活动中地应用并不是生搬硬套，而应该理论联系实际，根据活动性质灵活运用，主要注意以下几个方面：

（一）注重阅读活动的创新性

近年来，创新性一直是广受图书馆阅读活动领域追求的热点问题，究其原因是不断创新的阅读活动可以为传统的阅读活动注入新的动力，为读者带来更加优质的文化体验。但传统的图书馆阅读活动管理模式中，领导的想法和意见几乎完全左右项目的运行，对于项目的协调与控制完全依靠等级式的管理逐级下达，而项目的具体落实人员却无法将其对于项目的意见及时、全面的反馈给领导者，而这些项目的执行人员往往拥有更多的创新意见。而领导者往往只重视活动的部署、只抓活动计划的落实而忽视活动成效，即把图书馆做了什么工作，做了多少工作作为工作目标，而忽视了读者的需求，只有正向输出，无法接收到反向反馈，这使得阅读推广活动的创新化成为一大难。除此之外，若项目出现突发事件或者意外情况，领导者也无法及时对其予以把控。相对于这种单向的管理模式，项目管理对提高阅读活动的创新性就占有绝对的优势了，其活动组织方式更为灵活，小组化的分工模式使得整个组织体系更加扁平，小组与小组间的交流更加快捷，領导人员与执行人员之间的距离也相应的缩短了，创新性的想法能够及时向领导人员反馈，领导更加贴近活动过程，也提高其对创新性想法的认可度。活动管理的创新化更多的是对阅读推广活动的活动内容、服务方式、宣传途径等进行创新，也就是为了更好地推广阅读，将项目管理流程灵活地运用于阅读推广活动，而不是对管理流程进行推翻、改革。

（二）重视项目管理的导入和应用

就目前我国公共图书馆的业务情况而言，全面融合是公共图书馆将来业务发展的趋势，而阅读活动是公共图书馆的目前业务工作新常态。根据国内图书馆多年的活动实践，项目管理已经成为了阅读活动的重要组成部分，图书馆将对项目管理理论运用于阅读推广活动，明确开展阅读活动的目标，了解不同的群体对于阅读类型的需求，采用针对性地阅读推广方式，快速满足读者的阅读需求，提高读者对阅读活动的参与性，扩大阅读活动的影响力，通过不断地对人力资源和资金进行优化分配、在项目中的各个细节进行调节和控制，提高部门的工作效率和活动质量，使阅读活动达到最佳效果。

（三）图书馆馆员团队的管理

任何活动项目的实施，都无法避免团队人员的管理，以科学的方法激励团队人员的工作激情，从而督促团队成员之间的竞争和小组内的交流。阅读活动项目是一项临时性的工作，目标明确，需要在短期内调动多个部门的人、财、物。活动项目的团队一般由馆内外不同部门、学科和具有不同服务特长的相关人员组成，以图书馆为主导的阅读推广项目化团队建设，具有来源广泛、结构层次合理、人员稳定等特点[5]，同时项目负责人也要确保馆员对于整个项目进程的知情性，给予各成员发挥潜能的空间。也要根据项目的整体进度来进行人员调配，做到随时了解项目的实时进度，出现问题及时解决，以避免对项目活动的正常流程产生影响，保证活动质量。

（四）重视项目管理的调研与评估

因为阅读活动是一个面向大众的服务，所以读者对阅读活动的意见和态度都是改善阅读活动的关键，所以在进行阅读活动设计阶段时，我们需要做充分地调查，根据活动的实际情况、读者实际需求和所需资金来考虑是否适合项目管理。在阅读活动的执行阶段，管理层需要加大监督和管理力度，并及时鼓励员工积极投入到活动的各项工作中。管理层要对活动的实际所用时间、所投入的成本、员工的工作情况以及活动的质量都进行记录和实时监督，及时吸收读者意见，进而对活动中的各个阶段进行调整，做到从根源解决问题。

五、结束语

公共图书馆开展的阅读活动为读者提供了良好的阅读环境、专业的阅读服务，激发民众的阅读兴趣，提高国民素质，图书馆须在运用项目管理理论对阅读活动管理实践中不断进行总结和探索，在资源配置、活动流程、成效评估等方面逐步实现公共图书馆阅读活动管理规范化。

参考文献：

[1]赵冰，谷秀洁，杨玉麟.图书馆项目管理研究述评[J].图书馆论坛，2017（2）：47-55.

[2]许白婷.项目管理在图书馆组织读者活动中地应用探索[J].办公室业务，2014（3）：137-138，141.

[3]范并思，王巧丽.阅读推广的管理自觉[J].图书馆论坛，2015（10）：8-14.

[4]孟庆宇.公共图书馆阅读推广活动项目化管理模式研究[J].图书馆学刊，2018（11）：38-41.

[5]张毅红.阅读推广项目化团队管理的理论应用与实现途径[J].图书馆建设，2017（4）：57-61.