流动人员人事档案管理信息化建设研究

尹淑华

【摘  要】我国社会逐渐向多元化方向发展，人口流量不断增加，人口流动的速度不断加快，在这种情况下，我国政府在管理方面的压力越来越大。流动人员数量增多的同时，其人事档案管理工作也应落到实处。当前，传统的人事档案管理工作模式漏洞百出，无法对流动人员的人事档案进行有效管理。因此，应探究新的管理模式，加快流动人员人事档案管理信息化建设的脚步，提高人事档案管理水平。

【Abstract】China's society is gradually developing in the direction of diversification， the population flow is continually increasing， and the speed of population flow is continually accelerating. In this case， the pressure of China's government in management is continually increasing. While the number of floating personnel is increasing， their personnel archives management work should also be put into practice. At present， the traditional mode of personnel archives management work is full of loopholes， which can not effectively manage the personnel archives of floating personnel. Therefore， we should explore new management mode， speed up the pace of informatization construction of personnel archives management for floating personnel， and improve the level of personnel archives management.

【关键词】流动人员;人事档案管理;信息化建设

【Keywords】floating personnel; personnel archives management; informatization construction

【中图分类号】G270.7                                             【文献标志码】A                                                 【文章编号】1673-1069（2021）03-0015-02

1 引言

流动人员的人事档案管理工作，在我国人事档案管理工作中占据重要的地位，是不可或缺的一部分。人事档案中记载了个人经历，以及求学经历、思想政治状况，用人单位对人才个人表现进行记录，人事档案在今后的道路上将直接关系到自身的实际利益，将是自己工作生活的凭证和依据。而传统、陈旧的流动人员人事档案管理工作的方式已经无法满足社会的需求，应加强信息化建设，保证流动人员档案合理流动，以及信息及时更新。

2 我国流动人员人事档案管理工作的现状

2.1 流动人员人事档案管理意识较差，方法实用性不强

据我国相关政策规定，对流动人员人事档案管理应由县级以上包含县级公共就业以及人才服务机构对其进行管理。但是很多私营企业以及一些还没有得到资质的中介非法对流动人员人事档案进行管理，这些行为都是由于缺乏对政策的认知与了解，蔑视政策。同时，存在个人保管档案的行为，一系列非专业的档案管理方式都將导致人事档案缺失以及出现漏洞，甚至导致人事档案中的材料存在虚假现象[1]。上述问题使得档案无法反映流动人员真实的个人情况，这在一定程度上破坏了人事档案最原始的价值。根据这些问题得知，流动人员人事档案的管理工作十分复杂，如果某一环节出现问题，将致使人事档案中的资料缺少真实性，最终导致社会各界人士对人事档案管理工作产生信任危机。

2.2 流动人员人事档案管理缺乏规范性

将流动人员人事档案进行规范化管理，能保障其作用最大化地发挥出来，在一定程度上实现资源共享。但是在现阶段，我国很多企事业单位依旧采用陈旧的管理方式对人事档案进行管理，纸质档案管理在填写以及收纳管理方面都严重浪费了时间，致使工作效率急速下降，最重要的一点就是很容易使人事档案资料缺失，最终无法实现人事档案的规范化管理。

一般情况下，国有企业单位开展的流动人员人事档案管理工作较为规范化，国有企业单位的标准较高[2]。民营企业人员流动较为频繁，人员流动的数量居多，因此，企业在流动人员人事档案管理工作方面并没有给予充分的重视，所采用的方法较为陈旧，人事档案的来源较为发散，内容质量不高，因此，很难进行规范化管理。通常情况下，对流动人员人事档案进行规范化管理应使用统一的档案盒对档案进行保存，但是民营企业为了减少投入资金，普遍使用牛皮纸进行保存，纸袋易破损，致使档案缺失。

2.3 流动人员人事档案管理缺乏时效性

流动人员人事档案管理工作复杂多样，任务较为繁重，很多管理机构的相关人员数量不符合要求，很多流动人员因为调动情况以及外出出差无法及时更新档案信息[3]。因此，大多数流动人员的人事档案资料还处于最原始的状态，一直未得到更新，很多实际情况都没有得到补充，人事档案的时效性被制约。

3 加强流动人员人事档案管理信息化建设的策略

3.1 建立完善的人事档案信息数据库

对于建立完善的信息数据库来说，其最大的作用是将全国各地之间流动人员人事档案资料进行共享，为流动人员人事档案信息化管理提供最基础的措施保障，同时，为人事档案管理工作提供更为优质的服务。随着我国经济的发展，以及对人事档案制度的改革，我国流动人员的数量不断增加。因此，应为我国建立完善的、可靠的、通用的数据库，将人事档案资源进行信息化管理。

在建立流动人员人事档案信息数据库之前，应对各个系统进行统一规划，防止出现个体进行自行设计，最终导致在系统中出现设备不匹配的现象，甚至出现软件无法得到兼容，使整个数据库崩溃的现象。因此，应由政府发出通告进行引导，寻找最专业的软件公司对流动人员人事档案管理工作进行设计，保证系统的有效性以及安全性[4]。与此同时，在我国各个城市之间进行合理推广，并进行实际使用，让各个城市在实际使用的过程中对出现的问题进行记录与反馈，针对问题进行有效修复与改善，使其更加完善。政府在这次带头研发软件系统的工作中，起到了带动社会发展的作用，此软件的研发，将优化我国流动人员人事档案数据的录入工作，并且提高整体的工作效率，更重要的是将流动人员的人事档案资料安全性能提升到新高度，让流动人员能够将自己的档案放心托管。针对流动人员人事档案保护问题，应制定完善的规章制度，应交由综合素质较高的工作人员进行保管，同时，在保护期间严格遵守相关规定，保证按照信息化原则对工作进行处理，防止人事档案出现泄露的情况。相关工作人员一旦出现工作差错将要承担相应的法律责任。

3.2 加快网络联动建设速度

针对流动人员人事档案建设的信息数据库，具有快速查询资料的特点，并对流动人员进行整体统计，但是无法提供档案中具有法律效力的鉴定资料与考核资料等。针对这种情况，我国可以借鉴美国的先进技术——“微缩技术”，对流动人员人事档案进行管理，保证其档案被合理利用，提高整体的信息利用效率。因此，在人才服务机构中建立全文数据库已经成为相关人员必须做的事情，快速提升查找信息的速度。与此同时，将先进的软件安装到计算机内，应用其对人事档案中的资料进行分类处理，防止出现杂乱无章的状态，使资料更加规整[5]。在查找资料的过程中，可以通过查找关键词，找出相关的资料，通过计算机进行观看，如果有需要可以进行打印。

同时，应在各城市之间加强建设局域网络以及互联网络，保证彼此之前的网络联动建设，确保在各城市之间进行有效的资源共享。这不仅最大限度地为流动人员在每个城市使用档案提供了便利，還能提高管理工作人员的工作效率，不断提升流动人员人事档案管理信息化建设的水平。

3.3 加大信息化建设指导力度，加强法治建设

想要衡量一个国家是否具有较强的综合实力，其衡量标准之一就是信息化发展水平是否得到提升。因此，我国应对流动人员人事档案管理工作进行信息化建设，不断提高我国的信息化发展水平。

我国人才服务机构在对流动人员人事档案进行管理时，应保持严谨的态度，要认真对待每一份档案资料。工作人员所接触的每一份人事档案都是具有法律效力的，只是当前法治建设尚未完善，因此，应针对流动人员人事档案管理工作完善相关的法律制度，保证每一份资料都得到可靠的保护。只有法律制度完善合理，才能保证资料被合理运用[6]。加强流动人员人事档案信息资料的管理工作，应提高流动人员对自身档案资料的重视程度，无论是工作人员还是人事档案使用者本身都应遵守相关的法律法规，保证人事档案的安全性。相互协作，防止档案丢失，提升管理工作的法治水平。

4 结语

综上所述，我国流动人员数量急速增加，流动范围不受控制，涉及面较广，致使流动人员人事档案管理工作很难开展，由此引发一系列社会问题。传统的管理方式已经无法满足社会需求。因此，一定要对其进行整改，创新管理方式，加强流动人员人事档案管理信息化建设，不断满足社会各界人士的需求。因此，本文针对流动人员人事档案管理信息化建设进行了深度探究。

【参考文献】

【1】侯瑞林.流动人员人事档案信息化管理建设的问题及对策[J].视界观，2019（22）：1.

【2】李全喜.流动人员人事档案信息化管理建设存在的问题与对策[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2017（06）：11-12.

【3】马爱芝，王学光.流动人员人事档案管理信息化探究——以河北省为例[J].兰台内外，2018（11）：14-15.

【4】邝豪杰.论加强流动人员档案管理信息化建设工作[J].办公室业务，2019（14）：80.

【5】鲁丽娟.对于流动人员人事档案信息化管理问题的思考[J].商业文化，2012（1）：146.

【6】张丹.我国流动人员人事档案信息化必要性研究[J].现代国企研究，2017（2）：186.