人事档案数字化建设策略研究

邓春梅

【摘  要】当今时代是数字化信息时代，其影响力已渗入多个产业领域。人事档案作为个体的一种重要的具有社会价值的信息资源，其包含了个体成长、学习、工作等多种信息，其重要性是值得关注的。不同的单位都会有相应的储存人事档案的场所和相对应的管理人员。数字化建设发展对于人事档案工作的发展是至关重要的，无论是工作效率的提高、档案利用率的提升，还是安全服务性的改善都值得推动其建设性发展。

【Abstract】Today's era is a digital information age， whose influence has penetrated into many industrial fields. As an important information resource with social value of individuals， personnel archives contain a variety of information such as individual growth， learning and work， and their importance is worthy of attention. Different units will have corresponding storage of personnel archives and corresponding management personnel. The development of digital construction is very important for the development of personnel archives. It is worth promoting its constructive development whether to improve the work efficiency， the utilization rate of archives， or the improvement of security and service.

【关键词】人事档案;数字化建设;策略

【Keywords】personnel archives; digital construction; strategy

【中图分类号】G270.7                                             【文献标志码】A                                                 【文章编号】1673-1069（2021）03-0023-02

1 引言

人事档案对于个体信息的记载和保存是贯穿整个过程的，所以，单位人事档案部门对于信息的存储、保护、查阅、更新、归档等多个环节的开展是比较烦琐的，一些问题也经常出现：管理人员意识淡薄、信息查阅不便、档案的疏漏和丢失、相关设备的陈旧和损坏等，使人事档案工作变得更加难以开展和突破。数字化时代的来临，给我们提供了很多先进的理念思维、实体先进设备、数据系统支撑等，这使人事档案工作更加安全高效，进一步推动了人事档案数字化建设。其相关策略研究值得思考和推进。

2 实体管理与数字化管理并举

人事档案工作的开展离不开管理人员、相关设备和具体的档案文件等，传统的人事档案管理向人事档案数字化发展离不开这些實体管理的转变和发展。人事档案管理工作人员是该项工作推进和发展的主体，他们的道德文化素质、科技创新意识、主观能动性等多项因素影响着人事档案工作数字化进度。相关的管理人员要不断学习和了解数字化信息的知识，以及专业的数字化操作和相关培训，使他们能够认同人事档案数字理念，掌握相关实际操作的技能要领，发挥主观能动性，利用自身优势，积极完成工作。培养专而精的管理人员，使其成为人事档案数字化发展的助推力。

所谓数字化，是指利用计算机信息处理技术，把光、声、电、磁等信号转换成数字信号，或把语音、文字、图像等信息转变为数字编码，用于快速传输与准确处理的一种综合性技术。推动人事档案数字化的关键一步离不开相关专业仪器设备，这些设备的制造、选取、设置、操作等后续运用都要有针对性和适用性。对于本单位的工作性质、人员匹配、管理方式等有相应的吻合和匹配，而不是一味地追求功能和新意。人事档案管理网络系统需要系统的建立和改造，对内的软件设计和对外的硬件装备都会影响人事档案数字化建设进程。另外，一份份具体的档案文件怎样实现数字化储存、更新、查阅等是实现人事档案数字化建设的重中之重。有纸质的材料信息，也有动态的视频和音频材料，分开归档。利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案数字信息库。纸质的材料采用拍照、复制、归类等存储在存储介质中，也可以用网络化的形式传输，使其检索目录和内容数字化，进而提高其保存利用率;动态的材料以图像为主，将具体内容量化成具体数据，可用表格和图形呈现，这样才能更突出其内容的关键部分和主要信息，以便于了解和查阅等。

人事档案数字化发展需要各个系统内部实现一体化进程和管理，这样才能整体性向前迈进。要将人事档案管理软件与实际的人事档案数据库进行联系整合，在实际的操作和运行设置中，增加其使用范围的宽度和广度。同时，整个数字化建设的推动包含着人事档案管理的多个方面，无论是前期的建立、接收、派发还是后期的保存、分类、查阅等都要连贯不脱节，这样才能达到真正的高效便捷。

3 智能操作与安全保障同行

提高时效、方便快捷是人事档案数字化建设的主要目的之一。当前，多个智能化操作系统的升级和先进设备的更新换代使一些实际中的操作发生数据泄露、新旧版本不匹配等问题。人事档案由于其内在资源信息的特殊重要性，所以在保存和查阅时会受到格外的安全保护。在电子文件和档案全过程管理系统中，设计、实验、制造、传递、交换、共享等各个环节实现信息管理单一的突破和安全一体化动态储存和管理，要不断地实现和检测，确保能够更好地进行操作，要让智能操作设备和技术在安全保障的前提下推行，这样才符合数字化建设最初的出发点和质的要求。同时，在与各个科室与部门交接工作和内容时，要增强其沟通性，确保人员的保密性和安全性。对于相对应的问题，要建立畅通的信息沟通渠道和交流渠道，进而增加其相互沟通协调的有效性，保障相关档案信息的安全正确和完整高效性，这样既可以提高工作效率，又可以提高资源沟通的水平。

智能操作符合人事档案数字化建设的理念和具体实施方法，但我们要有群体受众性，面向的是单位的整体人员，这涉及多个部门，不同程度的接受者。所以，在设计板块和具体操作上要让人事档案数字化建设更加清楚明晰，方便操作，这样才能让智能化推动时效性。此外，在人事档案数字化建设中，对于单位年长的群体，要设置图形图表操作流程，增强其对数字化发展的认同，以实际操作去实现真正的安全高效。针对原先相关部门对人事档案相关手续的步骤和操作进行简化和统一，减少不必要的多个审批流程和档案工作人员的查阅档案的时间和程序。这些实际过程的改善和提升能够更好地让智能化操作与安全保障同行，共同推动人事档案数字化建设发展。

4 基础设施建设与服务水平提升共存

人事档案数字化建设推动和发展离不开基础设施配套建设，其是一整套体系。当前，各个单位对人事档案基础设施配比缺乏、重视度不够等问题比较突出，基础设施建设是整个人事档案工作的关键一步。从整个发展需要的部门、设备、规章制度、管理标准等要与当前时代发展统一，更有针对性和时效性。建设相关的阅档室、档案室、办公室等多个分层部门，方便协调分工和明确工作性质。对相关数据处理系统软件和设备的引进，要对应相关部门的工作设置，建立档案网站、开发人事档案系统、建立办公室综合系统等。对这些设备和功能的操作和更新换代要与实际工作接轨，使档案工作得到更有力的技术支撑和硬件保障。人事档案数字化发展要与信息化建设结合，完善当前的管理标准、建立相匹配的规章制度、增加其监管档案的设施标准，使一整套基础设施建设更有保障和操作性，做好人事档案数字化建设的基础保障，这样才能更有利于数字化建设的开展。

人事档案实现数字化建设后，对档案信息资源的利用会实现最大程度，对其保护和整理也更加安全高效。当前，人事档案数字化发展不仅要增强管理工作人员的数字信息理念，还要增强其服务水平。与过去不同的是，服务意识要由被动转成主动，档案管理工作人员要在原有的知识储备和技能掌握基础上，主动对数字化档案各部分工作情况有所了解、分析，并能够对档案资源进行优化处理。同时，对建立的档案查询和借阅平台，要熟悉其流程和操作步骤，在实际工作运用中能够得心应手。并且随着数字信息化发展，需要具备的能力和素质也会相应的增加，要不断开拓进取，使其自身能够具备相应的数字化背景下网络系统的操作能力、计算机信息处理能力、相关软件的应用能力等，树立现代化观念理念，能够对人事档案信息化建设管理起到优化效果，进一步增强人事档案数字化建设进程和实际效果。

5 结语

人事档案数字化建设不是一项短而促的工程，其统筹规划和发展要涉及多个环节、多个部门。人事档案因其特殊重要性所在，在数字信息化时代，其发展要与时代接轨，要正确看待和解决过去单位人事档案管理工作中的不足和缺漏，对实体管理和信息化管理要紧密结合，亦步亦趋，使实体操作发展跟上数字信息化步伐。在具体人事档案数字信息化建设中，要把握系统操作要义，能够熟练地进行相对应的智能化操作。同时，人事檔案数字化建设发展离不开的关键因素之一是安全保障性能，在具体发展中不可顾此失彼。对于相关设备、人员、部门都要有效地沟通交流，使智能化操作与安全保障共同施行，这样才能不顾此失彼。基础设施建设在人事档案数字建设中是基础工程，根基要立深立好，相关设施配备齐全才能更好地促进工作的开展和提升。

【参考文献】

【1】张昭余.档案信息化指标体系研究[J].中国档案，2007（9）：56-57.

【2】王艳婕，肖丽丽.高校人事档案服务数字化建设策略研究[J].吉林化工院学报，2017（8）：68-70.

【3】胡艳华.新时期人事档案管理信息化建设策略探究[J].人力资源管理，2016（7）：310-311.