事业单位档案管理人员培训的优化策略

朱峻峰

摘  要：本文针对事业单位档案管理人员的培训工作提出了建立培养制度、注重能力培养、强调实践锻炼以及完善培训管理的优化策略，其中需要重点培训档案管理人员的图像采集技术、档案存储技术以及区块链技术。

关键词：事业单位;档案管理;人员管理

引言：事业单位的档案管理工作随着数字时代的降临进行了电子化变革，在数据电子化的背景之下，档案管理的长远发展迎来希望的同时，也对档案管理人员提出了更高的要求。在此情况下，对档案管理人员进行培训工作刻不容缓，为了取得更好的培训效果，需要事业单位对当前档案管理工作中存在的人员问题进行分析，以便于采取针对性的优化培训的策略。

一、建立培养制度

为了优化事业单位对档案管理人员人才的培养，需要积极建立培养制度。在建立档案管理人员培养制度时需要严格遵循五项基本原则，即独立性、客观性、公正性、专业性、协调性。确保每一位档案管理人员了解培养体系并积极参与内部培养，还需要保证培养制度的完整性与系统性，方便事业单位进行制度化管理。在构建培养制度时不仅要注重档案管理人员的培养，还要在培养制度中强化档案管理人员对事业单位的归属感。一方面可以在培养过程中加强思想政治的输出，只有档案管理人员发自内心地认同和接纳档案管理工作，才能够真心实意地为事业单位的稳定运营工作。一个被档案管理人员高度认同的事业单位能够极大地增强自身的凝聚力。另一方面人力资源管理的工作人员需要积极跟进培养制度的落实成果，对离职员工进行详细的数据分析，必要时采取电话或邮件的方式对其一一进行回访，明确其离职影响因素，真诚邀请其提出意见，对其提意见和建议进行汇总整理和对比分析，针对其提出的问题制定解决方案，以免对剩余人才造成影响，导致其因为同样的原因选择离职，与此同时，还需要积极调整相关制度。

二、注重能力培养

培养档案管理人员时需要注意其能力的提升，对其进行针对性的专业培训，组织档案管理人员参加专业性的讲座，让其充分学习最新的档案管理技术，尤其在电子化档案逐渐推广的当下，更需要通过理论和实践的结合熟悉电子化档案管理工作中需要运用的各项技术，提高其档案管理的专业性[1]。

（一）图像采集技术

在当前大多数事业单位采用的电子化档案管理工作中，图像的采集技术是其中较为关键的技术。电子类型的档案是由图像共同组合而成的，其将各个图像实时融合，最终形成了电子化的档案。图像的采集技术主要有三种标准，一种是TEAIN，另一种是WIA，还有一种是ISIS。一般来说，应用TWAIN和WIA标准的较多，其都可以从扫描仪以及各种相机设备中进行图像的采集，从图像采集相应的对话框之中取得图像的文件，并且都能够利用编程方式来进行图像的采集[1]。相对来说，TWAIN的对话框能够为其提供更丰富的选择以及更先进的设备。同时TWAIN的传输模式比wia多了一种本地模式，且大部分的TWAIN能够将上次扫描的相关设置保存下来，而WIA没有此类特征。在实际的应用过程之中发现，TWAIN能够有更优秀的扩展性以及兼容性，且被多数设备支持，因此在大多数单位之中都采用TWAIN标准来进行电子档案的采集。除了标准的采用之外，图像采集的控件也需要注意。采用合适的控件能够加强图像采集技术在档案电子化的应用，并且减轻了图像采集的难度。在实践中发现，EZTWAIN控件在各种语言的开发之中具有更大的优势，并且以WTAIN协议为基础，与之的兼容性更好，感知度更强，并且成本較低，因此其实际应用较多，需要加大档案管理人员对此类技术应用的能力培养[2]。

（二）档案存储技术

电子档案的图像存储格式丰富多样，单一静态的格式有BMP、PCX等等，多图融合的格式有PDF、DCX等等。采集完成的电子档案如果存放于单一图像中则会获得多份材料，而对其进行分别存储的话则会对其信息的完整性进行了破坏，在后续的查看过程中难以快速获取全部资料，因此进行电子化档案管理时，大多是将采集到的单一图片汇总起来，构成多页的文件档案。该类型的电子文件能够将单一图像展示不全的缺点克服，为其后续的查阅提供便利。在档案实际存储的过程中，应用较多的是PDF格式以及TIFF格式。PDF格式与操作系统的平台没有关联，因此能够不受平台的限制，将档案中涉及到的文字图片等等信息都原始且完整地保存于文件之中，并且其具备的压缩技术比较优异，能够利用较小的存储空间存储较多的电子信息，其打印效果也受到大众的欢迎。TIFF则是非压缩式的格式，其能够在文件中将图片的各类信息记录下来例如分辨率等等，并且能够在其中设置多个图像。其另一个重大优势是其通用性，在存储的过程之中不会破坏图片的效果。但其缺点也十分明显，由于保证图片完整性的需要，其不可免避免地会耗费较大的存储空间。在电子档案存储时，还需要选择适当的文件系统或数据库，在实践验证之后发现，数据库的存储更加容易管理，并且安全性非常高，利用数据库进行档案存储成为了应用最多的存储方式。在电子化档案的要求下，需要培养档案管理人员合理运用档案存储技术的能力。

（三）区块链技术

对于档案数量较多、档案管理工作量较大的事业单位而言，需要重视培养档案管理人员对区块链技术的应用。以自然资源的档案管理为例，尤其在进行类似土地资源管理的工作时，需要花费大量的时间和精力对其展开切实的测量和计算，传统的档案管理工作量非常大，而将区块链技术应用其中则可以改善这一问题。区块链技术能够快速对相应的数据进行处理，极大地减少了档案数据录入的时间，将工作人员的压力减轻了不少。同时部分档案工作还具有易变性的特点，例如地籍管理工作，当今社会发展速度过快导致地籍有可能在较短的时间内发生变动，因此对数据的管理提出了更高的要求。而区块链技术则能够利用其不可篡改性的特点，每一次地籍变动产生的数据则会被实时传输至区块链上，每个节点上的数据只有在其它节点全都验证无误之后才能够被判定有效，将其链接到区块链中，而没有通过验证的数据则被判定为错误数据，被拒绝链接，同时每一个区块上都会带有各自的时间戳用以记录数据传输的时间，一旦信息遭到篡改则会留下修改的痕迹，因此地籍管理人员可以通过区块链严密地进行地籍变更操作，确保每次地籍变更的数据都是真实的且其变更过程不会消失。因此，对于事业单位而言，培养档案管理人员对区块链技术的应用可以极大提高其工作能力[3]。F37F3141-DE35-465D-910C-F22377723576

三、强调实践锻炼

事业单位在培养档案管理人员时需要强调实践锻炼，培养档案管理人员空谈理论无法获得理想中的培养效果，因此需要带领档案管理人员进行档案管理的实践锻炼，当档案管理人员人数较多时，可以实行轮岗制度，通过轮岗让每位档案管理人员都获得岗位实践的机会，除了轮岗之外，还可以实行助理制度，通过跟岗学习使档案管理人员获得更多的实践机会。只有加强实践培养，才能够使档案管理工作获得更好的成效，尤其在档案信息安全防范方面，实践锻炼可以帮助档案管理人员掌握减少信息风险的手段。为了加强事业单位档案的信息安全性，加强当代档案管理的风险防范，档案管理人员需要在实践培训中培养强烈的数据安全的意识，在平时的信息管理工作之中积极应用备份软件进行信息的备份，保障档案数据不会缺失。同时在查阅电子档案的数据内容时，必须要按照严格的规定进行，例如使用人脸识别技术、指纹识别技术等手段来保证用户的合法访问。除此之外，在平时的档案管理工作中还需要对档案数据进行加密，对数据进行加密的技术能够有效地确保档案数据安全。一般在档案管理中采取的加密方式是密钥加密，该方式能够增强数据的保密性。此类风险防范措施的有效运用离不开对档案管理人员继续实践培养。除此之外，为了优化培养效果，事业单位需要帮助档案管理人员养成终身学习的习惯，让其跟紧时代的步伐，与时俱进，对自身档案管理的知识结构不断进行更新和完善，让其通过主动的学习认知到当前事业单位在档案管理工作中存在的不足并对其进行改善和补救，从而增强其职业素养。

四、完善培训管理

（一）加强管理监督

对档案管理人员进行严格的培养管理监督是事业单位不可避免的工作，虽然目前有部分事业单位对培训的管理意识较为薄弱，但是只要学习现代化的管理体系，借助信息化的手段，就能够帮助事业单位做到对人员培训的从严管理。在此过程中需要提高事业单位的正确管理意识，重视档案管理人员的培训管理工作，才能够实现人才培养的可持续发展，保障事业单位在各个培训环节都能够激发档案管理人员高效的执行力，确保每一项制度都能够彻底落实，进而推进培训工作的综合管理，增强事业单位的凝聚力，提高档案管理部门内部的竞争力。事业单位必须要充分意识到培训管理的重要性，明确对其管理监督的相关规定，避免档案管理人才资源的浪费、档案管理人员的培训工作缺乏管理等问题。当事业单位对档案管理人员的培训管理和监督跟上档案管理的发展需求，使档案管理人员与单位内其他员工形成各司其职、相互制约与协调的工作机制时，事业单位将会获得人才的良性循环，保证事业单位的稳定发展[4]。

（二）严格落实考核

为了加强对档案管理人员的培训管理，落实绩效考核制度的建设刻不容缓。事业单位的绩效考核不仅需要考核档案管理人员个人，还需要对其档案管理部门团队的工作进行考核。团队考核能够督促档案管理人员加强企业团队的凝聚力，使该部门重视档案管理人员的能力培养。绩效考核必须做到公平公正公开的原则，保证能力优秀的档案管理人员能够获得更好的福利，鼓励全体员工努力工作。除此之外，事业单位在进行档案管理人员培训时还需要利用信息化数据了解各档案管理人员不同的工作追求，针对其不同的个人追求，实施不同的考核奖惩对策，使其正视培养工作，取得更好的培养效果。事业单位在应用奖惩机制时需要采取差异化奖励，体现考核奖惩制度的作用，让档案管理人员充分发挥主观能动性，积极配合事业单位的人才培养策略，提高自身工作水平。依据档案管理人员不同的工作表现与工作追求，运用不同的奖励措施，能够让档案管理人员意识到单位对个人的尊重与认同，增强其对单位的归属感。

结论：总而言之，为了更好地进行档案管理工作，事业单位需要对档案管理人员的培训工作进行优化，期望通过优化其培训，使档案管理人员获得更高的工作水平与适应当代信息化社会发展的工作能力。

参考文献：

[1]董秀来.基层行政事业单位会计信息化建设及人才培养战略研究[J].中国储运，2020（07）：149-150.

[2]裘晓萍.浅谈大数据时代文書档案电子化建设[J].办公室业务，2021（01）：183-184.

[3]何东.地形图档案资料扫描建库技术方法与实践[J].测绘与空间地理信息，2020，43（03）：173-174+177.

[4]关欣.新形势下文书档案管理存在的问题和解决对策[J].黑龙江档案，2021（02）：58-59.F37F3141-DE35-465D-910C-F22377723576