国有企业分段式采购方法分析

程兆亮

摘要：本文在传统采购模式的基础上，提出了适应于国有企业的分段式采购模式，分析了各阶段划分原则，建立了分段式采购模型，通过试点探索，给出了分段式采购的优势。

关键词：国有企业;分段式;采购方法

1.背景分析

根据国资委采购管理提升对标要求、集团集中采购要求、巡视审计及单位内控制度要求，在采购管理中形成采购与招标分设、使用与采购分离、执行与监督分立的权利分散相互制衡的机制，目前我单位某一物资类别采购员职责包揽了供方寻源、询价、报批、合同、到货、报账全流程，一定程度上与管理提升对标要求不匹配，容易造成廉洁风险，同时也不利于采购员差异化专业能力的发挥。为响应上级单位要求，同时提高工作效率，提升工作质量，满足领域部门需求 ，挖掘采购员的潜能，培养采购专家，降低采购廉洁风险，我单位建立了分段采购模式，并优先在某物资类开展了试点工作。

2.分段采购模型建立

传统采购模式采购员从接收采购计划开始，一人负责供方寻源、询价、商务谈判、报批、签订合同、催货到货、入库送检、报账等全流程工作，根据采购寻源与采购执行分离，工作量最大程度上保持均衡，职责划分各阶段交接清晰、易操作的划分原则，将采购划分为四段如下：

第一阶段：采购计划确认及寻源确认;

主要工作内容包括：采购计划确认及反馈，技术协议审批、打印，采购方案确认，谈判。

接收标志物：系统接收计划及协议，项目组输入文件，询价结果，预付款风险确认书

生成标志物：系统计划确认（按历史状态签署合同），系统计划确认（具备询价条件）及采购方案确认，谈判清单或谈判纪要

第二阶段：采购询价及报批;

主要工作内容包括：传递技术协议，传递询价单、采购文件等询价用资料，接收报价单等厂家价格反馈信息，报批

接收标志物：系统会签完成的技术协议、采购文件，具体询价条件的采购计划，谈判清单或谈判纪要

生成标志物：询价结果、会签完整的报批件、确认合同签署状态

第三阶段：合同签订及执行;

主要工作内容包括：根据输入签订采购合同，处理合同异常信息，跟踪合同进度、反馈合同执行情况

接收标志物：具备签署条件的采购计划、备产协议，签署完整的报批件及可作为合同签署依据的输入文件

生成标志物：签署完成的外购、外协合同、外贸、三方、四方合同，合同交接清单

第四阶段：合同归档、到货送检入库报账。

主要工作内容：合同归档，不合格等异常信息处理，报账，请款，冲账等

接收标志物：签署完整的外购、外协、外贸、三方、四方合同，报批件等合同附件，预付款风险确认书，ERP系统不合格处理单、过程问题处理报告、紧急放行单

生成标志物：异常信息反馈单，委托送检单、下场验收申请

同时为了保证采购工作的高效运行，各阶段衔接紧密，避免出现阶段间的运行不畅问题，针对各阶断的任务进行了详细的划分，同时明确了各阶段上下之间的传递标志物。

3.成效分析

通过合同处理时限对比，经分析、计算，总效率提升24.9%。詳细数据如下（数据为标准采购合同签定时间与计划下达时间天数差与计划数之间的关系，包含但未考虑因无协议、无方案等造成的时间延迟）：

4，总结

分段式采购模式符合国有企业“四权分立”原则，从源头上避免了由一人负责到底产生的廉洁风险，同时充分考虑了采购员的专业能力差异，有益于培养采购员的专业化能力。通过成效对比可以发现，分段式采购模式大大提高了采购工作效率。