信息时代档案管理工作面临的问题及对策

李进军

摘 要：在科学技术发展的推动下，信息技术被广泛应用到人们生活中，信息化时代的到来标志着人类的文明史迈入了新的阶段。在当前的档案管理之中，现代技术的应用正在逐渐地增加，这些技术的应用可以使得档案管理所获得的效率变得更高。可以说信息技术的发展对于档案管理工作的顺利进行发挥着极其重要的作用。基于此，本文主要对信息时代档案管理工作面临的问题进行了分析，并提出了改进策略。

关键词：信息时代;档案管理;问题;策略

随着社会的发展，档案管理工作的重要性逐渐得到体现，在档案管理工作中应用信息技术能够提升管理的质量。在当前，无论是档案的数量，还是档案的类型都是多种多样的，这使档案管理工作的开展变得更加复杂，在这样的背景下档案管理工作的标准也出现了一定的变化。为了满足这些新要求，进一步地将信息技术的优势发挥出来，对于改善档案管理的质量有着十分重要的意义。

一、信息时代档案管理工作面临的问题

1.管理人员意识缺失

如果想要实现高效的档案管理工作，那么首先就要求档案管理人员能够在档案管理的时候，将自己的角色地位分清，在思想意识上能够正确地看待档案管理这项工作。档案管理人员的思想意识是档案管理工作顺利开展的基础保障，能够切实地影响到档案管理工作最终所获得的管理效果。但是从现阶段档案管理整体进展来看，很多档案管理人员开展档案管理的工作中，对于这份工作的认识还处于非常浅显的层次，由于缺乏正确的档案管理意识，所以使得档案管理工作实现信息化的进程一拖再拖，进而影响到了档案管理的效率。管理人员如果不能严格要求自己，那么会使得档案管理工作的进展非常缓慢并且是杂乱无章的，这样下去档案管理效率还有档案管理的质量都会受到非常大的影响，如果管理人员的管理意识一直不能得到提升，那么就会严重影响到当前档案管理事业的深入发展。所以，相关部门应该对管理人员档案管理意识培养的工作给予更多地重视，使其能够适应信息时代下的档案管理工作。

2.管理人员能力较差

在当前许多的企业单位里面，档案管理人员的专业能力相对较差，这主要是因为管理人员通常由其他部门员工担任的，这些员工身兼多职，因此很多的管理人员本身没有良好的档案管理专业能力，对于档案管理工作的认识也不到位，所以这就使其不能很好地满足档案管理工作所提出的一些基本的要求。此外，一些档案管理人员年龄比较大，对于信息技术的应用并不熟悉，加上这些员工的学习能力比不上年轻员工，由于受到管理技术以及专业管理能力的限制，使得这些管理人员在开展档案管理的过程中通常都是根据以往的经验对档案进行管理，但是在信息化技术应用的管理体系中，一些以往的经验并不能很好地适应现代的管理理念以及管理模式，最终导致档案管理质量受到影响。

3.档案管理手段单一

虽然现阶段我国信息化技术的应用非常广泛，在档案管理工作中计算机信息技术也有着较大的应用，但是由于很多的企业部门对于信息技术在档案管理中应用的认识不足，加上受到以往档案管理理念的影响，很多企业的档案管理模式还仍处于单一的程度。不管是以往形式的管理模式，还是当前形势的管理模式，许多企业都未能对其进行创新，未能根据自身的需求对档案管理方式进行优化。虽然有些企业部门将信息技术应用到档案管理中，但是也仅仅是应用技术的存档、搜索等功能，其他深层次的技术并未得到实际的应用，如通过大数据对相关的信息内容进行分析等，这些单一形式的管理使得档案管理的价值并未有效地发挥出来，所以这种管理方式相对较为低效，这也是当前档案管理面临的巨大

挑战。

4.信息安全受到影响

在档案管理中，通过电子档案管理能够使得档案管理的效率得到提升，在进行档案管理的时候，通常都是通过用户的手机验证码以及用户的账号、密码登录到相关的管理页面进行管理的，通过这样的管理模式能够很好地将档案管理风险降低。不过，面临最大的問题是档案资料库的密码初选遗失以及泄漏这一类的现象，不法分子就能够自己破解账号密码登录到档案数据库里面，然后将相关的信息数据盗取，或者将一些重要的档案资料进行更改，从而使得数据库中的数据信息安全受到巨大的威胁，如果出现信息数据失真的情况，那么对于企业部门来说，无疑是巨大的损失。此外，在信息技术的应用下进行电子档案管理也会面临网络病毒的威胁，如果管理人员不小心将网络病毒带到企业的网络之中，那么这些病毒很可能将档案数据进行破解并读取、复制、传输，如果档案数据中有企业的核心机密，那么这对于企业来说是非常大的影响。轻则经济出现损失，重则企业可能倒闭。

5.档案管理体系不完善

由于档案对于企业部门的发展有着重要的意义，所以通过一个更加完善的档案管理体系可以更好地确保档案管理工作能够非常科学、高效、有序地进行下去。不过，以现阶段我国档案管理总体的情况来看，档案管理体系中存在着众多的不足，影响着档案管理工作的开展。现阶段我国现有的一些法律也不能更好地对档案管理工作形成更为有效的约束，所以这使档案管理工作所取得效果没能达到预期制定的管理目标，从而使得企业发展受到很大的限制。在这种限制中，企业的每一项活动开展都会受到一定的影响，这也是企业发展遇到瓶颈的一个重要因素。

二、信息时代提升档案管理质量的对策

1.建立档案数据库

在信息技术高度应用的时代中，通过应用信息化技术能够实现高效的档案管理，但是现阶段很多企业的档案管理效率并不高，甚至是离预期的目标还有很长一段路要走，造成这种情况的重要因素之一是很多企业的人员无法正确地认识到，在信息时代想要更好地将档案管理开展下去需要自身对档案管理工作有一个科学的认识。开展档案管理工作要求大量的信息数据作为管理工作的基本支持，所以企业需要针对信息化的档案管理建立专门的数据库，这样能够使得信息传递获得非常有效地支持。通过数据库的建立，可以进一步地保障档案管理工作在良好的环境下顺利进行。此外，相关企业在开展档案管理的时候还应该能够进一步地考虑到企业整体方向上的发展战略要求，从而保障档案管理能够符合企业的实际发展需求。仅仅建立相关的档案数据库还远远不够，在数据库建立之后企业还需要进一步地将档案维修以及档案保护落实到档案管理的每个环节之中，这样能够保障档案管理工作所取得的效果以及质量得到更大程度提升。

2.保障软件的兼容性

在当前信息化的时代中，想要更好地将档案管理工作落实到位，那么企业应该认识到在档案管理工作中应用信息化设备的重要性，通过应用先进的信息化技术可以使得企业的档案信息资源在不同的部门之间实现共享，这样能够提升档案资源的利用效率，从而使得每个部门可以将需要的档案信息及时存档、调取，提升了工作效率。所以，企业的每一个部门都应该能够进一步地对档案管理中所涉及的信息技术进行优化以及创新，这样能够有效降低查找档案的时间，提升工作的效率。为了达成这样的目标，档案管理部门应该协调企业的财务部门、预算部门、采购部门等，将更多的计算机技术应用到企业的档案管理中来，通过先进的软件技术使档案的类型、内容等相关信息能够自动化地被科学分成不同的种类，然后根据所分的类别对这些信息进行储存，但是企业一定要确保所采购的档案管理软件能够具备非常高的兼容性，这可以更好地避免信息档案管理与以往形式的档案出现重叠，而导致信息出现混乱的形式，这对于保障档案信息的准确性发挥了较大作用。

3.规范档案管理工作

企业需要针对档案管理制定一个更加完善的档案管理制度，通过对档案管理涉及到的所有工作内容进行明确地界定，然后将制度落实到实际的管理之中，能够进一步地保障档案管理工作变得更加规范、更加有效，从而将档案管理的最大能效更好地发挥出来。此外，在大多的情况下企业在进行档案管理工作的过程中，往往涉及许多部门协调工作，共同开展，所以此时应该进一步地将不同部门、不同人员所需要承担的职责进行明确，从而保障这些档案管理人员可以更好地将档案数据进行分类、保存、管理，这能够在很大程度上使得档案数据丢失情况出现的概率降低，最终进一步保障档案管理可以有效地将企业的发展提升到一个新的高度，在信息化时代中得到更为稳定的发展。

4.提升档案信息安全性

档案信息对于我国社会发展有着十分重要的意义，由于档案信息是一个企业的核心组成，所以如果想要在信息化时代中进一步地将档案管理工作落实好，那么相关的企业首先应该考虑到如何提升档案信息的安全性，从而保障企业信息的安全。第一，企业应该从根本上将传统档案管理的理念进行有效地转变，应该深刻地意识到档案信息对于企业持续稳定发展的重要作用，通过使用安全程度更高的数据库或者加密系统能够避免企业的信息被一些违法分子盗取，避免企业受到非常大的损失;第二，企业需要对用户的登录身份进行多种形式的验证，通过多样化的验证能够使得信息的安全性得到更好的保障，如企业可以通过内部管理人员语音解锁等形式进一步地确定用户信息，这样可以避免用户假冒内部人员身份登录到数据库中窃取数据;第三，采用先进的杀毒软件定期对程序进行杀毒，将一些潜在的网络病毒找出并清理掉，能够保障档案管理系统更加顺畅地运行，也可提升信息的安全程度;第四，设置信息浏览记录报警系统，如果用户在企业的数据库中进行信息浏览需要对其设置限制，如果用户长时间没有反应则触发警报系统，或者用户复制大量信息时也会触发警报，这样能够更好地将企业的损失降至最低，从而提升档案的安全性。

5.提升管理人员专业能力

在进行档案管理的过程中，管理人员的管理能力会直接影响到管理的质量。所以，企业应该不断使得管理人员专业能力得到增强，通过定期为企业管理人员进行培训，在培训过后对这些人员进行阶段性的考核，然后针对管理人员考核成绩有针对性地对其进行奖励或者惩罚，这样能够提升管理人员的积极性。同时企业可以联合一些高校进行人才的培养，通过高校为企业培养更多专业的档案管理人才，实现企业的信息化档案管理工作，这样能够保障有足够新鲜的血液流入到企业的档案管理工作中，保障档案管理的科学性以及精准性。此外，企业与企业之间也可以组织档案管理人员交流大会，在交流中将当前阶段企业面临的问题进行解决，在交流中管理人员的专业能力可以得到更大程度地提升。

6.构建完善的管理体系

档案管理体系的建立是标志着一个企业具备完善的管理能力的集中体现，只有在体制的约束下企业的每一个人员才能够将自己的工作落实到位。档案管理体制的建立能够促使管理人员按照相关的规定开展档案管理工作，这可以更好地避免工作人员玩忽职守、监守自盗等行为的出现。首先，企业应该将档案进行分层管理，按档案信息的重要程度以及安全保密程分类，针对不同安全保密级别的档案管理制定不同的管理体制;其次，对于檔案信息的存储、读取、下载等都应该进行严格的要求，明确指出哪些人员具备哪些权限，哪些人员坚决不能对档案信息进行这些操作，将信息的管理限定到指定的范围内能够增加档案信息管理的安全性，如果出现信息的泄露或者是遗失能够针对性地找到问题所在;第三，将档案管理的职责细分，不同管理能力的人员对不同安全保密级别的档案进行管理，将责任分担到个人的头上，这样可以使得档案管理变得更具针对性，在出现档案问题后也可以根据责任制度追究相关人员的责任;第四，奖励机制，奖励机制的建立是档案管理制度中重要的一个环节，需要企业根据自身档案管理实际的特点针对性地制定奖惩制度，但是奖惩制度应该适度，既让管理人员感觉到压力，同时也让其积极性得到提升。

7.建立档案信息丢失处理机制

档案信息的丢失对于企业来说是非常麻烦的，在信息时代中档案信息丢失的概率在提升，所以针对档案信息丢失的情况，企业应该能够制定一个针对性地处理机制，根据不同等级的档案信息进行不同的处理方案，这样能够在档案信息丢失的第一时间内有针对性地解决，从而使得企业的损失降至最低。首先，企业在档案丢失后第一时间应该找出丢失的原因;其次，针对这些原因给出处理方案，如果是管理人员疏忽的因素，应该及时将档案信息进行补全，如果是外部人员窃取，应该将相关的证据交给警方处理;最后，针对档案信息管理系统的漏洞给出合理的解决方案，将漏洞填补，避免以后发生类似的现象。通过制定科学补救方案不仅能使得企业在档案信息泄露后受到更小的损失，同时也能够提升企业档案管理的安全防范能力，对于企业发挥至关重要。

三、结束语

总而言之，在信息化时代中，档案信息管理所面对的挑战是多种多样的，这就要求相关的企业能够有针对性地对档案管理制定更为科学的管理方案，实现科学化的管理，这样能够使得企业档案管理工作质量得到提升，从而使得企业的发展可以更加稳定、安全。

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（作者单位：贵州省黔西南州档案馆）