文书档案管理自动化的风险与应对研究

李名胤

射阳县融媒体中心

一、文书档案管理自动化的优势

与传统的文书档案管理模式相比自动化管理模式具有以下优势。

首先，在自动化管理模式下，文书档案能够长久稳定的保存。在传统的档案管理过程当中需要大量的人力对其信息进行搜集、整理和归档，期间往往会因为人为的因素而出现一定的错误和漏洞。再加上对有些信息分类不明确导致后期相关人员在进行档案查询的时候出现了一定的困难。而自动化管理可以将档案信息进行高效有序的储存，不仅具有一定的稳定性，而且查询起来比较方便快捷。

其次，自动化管理可以有效实现资源共享。传统管理模式受外界因素影响比较大，数据在存储的过程当中没有一定的保障。而自动化管理它可以将信息数据化，并通过一定的网络平台随时随地实现数据分享，提高了工作的效率和质量。

第三，自动化管理可以提高信息检索效率。传统管理模式需要的是人力操作来完成所有的工作环节。而自动化管理模式只需要以电脑为载体人为操作来对相关的信息进行录入、处理和归档就可以了，并且还可以实现档案信息在线查询，便于相关工作人员了解档案管理的具体情况。既节省了时间，又节省了人力。

第四，自动化管理可以提高档案保存的质量。自动化管理可以将档案进行标准化、规范化保存，为了方便管理人员进行检查，在归档的时候还可以生成相应的清单，以免档案信息遗漏或缺失。大大提高了档案保存的质量。

二、文书档案管理自动化存在的风险

虽然文书档案管理自动化与传统的档案管理方法相比具有一定的优势，但其在实际的应用过程当中仍然存在着一定的风险，这些风险一般表现在以下两个方面。

首先，文书档案管理自动化所具有的技术风险。文书档案管理实现自动化管理之后，基本上不采用文字纸质档案，而采用的是电子数据档案，不过这些数据信息还需要人工进行录入，但是有些责任心不强的工作人员在工作的过程当中不按一定的规章制度和流程来进行正确操作，轻者可能导致档案信息录入错误，严重者可能会导致文件丢失或者毁损。而且录入的这些档案数据不需要进行签名和盖章，这样就会导致档案数据被一些有利可图的人进行修改，并且修改之后没有留下任何痕迹，无法对其文书档案的真伪性进行有效辨别[1]。目前虽然已经开发出了相关的技术来保护电子文件以免其被别人篡改，但是还没有得到大范围使用。再加上目前文书档案管理信息的传输都采用的是网络技术，这就使得信息在传输的过程当中随时面临着病毒和黑客的入侵，极有可能会导致个人隐私被泄露。所以文书档案在管理的过程当中，一定要注意其信息传输的安全性，对重要信息不仅要进行加密，而且还要进行备份，对其软硬件系统进行定期升级和检查，以免出现意外情况而导致客户信息泄露和丢失。再加上企业在文书档案管理过程管理不完善，没有有效实行身份验证制度，缺乏完善的档案保密机制，从而导致上传的档案信息出现一定的错误和漏洞。

其次，文书档案管理自动化所具有的系统风险。文书档案在进行自动化管理的过程当中，工作人员不仅要具有一定的专业技术而且还要掌握一定的管理技术。但是目前有很多工作人员缺乏一定的专业知识和综合素养，不重视档案管理的重要性，依然采用的是传统的方法来进行文书档案的自动化管理。从而对自动化管理技术的应用并不能做到尽善尽美。目前还有很多企业在档案管理过程当中不重视电子档案管理方法的应用，对档案的保存依然采用的是纸质化保存，查阅起来不仅困难，而且费时费力。再加上有些企业在文书档案自动化管理方面缺乏一定的资金投入，办公设备跟自动化技术不能进行有效匹配，从而导致文书档案管理工作效率低下，大大阻碍了文书档案管理自动化价值的发挥。

三、针对文书档案管理自动化当中出现的风险制定的有效应对策略

（一）对档案管理机制进行有效完善和优化

要想让文书档案的自动化管理达到一定的效果，必须要对其电子档案数据进行规范化管理。文书档案管理内容不仅包括最先的起草文件而且还包括中途文件的运转处理以及最终的归档等。这些内容的完成都是在计算机上进行处理的。而在档案信息进行处理的过程当中，需要各部门之间进行有效的信息互动，并对信息进行有效共享。为了提高其工作效率和质量，企业和单位在文书档案管理过程当中，一定要对其档案管理机制进行有效完善和优化，让整个档案管理的过程更加规范化和科学化，从而确保保存的电子档案数据信息能达到一定的标准化要求，大大提高文书档案自动化管理的质量。

（二）对文书档案管理自动化的流程进行有效规范

企业和单位一定要重视文书档案管理的每一个环节，并对每一个环节的内容处理按照一定的标准进行严格要求。因为文件按照其产生的先后顺序及其标准进行有效整理之后才能称之为档案。所以文件在整理的过程当中其电子格式都有一定的要求和规范，工作人员一定要按照相应的流程来进行操作，这样才能促进文书档案管理向规范化方向发展。所以企业和单位在进行档案管理的过程当中要制定相应的制度对其管理流程进行有效规范，针对工作人员对自动化的操作技术制定一个统一的标准。并且工作人员所采用的办公室自动化软件一方面要具有很强的兼容性，另外一方面还要具有很强的应用性，保障其每个工作人员对文字信息的处理效果保持在同一个水平上。同时要针对企业文书档案管理的需求，来制定有效的参考标准，这样有利于提高电子档案信息管理的稳定性。

（三）有效提高文书档案信息的安全性

文书档案在自动化管理过程当中，一定要确保信息的安全性，因为文书档案大多涉及的都是客户的一些隐私，一旦发生不安全事故就会导致客户的隐私被泄露，进而出现不可挽回的损失。所以为了保障自动化系统的安全性，技术人员一定要定期对系统进行升级和优化，采取有效的隔离措施以防信息被黑客和病毒入侵。隔离措施可以从以下两个方面着手。其一，采用路由器的隔离措施。可以对企业系统内所有的IP地址进行有效屏蔽，然后再进行放行，最后让整个系统进入网络再展开相应的工作。其二，采用防火墙的隔离措施。在系统内建立有效的防火墙。这样不仅可以阻止来自于计算机的各种非法访问，减少黑客的入侵，而且还可以将病毒拒之门外，有效隔离病毒的侵害[2]。

（四）提高管理人员的专业技能和管理水平

随着科技的发展，自动化技术也在不断的进行优化，其对数据信息的处理能力也在不断的提升,这无疑对人才的要求也越来越高[3]。要想在文书档案管理过程当中将自动化技术的价值最大限度的发挥出来，必须要提高企业内部人才的专业技能和管理水平，这样才能提高文书档案管理工作的质量。所以企业要定期对其内部的管理人员进行培训，不仅重视其专业技能的培养也要重视其管理水平的提升，促进管理人员在工作过程当中发挥有效的协调作用和管理作用。除此之外，对工作人员也要进行相应的培训，提高工作人员的专业水平和综合素养，促进工作人员能够按照企业的规章制度严格要求自己，按照相应的操作流程和规范来进行工作，从而全面提升文书档案自动化管理工作的质量和水平。

（五）对文书档案管理的相关法律法规进行完善和优化

由于文书档案的自动化管理存在一定的风险，而这些风险并不能达到百分之百的有效规避，所以为了有效避免人们在对档案信息进行阅览的时候对其进行有意或者无意的修改，相关部门一定要制定相应的法律法规来进行规范和要求。一定要对档案信息管理的每一个环节进行标准化、规范化管理，让每一个环节都能得到法律的保障。在档案管理过程当中一旦发现有人做违反法律法规的事情，一定要对其按照相应的法律法规进行处罚，加强人们对电子档案法律法规的认知，从而有效促进文书档案自动化管理工作的有效顺利开展。

结语：由以上内容可知，文书档案管理自动化是目前社会发展的一种趋势，它可以有效提高档案管理的质量和效率，在减少人力的同时也大大降低了企业的成本开支。不过随着现代化科技技术的不断发展，文书档案管理自动化也存在一定的风险和弊端，所以相关企业和单位要对自动化管理系统进行不断优化和完善，从而有效降低其在技术和系统方面的风险，大大提高文书档案管理的水平，进而促进办公自动化管理模式在文书档案管理过程当中发挥出更大的价值。