浅论新形势下机关档案管理工作的发展趋势

刘斌 张宏钰

摘  要：档案管理工作是机关事业单位的一项常规性工作，首先是保存管理好档案，然后是开发利用好档案。随着计算机技术的广泛应用，给档案管理工作带来了巨大变化，为档案管理工作的转型发展提供了契机，同时档案管理工作也面临更多新的挑战。机关事业单位要对档案管理的技术化应用提高敏锐性和警觉度，积极应用新技术，替代原有的繁重低效档案手工作业，将更多的精力用于提升档案利用效率和质量，为使用者提供更为丰富全面的档案信息，实现档案管理工作的历史性跨越。因此要加强档案的信息化管理，更多的运用新技术手段，尽快实现档案管理现代化。

关键词：档案管理;信息化;效率;趋势

档案可以融合丰富而广泛的信息，是社会信息的一种特殊载体。在社会进程推进的过程中，档案的信息量越来越多，管理好这些重要的特殊信息需要足够的人力和时间，传统的管档模式显然无法有效承受日益繁重的档案管理工作，实现计算机管档已经成为发展的必然趋势。因此，档案管理工作要大力发展信息技术应用，档案管理人员要加强计算机管档技能的学习和提升，促进档案管理工作更加现代化、合理化、规范化。

1.档案管理呈现出更加开放的状态

在社会的发展进程中，社会愈加开放，档案管理也会随之呈现出开放管理状态。一是社会开放需要档案信息资源的共享发展。档案本身就是社会性资源，记载着各类社会发展过程，是留存历史、服务现实和未来的重要社会资源，通过档案资源的开放，可以让社会更方便地获取更多的档案信息，更好的发挥出档案的价值。二是开发深度更加有力。通过全面的挖掘档案信息，将更多反映社会发展面貌的资料信息真实呈现，有助于社会历史认知度的提升。三是档案资源更加丰富多样。高质量的资源是档案管理的基础和核心，档案来源于社会，与社会发展高度契合，是否全面归档是检验档案管理工作成效的一面“镜子”，只有更多有价值的信息资源归入档案范畴，形成完整的档案资源体系库，才能更好地服务社会;社会的发展需要完备的档案信息的支撑，提供更多高质量的原始资料，服务经济社会发展之需。因此，采用开放共享的档案管理方式是社会发展的必然要求，这也有利于档案工作的可持续发展。

2.档案载体正在发生根本性变化

在现阶段计算机及应用技术逐渐普及，使用计算机无纸化办公成为一种工作常态，由此形成的档案前身——有关文件材料，也都有计算机的“烙印”和特点，甚至很多不需要计算机输出，以原始的虚拟状态存放于计算机之中。这样在工作过程中，相关文件资料可以在完善的网络环境下实现无痕传输，提升文件传递的效率，节省阅文办文时间。这种情况下的档案管理使得纸质文件资料不再形成，而是以虚拟数据档案的形式存在，通过对这些虚拟化数字档案信息管理，档案资源可以实现无限传输，在任何一个需要利用的网络连接点都可以短时间快速提取相关信息，方便查阅的同时，节约了原来纸质类档案的存放空间，便于将更多档案信息进行存储，解决了档案存储空间不足的难题。

3.档案存放逐渐以数字形式为主

信息技术可以实现各类档案实体的数据化转换，通过先进的技术设备，如高拍摄像，刻录扫描等手段对所有的档案载体进行统一转换，以数字的形式进行存放。对于纸张类档案主要是利用缩微技术，转换为电子文件。对于实物类档案可以通过影像数字技术转换为视频图片档案，这些有所区别的新技术档案，可以统统称谓为电子档案。这些电子档案是数字化形式存储于计算机数据库之中，可以借助计算机进行检索利用，高效性较为明显，可以实现档案资源的无限次利用输出，有利于档案的安全管理，档案的价值作用发挥更为先进高效。

4.档案网络化管理得以实现

随着现代网络技术不断成熟，让信息资源之间的连通更加便捷，档案数字信息之间的相互传递成为可能。目前，许多单位建立了自己局域网，方便工作之间的交流和推进，让单位部门之间的信息随时得以通达传输，特别是对于一些内部资源型信息，防止对外传输泄露到外网，物理形式的局域网使用更加方便。为了保证网上档案信息的安全，各种安全系数较高的网络口令也提升了网上档案信息的安全性和稳定性，保证了档案文件的安全可靠和有效利用。网络化管理档案的优势还体现在信息传输快，利用范围更加广泛，甚至可以辅助完成某项工作，实现全面网络化管档的目标也将指日可待。

5.档案管理智能化程度不断提升

在计算机办公条件下，网络系统和计算机办公手段在工作中产生了大量纸质和特殊载体档案，如胶片、视频资料、电子文件和磁盘等，这些也都是档案的表现和存储形式，单一的纸质档案形式已经彻底改变，纸质档案也不能满足现代技术的管理要求。因此，目前很多单位都已经在尝试运用计算机设备和办公网络开展文档一体化管理，在单位的办公系统末端端口设置归档功能，当文件按程序运行结束之后，就会自动进入归档环节，在这个过程中计算机系统会自动审查和识鉴别文件是否符合归档要求，当不符合归檔程序和要求时，档案管理系统会提示或退回进入归档程序的文件，这让档案管理工作更加现代化，节省劳动力，智能化作用也得以更多的体现，通过专用系统归档效率得到极大提高。

总而言之，科学技术的发展和进步，有力地推动了经济社会的发展，带动了档案管理水平的提升。特别是计算机技术和网络技术推动了档案管理的转型升级，档案管理的数字化和智能化进程不断加快，因此要紧抓档案工作的现代化发展机遇，加大先进设备的投入和使用，强化专业性档案人才的培养，掌握现代化的管理技能，促进新形势下档案管理高质量发展。

参考文献：

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