煤矿企业采购信息化管理体系建设与应用

王冬

[摘 要]依托采购信息化管理体系，煤矿企业的采购交易流程进一步优化。基于此，文章从采购管理规范、培育采购市场、采购管理内容延伸、管理体系设计等方面分析了煤矿企业采购信息化管理体系建设，并从软件选型、前期准备、理顺机构等方面探究了煤矿企业采购信息化管理体系的应用举措，为相关研究提供参考。

[关键词]煤矿企业;采购信息化;供应链管理;管理体系

企业信息化技术的应用和国家对企业内部控制建设的要求，推动了企业制度流程化的进程。但是煤矿企业因为流程建立不够规范或没有充分权衡相关者的权利和义务，流程的建立并不能保证有效实施，有时还会降低企业的效率。采购是一项重要业务，但是因为其复杂性，所以在设计过程中經常会出现不规范或不合理的部分，关于煤矿企业采购信息化管理体系建设，包含多方面的内容，其中采购资源整合就是其前提条件。然而，考量煤矿集团企业 ERP建设情况，采购资源整合尚且存在一些难以解决的问题。例如，在集团对物资的集中采购层面，区域化的现场管理能力较弱。例如，在采购信息共享层面，各采购单位并不明确市场情况，从而导致采购成本难以降低。故而，为促进煤矿企业采购信息化管理体系建设，应做好采购资源整合工作，并从以上方面进行探究。所以本文分析了煤矿企业在采购管理中存在的问题并提出了具体的流程优化方案，希望对企业的管理者有所启示。

1 信息化采购在供应链管理中的优势

1.1 拓宽供应商服务范围

在现代企业运行及发展的过程中，通过信息化采购方案的创新，可以逐渐提高产品的采购效率，并降低采购成本，为企业规模化的发展提供保障。而且，在电子产业运行及发展的状况下，由于电子商务市场的全球化发展，结合信息化采购模式，可以逐渐改变传统采购的限制因素，并满足企业的发展需求。同时，在信息网站共享的状况下，可以节省纸质资源，提高采购效率。

1.2 提高采购的透明度

结合电子化的项目采购方案，可以将公平、公正以及公开的采集过程作为重点，创设全新的电子采购方案，并结合产业中供应链的管理方法，进行采购流程的创新，避免交易主体在整个过程中私下接触，保障信息化采购方案的实施性监控，也可以避免采购黑洞现象的出现，为企业电子采购以及供应链管理方案的创新提供支持。

1.3 利于信息之间的沟通

在信息化采购与供应链管理方式创新的过程中，可以促进信息沟通管理的定量化和科学化，为项目决策提供准确的信息支持，并为决策提供充分依据。在现代企业发展中，不再是单位企业之间的竞争，而是供应链与供应链之间的竞争，因此，在企业运行中应该构建长期、互利性的合作关系，结合电子采购模式，进行采购方案的确定，结合生产需求进行及时性的采购及调整，降低供应链的生产总成本。

2 煤矿企业采购信息化管理体系建设

关于煤矿企业采购信息化管理体系建设，应从采购管理规范、培育采购市场、采购管理内容延伸、管理体系设计等方面分析，具体可参考以下内容。

第一，采购管理规范。在煤矿集团公司管理结构中，其下属的生产企业通常远离管理核心，且临近资源产地，相应的采购交易常处于独立封闭的状态，其交易过程缺乏有效监督，并不公开透明。为保证企业利益，应建立采购交易集中管控体系，使采购交易过程处于多部门相互制衡的环境之中，确保采购交易公开、公平和公正。

第二，培育采购市场。为促进采购交易管控体系达成采购目标，煤矿集团企业应正确考察、评估及选择潜在的供应商，以培育采购市场。关于供方资源共享，煤矿集团企业应建立统一的供方管理办法，以统一的供应商平台促进采购管理工作。简而言之，供方管理应以集中管理、分级负责的方式落实，并健全供方准入、评价及淘汰机制，定期分析供方的全方位数据，为信息化、精确化采购交易供方管理提供指导依据。

第三，采购管理内容延伸。现代采购业务集信息化管理、采购市场、采购业务管理等于一体，极大地影响了企业的内部物流过程管理。在企业动态联盟管理下，相应的电子采购平台拥有以下需求特征。例如，全面解决集团化集中采购招标项目的集权问题，乃至子公司分散采购招标项目的分权问题。例如，针对煤矿生产所需的大宗原料及相应的配送服务资源，可对之进行相应的资源开发及市场培育工作。

第四，管理体系设计。关于采购信息化管理体系，其信息化集成组合应包括采购计划形成、招标交易及管理平台、合同形成及审批平台、采购结算平台、远程视频会议平台等内容。具体而言，首先要构建电子招标采购信息化平台，其次建设企业内部及外部的网络操作管理平台，最终要培育供应商及内外评标委员会的企业战略资源，并实现覆盖企业需求、管理、业务、监管四个方面的具体化管理流程。

3 煤矿企业采购信息化管理体系应用

3.1 软件选型

在软件选型前，煤矿集团企业要做好系统建设工作。关于系统设计，首先要明确系统设计的指导思想，即整体规划、分步实施、集成牵制、效益优先，使业务流程趋于公开、透明、廉洁、高效，并保证系统操作的安全性及便捷性，注重网上招标管理平台的建设，使采购交易过程处于多部门联合制衡的环境之中。其次要明确系统的设计原则，即信息与交易平台应相互融合，并依托远程视频会议，做好招标采购工作。最终企业要整合电子交易平台所需的信息资源及管理内容，具体设计系统的管理体系与功能构架。关于软件选型，应侧重管理目标及管理咨询，选型原则应以先调研后选择为依据，侧重软件的应用性、咨询性、开发性和集成性等方面的能力，即软件要在业务管理、咨询服务、战略合作等方面发挥重要作用。

3.2 前期准备

为做好采购信息化管理体系建设工作，应致力项目建设的前期准备，具体可参考以下内容。其一，相关的领导小组与工作小组应强化协调及行政能力，以促进项目执行;其二，加强项目宣传力度，使项目建设取得全员支持;其三，全面优化业务流程及管理制度;其四，组建专业化的项目小组，并抽调采购流程所涉及的各专业人才;其五，项目相关培训不仅要侧重企业内部，更要考虑供应商层面，培训出一定数量的工作人员;其六，审核并确定采购标的技术要求、型号、材质、数量等内容。

3.3 理顺机构

煤矿集团企业应整章建制，从整体上梳理采购工作思路，并完善各项管理制度。具体而言，首先，企业要转变管理职能，成立招标中心，并实现多重监管。简而言之，企业所有采购项目均要在招标中心的招标网实施，使整个交易过程纳入多部门相互制衡的环境之中。其次，关于多部门相互制衡关系，应明确需求部门、采购及物流供应部门、合同管理部门、储运部门、财务及纪检部门等多部门的管理职责。最后，关于统一供方管理，应依托集中管理、分级负责的指导思想，使各子公司明確在供应商准入、供货、淘汰、统计、共享等方面的管理职责。简而言之，依据企业战略需求，应对企业的重点供应商进行具体化、细致化的监督管理，使合格供方始终保持在五家以上，并实行供方资格及等级的动态化管理，不断优化采购交易环境。

4 信息化采购与供应链管理方式

4.1 构建供应链信息化平台

在企业运行中，应该针对信息化采购及供应链管理状况，构建供应链信息化沟通平台，并做到：其一，创设企业信息处理系统，采购企业结合货物信息，创设查询平台，并掌握产品的运输现象，及时获得订单物流状态;其二，业务管理。业务管理中，应该结合管理的功能性，进行供应链信息化管理平台的创设，结合物流管理流程、仓储管理以及运输管理方案，明确采购以及供应链的基本信息，提高订单交付的及时性;其三，信息发布。信息发布中，企业可以及时查询到物流的调整计划、采购订单以及交货方式等，并逐渐优化信息的传输方案，为信息化采购以及供应链管理方案的创设提供参考。

4.2 创设JIT采购流程

通常状况下，在JIT采购流程构建的过程中，应该做到：其一，制订详细的采购计划。在信息化采购与供应链管理中，为了控制成本，应该结合公司的战略供应管理内容，进行企业采购计划的详细制订，并采用专业性的采购策略，提高信息沟通的安全性和有效性;其二，成立专门性的采购部门。企业战略部门应该结合采购流程，成立专业部门，促进信息化采购与供应链管理体系的创设。

4.3 创设虚拟采购环节

在信息化采购与供应链管理方法构建中，应该确定虚拟采购环节：首先，确定虚拟采购的目标，结合公司战略目标以及市场数据，降低采购成本，确定目标虚拟组织;其次，构建虚拟结构设计方案，在该方案确定中，应该在采购中认识到组织结构以及摄入操作模式，逐渐增加组织项目的灵活性;最后，对虚拟采购组织进行反馈。通过信息反馈可以逐渐推动信息系统的构建，并及时解决企业运行中存在的业务问题。

5 结论

综上所述，在信息化采购以及供应链管理中，应该结合信息化的产业运行模式，明确发展方向，并通过对企业运行的状况，构建针对性的发展策略，通过供应链平台、采购流程以及采购环节的创设，提升信息化采购以及供应链管理的整体优势，为现代企业的稳定发展提供支持。煤矿企业采购信息化管理体系建设应致力招标网的建设与集成应用，并不断优化管理体系建设及信息系统设计及应用效果。经过以上分析可得，为保证体系建设的成功，煤矿集团企业应以生产管理信息为切入点，并促进采购交易流程的多部门联合制衡，做好资金管理层面的内控管理系统，以全面推动企业的信息化建设应用。

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