信息化背景下档案管理工作现存问题研究

李婷 申显辉

摘  要：随着科学技术不断进步，社会发展水平不断提升，我们已经迈入了一日千里的信息时代。新时代背景下，社会所有发展领域都被信息技术所覆盖，对人们学习新知识，掌握新技能，运用新技术提出了新的挑战。信息时代的发展改变了人们的思想观念、工作和生活方式，促进了科技的进步，提高了人们的工作效率和生活质量。同时随着互联网技术的普及，加速了全球经济一体化进程，对全世界经济发展产生了重要影响。

关键词：信息时代;;档案管理;风险意识

中图分类号：G647.24                                                   文献标识码：A                                                 DOI：10.12296/j.2096-3475.2021.07.328

互联网技术的产生和应用，给人们的生活带来了日新月异的变化。信息化时代下，档案管理工作变得尤为重要。档案记录的信息都是最原始的有价值的重要信息，需要妥善保管。同时信息的更新和保存也是档案管理的重要部分，及时跟进有效信息做好更改，保证档案管理信息的准确性，为日后查阅使用提供有价值依据。信息化下的档案管理工作，需要对巨量信息做好记录和保存，同时进行专业化处理，从中提取所需要的知识和信息。如何做好信息化下的档案管理工作，本文做了如下研究。

一、信息化的含义

对于“信息化”（Big data）研究机构Gartner给出了这样的定义。“信息化”是需要新处理模式才能具有更强的决策力、洞察发现力和流程优化能力来适应海量、高增长率和多样化的信息资产。信息化不是对部分数据进行随机分析或抽样调查，而是对全部数据进行分析整理，提取出有价值信息。从信息化的特点不难看出，信息化处理的是种类繁多的海量信息，而且处理速度极快，有着重要的使用价值[1]。

二、信息化下档案管理的现状

首先，科学技术的发展，对档案管理工作人员综合能力提出了更高要求。档案管理工作融入信息化处理技术，要求工作人员不但掌握档案管理相关知识，还要有熟练的计算机操作能力和维护管理能力，这对档案管理工作人员提出了不小的挑战。

其次，信息化统计海量信息，在信息的甄别筛选录入方面，增加了工作难度。信息化处理的是非结构化或半结构化数据，在对信息的采集整理过程中，工作人员要学会舍弃无用信息，筛选重点有价值信息，做好信息档案记录和保存。信息化下的档案管理工作需要工作人员提高辨别能力，为档案信息管理起到保障作用。

最后，档案管理体系不完善，对档案管理工作有一定的阻碍作用。信息化下的档案管理工作，工作内容和工作模式有了新的填充和发展，但是没有及时建立规范合理的档案管理体制和档案管理体系，导致后期在档案信息使用过程中出现费时费力的情况，降低档案管理工作效率。

三、信息化下档案管理的策略分析

1.提高档案管理人员自身综合能力

科技的发展离不开人才的驱动，人才是企业发展的重要资源，所以企业更加注重人才的培养。信息化下的档案管理工作，同样离不开人才的助力。信息化的档案管理工作，需要引进专业的技术人才进行指导和把关，同时对于业务能力较弱的工作人员展开岗位业务培训，在掌握档案管理知识的基础上，提高互联网办公能力，掌握多方面知识技能。只有档案管理人员综合业务水平提高，逐渐向未来要求的复合型技术人才迈进，从根本上提升档案管理人员综合能力，提高档案管理工作效率。

2.优化档案信息采集模式，提高档案管理智能化

科技的飞速发展，改变了传统的信息收集模式，信息化时代下，信息采集分析主要靠计算机数据库联动处理，综合图片、音视频等零散碎片信息，结合海量信息资源，加大结构化、半结构化、非结构化信息的收集分析能力。利用云计算等智能技术增强数据信息的推送服務能力，满足用户的现实需求。例如互联网中存在的多款软件，都会根据用户的日常浏览信息，信息化技术通过对需求信息的数据进行分析研究，为用户提供智能化服务。档案管理工作人员同样要提高服务意识，为应用者提供更加高效便捷的档案信息服务，保障信息化技术的有效应用。

3.建立健全档案管理体系

在信息化技术的应用下，建立新型档案管理系统的工作框架，完善档案管理工作内容，使信息更加透明，工作更加有效，提高档案管理工作效率。当下是一个信息爆炸的时代，每天的信息量种类繁多，对数据处理速度也提出了新的要求。这就需要对传统的档案管理系统进行扩容，保障档案管理信息的完整性和准确性[2]。

4.提高档案管理的风险意识

随着社会发展，信息日益透明，给不法分子造成了可乘之机。档案管理人员要树立正确的网络安全意识，提高识别能力。一旦隐私信息如被泄露，将会造成不可挽回的损失。工作人员在档案管理过程中，要保证国家和个人的隐私信息不被泄露，为档案信息的安全性做好保障。

四、结语

综上所述，信息化时代，档案管理已经由传统的纸质信息管理逐渐转变为电子档案信息为主，纸质为辅的管理模式。需要档案管理人员了解档案之间的联系，深入发掘档案信息中的价值和意义，结合现代化手段为应用者提供更加高效准确的信息资源，满足社会发展需求。

参考文献：

[1] 赵新民，秦广久，马向阳，怀保民，姬荣荣.信息化时代档案管理模式变化研究[J].山东农业工程学院学报，2020，37（05）：184-188.

[2] 安琴.浅析基于信息化时代的档案价值及其利用[J].兰台内外，2019（26）：67-68.

（吉林省梅河口市人力资源和社会保障局  吉林通化  135000）