浅谈做好政府机关部门的会务工作

徐国伟

【摘  要】当前，社会正处在深化改革的关键时期，随着社会发展模式的变革，各类会议会展的数量越来越多，从事会议会展的在职人员数量也逐渐增加。然而，会议会展工作人员没有相关的专业知识和训练，遇到问题时无法及时有效地予以解决。因此，工作人员必须充分认识会议会展工作中的职责，提高组织协调能力。更好地掌握行政事务处理方法，有效提高会议的质量和效果，这是组委会秘书人员和服务接待人员应具备的一种最基本的能力和专业素质。

【Abstract】At present， society is in a critical period of deepening reform， and with the change of social development mode， the number of various types of conferences and exhibitions is increasing， and the number of working people engaged in conference and exhibition is also gradually increasing. However， the conference and exhibition workers do not have relevant professional knowledge and training and cannot solve the problems in a timely and effective manner when they encounter them. Therefore， workers must fully understand their work responsibilities in conference and exhibition and improve their organization and coordination ability. Better mastering the methods of handling administrative affairs and effectively improving the quality and effect of conference is one of the most basic abilities and professional qualities that the secretarial workers and the service reception workers of the organizing committee should have.

【關键词】政府;秘书;行政事务;创新

【Keywords】government; secretary; administrative affairs; innovation

【中图分类号】C931.47                                             【文献标志码】A                                                 【文章编号】1673-1069（2021）03-0096-02

1 引言

市政府办公室行政科是政府机构服务的助手，严格遵守党和政府出台的法律法规，完成好上级领导安排工作任务。会议会展涵盖会务筹备、沟通协调、各单位枢纽部门，是联系群众、联系单位的桥梁和纽带，会务工作效能和工作服务水平的高低直接影响会议的效果，对市政府领导的科学决策和决策的正确实施发挥很大作用，并影响区域经济发展的大局。市政府所有会议通过组织、协调、沟通，在会议目的地召集各级领导干部商议事情。会议会展分为大型会议会展活动、中型会议会展活动和小型会议会展活动，包括场内及场外会务。政府相关部门及秘书部门对有关职能部门进行把关和安全评估，坚持精简和从严审批原则，分析会议会展是否有必要开，能否合并开，检查是否安全，可否用其他方式解决问题等。

会议会展的形式分为线上和线下，线上会议会展：电话会议、电视会议、视频会议、APP视频以及QQ、抖音、钉钉等网络会议会展。线下会议会展：观摩会议、现场会议、座谈会、茶话会、协调会议、工作性会餐和普通会议以及展览城、大广场、影播室、影剧院等现场活动。

2 会议会展的发展趋势

第一，随着社会经济的发展，会议会展需求量不断增加。当前，社会各项经济指标增长、人文交流不断，会议会展的数量不断增加，在会议会展内容上进行创新成为会议会展的新亮点。第二，在“会海成灾”时，会议会务质量亟待提高。会议泛滥已经成为一个全球性的基本问题。“会海”即会议数量过多，这是当今普遍现象，要想解决这一问题关键不在于对于会议数量的直接减少，而是要针对会议创新性不足、质量差的问题对会议内容进行精简、对会议要素进行协调。因此，要想真正做到精简和创新会议会展，必须有效提高会议的效能及质量。政府相关部门秘书人员和会务工作人员在会议会展组织协调工作中做到更加科学、合理，避免盲目性、随意性，严格落实会议会展活动中最基本的要素，实现对会议会展的合理化、科学化管理，梳理工作议程。第三，社会及政府组织会议会展时有其特殊工作要求，例如，政府工作会议会展的内容、目标有很强的机密性。保守会议秘密是会议秘书工作人员的任务之一，需要对人物、场地、时间等保密。会议会展是具有领导等级的活动。会议会展工作者应在约定时间内布置完会场，按时参加会议。主场会议会展秘书工作人员应有较高的时间观念，决不能出现无故缺席、会议会展记录人员缺席或会场未及时布置好等问题。

3 会议会展的基本作用

①信息沟通，互通情报。会议会展通过报告、发言、讨论、交流等形式，相互了解、相互协调，克服问题认识上的主观局限性。②发扬民主，科学创新。会议会展可以体现民主决策的重要意义，听取各种不同意见，集思广益。③互促进步，人文和谐。会议会展是人与人的直接交流，物与物的直接接触。通过交流思想，总结出好与坏，有助于发挥上下级之间的协调作用，增进同事之间彼此了解，实现人文和谐，不断完善会议会展成果。④驱动经济，促进消费。会议会展形式众多，形成一种现代化会议会展经济圈。

4 会务工作的基本内容

4.1 会议会展筹备工作

会议会展筹备的重点是有亮点、有序、安全、策划性，必须在会议会展前期筹备到位。会务策划工作的完成情况，直接影响整场会议会展的成功与否。会场秘书组必须以高度的责任心做好会议策划筹备工作，会议会展筹备工作主要包括拟定会议流程、准备会议会展材料、布置会场。

4.1.1 会议会展计划书

会议会展议程是一套完整的计划书，依据会议会展主题制定顺序计划，将其作为会议会展讨论、解决问题的大致安排。计划书需要明确会议议程的制定程序以及会议日程的编制方法。制定会议议程时，注意将主要的、具有保密内容的议程放在最后或者加密，编制普通会议会展的会议日程时，要明确参加会议的对象和议程。

4.1.2 会议会展现场保障

会场资料包括嘉宾资料（会议手册、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证、房号和餐券、小礼品等）、会务资料（接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表等）和会场沟通资料（会议参考文件、会议宣传文件、各种记录、各种会议协议合同以及相关资料）。在准备会议材料时，要关注一些不确定因素。例如，某嘉宾因有另外一个活动不确定能否参加本次表彰会，在这种情况下，现场秘书部门就应事先考虑到嘉宾到来的可能性，即使不来，也要做好物品的准备工作。

4.1.3 会议会展现场布置

会场是人的第一感观现场，也是会议会展的重要场所，需要根据会议会展的性质与规模进行布置，体现出不同的会议环境和气氛。布置会场时，明确主次，分析场所和场景，协调装饰、合理安排会场，保障布置的科学性。

4.2 会议会展接待工作

4.2.1 文明入场，签到与引导

会议会展签到要求进入会场时必须向个人、组织出示入场券。通常会议签到方式有簿册式、刷卡刷脸等。在文明组织签到的同时，可以缩短入场时间。会场公关人员要做好引导入场工作，方便与会人员入场入座，更好统筹人员参会。

4.2.2 加强会议会展保障

在会议会展进行过程中，要注意安保工作，安排会议会展领导讲话及嘉宾发言，做好会议采集，例如，做好相关文书记录和影像拍摄工作。要求会务秘书人员掌握会议内容主题，领悟会议精神。此外，在会场要安排会议工作人员值班。活动期间，可构建会议会展安保值班体系，由安保部门中的成员轮流值班，直到活动结束，并且在值班期间做好电话记录、接待记录、信息传递等。做好后勤服务部门主管人员的电话通讯记录，工作人员不得离岗，保证会议信息的畅通无阻。

4.2.3 做好生活服務保障

会议会展中的生活服务除了吃、住、行外，会场上还要保证茶水供应，要照顾好老弱病残，要准备好会议工作材料，如纸张、铅笔、墨水等，以备临时取用。对嘉宾领导、先进人物等，要安排丰富多样的活动。此外，特别注意不同宗教信仰、不同民族风情的嘉宾有特殊饮食习惯与生活习惯，并给予特别照顾。饮食要健康、卫生、可口、品种多、特色突出，有饮食禁忌的人员可单独安排菜单，生活保障要有始有终。

4.3 会后总结工作

会议会展活动完毕，标志着会议会展基本完成。但是并不意味着工作人员的任务就此结束，他们由服务中阶段转入会后总结阶段。组委会工作人员任务仍很繁重，需认真完成，他们要做好清理撤场工作，做到有始有终。主要包括安排与会人员返程、清理会场、整理会议文件以及会务总结反馈。

4.3.1 安排与会人员返程

会议会展的参会领导及嘉宾离开之前应预订好车票或机票，由组委会工作人员安排好车辆，确保嘉宾安全到达车站或机场。会场善后工作包括及时清退客房和会议会展场所、归还借用的物品、清理会场、结算账目并向财务部门报销等。其中，组委会秘书要考虑到嘉宾返程途中可能遇到的特殊情况，如因恶劣天气或自然灾害等导致嘉宾滞留，此时妥善安排好滞留人员的临时住宿，并做好登记工作。

4.3.2 整理会议会展资料

在做好资料发放和拍摄记录工作的基础上，将会议会展中所产生的问题记录和会后得出的结果记录留存。收集的资料主要有：宣传交流记录、会议记录、会议简报、新闻报道材料等。收集资料做到及时登记、手续完备。完成所有收集工作后，就要对会议文件进行立卷归档。归档后应交由有关人员保管，不要保留在个人手中。

4.3.3 会务工作总结反馈

召集会议会展工作人员，对本次会议工作中出现的问题进行认真总结反馈，做到主题明确、内容丰富，肯定成绩的同时，分析不足和问题，并对支持会议会展工作的有关部门和个人表示感谢，检查会议精神贯彻执行情况，做好反馈工作。为此，会议会展工作人员要高度重视会议会展的总结反馈工作。通过工作总结反馈让会务组织工作人员积累经验、提高综合能力，培养互相配合、协同合作的良好作风。会务组委会负责会议会展的主导、策划、管理和安排，是会议开办的先决条件。成功的会务组织协调工作，能够保证会议会展圆满完成。反之，会务组织工作不力，会导致会议会展的失败。总之，会议会展工作涵盖理论知识和会务技巧，是一门系统性科学。

【参考文献】

【1】刘志军.浅谈如何做好政府部门的会议工作[J].河北政报，1994（03）：47-48.

【2】陈婕.论政府机关如何做好会务工作[J].办公室业务，2020（18）：97-98.