市级慈善总会志愿者档案管理的不足与改进建议

刘瑞亭

摘要：作为县级市慈善总会属于基层慈善工作机构，直接与管理者、志愿者、受助者，以及广大民众接触，其档案管理的质量对慈善工作最终质量及形象产生影响。莱阳慈善总会就是这样一个工作机构。然而档案管理的重要内容——志愿者档案管理，当前还存在着重视程度不够、信息类型单一、更新补充滞后和缺少专项机制等问题。本文针对这些问题，在机制完善、意识建立、信息更新、信息类型等几方面提出优化改进建议。

关键词：市级慈善总会;志愿者;档案管理;不足;建议

县级市慈善总会具有这样的特征：既是一级慈善管理机构，又是与上级、志愿者、受助者及广大关心慈善事业的民众直接“对话”的基层。也就是既具有管理、协调职能，更是直接执行机构。其档案中有很大一部分是志愿者和受助者信息——档案管理的质量不仅直接影响慈善工作的成果，也因是窗口单位，与整体慈善事业的形象直接相关。档案管理不好，会给慈善工作带来问题，也可能会造成负面社会影响。

特别是志愿者档案，这不仅是志愿者慈善意愿和行为的见证，也是慈善工作开展的一个重要资源，还是公示慈善工作的重要参数。如果管理不好，就会使民众和志愿者失去对慈善总会的信任——现实中已经出现了一些志愿者更相信民间慈善组织或自行组织慈善活动的现象，究其原因，不能说与志愿者档案管理无关。

下面，就当前县级市慈善总会志愿者档案管理中存在的不足进行分析，并提出针对性建议。

一、提高重视程度

除了企事业单位都有的常规档案、慈善相关政策法规文件之外，慈善总会还涉及物资、志愿者、受助者方面的档案。我们发现，普遍对物资和受助者的档案管理比较重视，而对志愿者档案管理重视程度不足。主要是因为民众更关心物资的使用去向和受助者是否合规问题，而对于是谁进行了捐助、采用了什么慈善行为则关注度不高。这也就造成了档案管理者对志愿者档案管理不够重视的现状。

对于这个问题，总会应对档案管理人员及相关领导进行意识培训。通过一些志愿者档案管理出现漏洞的案例（比如志愿者捐助物资去向不清所引起的社會质疑），以及利用志愿者档案提升工作质量（比如公示宣传）的案例，强化相关人员重视程度，为提升志愿者档案管理水平打下意识基础。

二、类型尽量多样

随着科学技术的进步，我国已经进入了信息化时代。虽然说，我们也采用了电脑、网络等信息化现代手段。但其实还是以纸质文档为主要形式，所谓的信息化，只不过是将纸质文字信息变成了电子文档。在信息类型上是同质的。而其实，在信息化条件下，档案类型已经有了新的形态。比如电子化的照片、视频、音频等——这些现代信息类型档案，现在采用的并不多、利用也不够充分。

所以，建议档案管理者及建档者树立与时俱进思想，充分利用现代化信息技术，拓展档案信息类型。特别是视频、照片这些电子资料，比纸质文字的实证效果更好，能够更真实、形象、详尽地反映志愿者慈善行为。

三、信息动态跟踪

通常，主动志愿者参与慈善活动，有些会成为习惯，一般不止一次参与。而且，随着时间迁移，志愿者的身份、住址、联系方式等信息也并不能保证完全不会变更。而当下，档案管理者对这种动态的信息变化主动更新补充的意识比较淡。通常是被动的，当志愿者再次参与活动或主动进行信息变更时，才会对档案进行更新。这种被动管理方式，经常会出现需要的时候信息不完整或无法及时联系志愿者的问题。

因而，笔者建议档案管理者应定期根据需求对志愿者档案进行主动跟踪式更新。这个工作，其实利用信息技术是非常方便操作的——比如利用微信调查、填表小程序。把信息调查链接发给志愿者，让他们通过扫描填报的方式，不用到总会现场即可配合完成信息更新。

四、完善专项机制

作为县级市的慈善总会，历经长时间的积淀和上级有效指导，其档案管理制度基本上是健全和完善的。但是，当下的档案管理制度主要是从整体上建制的。即，制度基本通适于所有档案类别，而不具有具体类别针对性。比如志愿者档案和受助者档案在内容、监督、使用渠道等方面是存在差别的。这种通适的制度有时会出现一些细节上的问题。比如公示和查阅档案，查志愿者信息和查受助者档案显然应在流程、规则上有区别。但这些细节还是缺少专项制度机制。

对于志愿者档案管理专项机制的建立，除常规项外，建议重点关注几点：一是明确责任，应有专门的志愿者档案管理责任人;二是建立关联机制，即，要畅通志愿者、受助者、管理者等档案间的关联渠道。虽然志愿者档案和受助者档案是分别管理的，但需要时，志愿者信息、受助者信息等要能够快速链接得上。比如，某名志愿者都进行了哪些慈善活动，受助者分别是谁，当前受助者的情况如何等;再如反向。帮助某受助者查询志愿者信息，也应能顺利完成。

综上所述，县级市慈善总会具有管理机构和基层“窗口”双重角色，其志愿者档案管理的质量既具有个体意义，又具有社会价值。针对当前志愿者档案管理的不足，建议在四个方面进行优化改进——提高重视程度、信息类型多样、信息动态更新、完善专项机制。

参考文献

[1]焦杨. 公益慈善组织志愿者档案管理工作浅析[J]. 黑龙江档案， 2019， 232（01）：83.

[2]岳爱芹. 慈善档案管理的现状与对策[J]. 山东档案， 2019， 000（001）：38-39.