文物保护单位科研课题经费管理的问题与对策

故宫博物院

引言

目前我国文物保护单位科研课题经费管理日益规范，取得了不错的管理效果，但整体来看，依然存在一些问题，包括预算编制不完整、经费使用不规范、单位内分工职责不明确、缺乏专门的信息平台以及课题结余经费管理不科学等，这些问题如果得不到解决，势必会影响文物保护单位的持续发展。对此文章从构建科学经费预算编制制度、提升课题经费使用效率、加强部门间合作、构建经费核算模块和加强课题经费结余管理等几个方面提出改善对策。

一、文物保护单位科研课题经费管理的现状

（一）文物保护单位科研课题经费管理背景

近年来随着国家对文物保护重视程度不断提升，投入的经费也不断增多，因此对文物保护经费管理提出更高的要求。与此同时，国家根据社会发展情况出台了一些新的经费管理办法，如《国家自然科学基金青年科学基金项目管理办法》《国家社会科学基金项目经费管理办法》等，为文物保护单位更好地开展经费管理明确了思路，取得了不错的成效。

文物保护单位是国家文化建设的重要主体，承担着国家文化建设、推动国家文明进步的职责。而文物保护单位科研项目则是围绕文物保护工作而开展的科研探究活动，其目的在于提升文物保护的有效性，促进文化事业的持续发展。文物保护单位科研课题经费大多是由国家划拨的，是否能够做好科研课题经费管理不仅关系到财政资金的运用效率，而且还影响着文物保护单位的总体发展，所以做好科研课题经费管理工作具有较大的现实意义。

（二）文物保护单位科研课题经费管理现状

1.建立了科研课题经费预算制度

为了提升科研课题经费管理的有效性，大部分文物保护单位根据国家有关规定，结合本单位实际情况构建了课题经费预算管理制度，对经费进行科学预算，并进行细化管理。如国家规定项目申请人在申报国家社科基金项目的过程中，要参考全国社科规划办公布的经费资助额度，并依据具体需要编制项目概算等，文物保护单位在此基础上构建了经费预算制度，并结合自身单位的实际情况制定了相关管理办法，为科研课题经费预算管理提供了依据。

2.履行了科研课题经费审批流程

科研课题经费审批是一项十分重要的工作，关系到国家资金的运用效率，也影响着文物保护单位的长远发展。为了提升科研课题经费管理的有效性，需严格履行国家科研课题经费审批流程，并结合相关规定制定审批制度。单位课题管理部门以及财务管理部门人员对科研课题项目经费进行管理，并在自身的职权范围内进行审批。

虽然我国文物保护单位科研课题经费管理趋于规范，但是由于受到诸多因素的影响，目前科研课题经费管理依然存在诸多问题。

二、文物保护单位科研课题经费管理存在的问题

（一）预算编制不够完整准确

任何科研工作的开展都离不开经费，这就需要提升对经费的管理力度，加强预算管理。但当前我国很多文物保护单位科研课题经费管理面临着预算编制不完整、不准确的问题。第一，多数科研人员仅仅较为精通科研方面的内容，但并不了解财务工作流程，对经费预算性质、编制流程等不够了解，这导致其在编制预算的时候，往往将经验作为主要依据，整体预算流于形式。第二，科研活动属于创新性项目活动，存在诸多未知因素的影响，所以对经费的运用也具有较大的未知性，导致经费预测面临着困难。而现有情况下在对科研课题经费进行管理的时候，往往要求申报项目时详细填写经费预算，对科研活动具体支出进行列示，这会导致经费预算存在一定的固化性特征。科研人员在填写好预算表之后，因为受到多种因素的限制，无法及时依据科研活动的实际需求对进程进行调整，从而导致科研活动的创新性受到了影响。此外，还存在经费预算随意填写的情况，导致经费支出较为混乱，也需要进行改革和调整。

（二）经费使用不规范

制度问题是影响经费使用的重要问题，如课题经费管理办法中只规定了不可以报销的范围，而对具体的类别缺少明确规定，这导致相关人员在报销的时候存在混淆类别的情况，如有的在购买科研用品时，夹带购买私人物品，将科课题费用于与科研项目无关的其他支出中。还有一些单位所采用的科研课题经费管理制度较为陈旧，是从之前沿用过来的，没有结合单位的实际发展情况对制度进行完善，也影响了经费使用的规范。据相关调查，全国科研经费仅 40%用于科研项目中，60%用于出差等其他支出中。单位的科研部门对经费的使用监管流于形式，造成了科研投入与产出的不匹配，导致资源的浪费，也影响了单位的长远发展。

（三）科研管理部门合作不协调，分工职责不明确

文物机构中对课题经费进行管理的部门主要涉及三个部门：课题申报部门、课题管理部门与财务部门。三个部门虽然有不同的工作任务和目标，但职能并不清晰，且相互之间缺乏沟通，导致经费使用的管理不完善，工作上无法达到修正、完善的效果。如科研管理部门仅仅较为注重对不同环节工作的预算、立项等，但是所制定的预算却不够详细，很多内容较为笼统，导致财务在报销的时候面临着诸多问题，影响了工作效率。还有一些单位财务人员不能详细了解科研流程，在工作中难以结合科研部门的实际工作情况管理资金，也影响到了科研部门工作效率的提升。

（四）课题经费核算缺乏专门的软件平台

当前时代是信息化时代，文物保护单位的日常运行也离不开信息平台，通过有效运用信息化平台，能够提升科研课题经费管理的有效性，促进信息共享。且随着经济的快速发展，其课题经费核算的工作量也日益加大，开发专门的经费核算软件平台十分有必要。但当前我国科研课题经费基本都是在现有账务处理系统中运行，缺乏专门独立的课题经费核算模块，因此难以构建涵盖课题经费预算、科研管理、财务管理等的经费管理、审批平台，也难以对课题经费项目预算差异进行详细分析和考评。在这种背景下，科研课题经费管理较为混乱，无法实现整体经费管理工作的协调与统一，导致科研课题经费管理的效果不理想。

（五）课题结余经费管理不科学

科研课题结余经费管理也是一项重要的工作，事关国家资金的运用效率，也关系到国计民生。我国《国家社会科学基金项目经费管理办法》中对“净结余经费”的含义进行了解释，即净结余经费指的是在科研项目完成之后所剩余的经费，也就是完成科研项目之后，原申请资金没有用完，存在剩余，而这些剩余资金就是“净结余经费”。规定不能对课题净结余经费进行长期挂账。通过对我国科研课题结余经费进行分析后发现，部分课题在结项后，往往存在较多结题不结账的情况，且单位领导对这一情况的管理力度较低，重视度不高，导致大量资金沉淀闲置，降低了使用效率，不能充分发挥作用，课题经费被大量浪费，难以发挥良好的作用。主要原因则可能是，课题负责人在申请预算经费时数额较大，课题完成后没有及时办理结余经费结转以及结余经费支出缺乏管理等因素，造成结余经费的浪费或滥用。

三、文物保护单位科研课题经费管理的对策

（一）构建科学的预算编制制度

科学的经费预算是良好运用科研经费的基础，是保证经费规范使用的前提。文物单位应加强对预算的科学管理，提高经费预算重要性的认识。首先，科研人员在编制预算之前，要对项目进行全面调研和分析，依据项目研究内容制定详细的项目实施方案，要尽量使方案和内容较为详尽，提升预算的科学性；其次，要组织高水平的文物保护科研人员以及业内专家对经费预算以及项目实施方案进行论证，对方案进行完善，并对经费预算进行细化；再次，通过组织科研人员参加讲座、交流会等方式学习科研经费预算相关的基础知识、法律条款、规章制度，明确科研经费预算的作用，结合科研活动的实际情况，对科研经费进行合理预算编制，促进科研活动的有序开展；最后，文物保护单位还要为科研人员编制预算提供充足的时间，并在项目组中配备一定的财务人员，使财务人员更好地协助科研人员编制预算，确保项目支出、内容等与国家财政法规相符合，使科研项目经费预算编制工作更为规范。

（二）提高经费使用效率

文物保护单位科研课题经费是科研活动的专项经费，所以在对经费进行运用的时候要以科研活动的实际需求为核心，促进经费使用效率的提升。首先，科研部门要认识到经费管理的重要性，在实际科研工作中注重对经费的管理，切实将每一笔经费运用在“刀刃”上，避免出现经费运用混乱的现象。其次，在引进科研设备的时候要做好详细分析，组织文物保护专家对设备引入的必要性、可行性等进行论证，只有通过论证的设备才能够入选引入设备名单中。最后，构建经费运用监督机制。文物保护单位要设置审计部门，对科研经费的运用情况进行全面审计。同时国家还要设置外部监督机制，要求文物保护单位定期公开科研课题经费运用情况，并由专门的监督小组对公开信息进行审核，降低经费使用混乱的现象，使整体经费运用效果不断提升。还要明确科研活动的性质，即具有较高的未知性和创新性特征，要从大范围上对各支出占据的比例进行明确，且文物单位充分赋予科研人员自主性，使其能够结合科研工作情况对预算进行灵活调整，确保科研活动的有效开展。

（三）加强合作，并科学划分职责

科研部门和财务部门应当加强沟通与交流，相互之间学习对方的工作并进行深入了解，以便更好地开展工作。这需要文物保护单位构建科学的沟通交流机制，比如可以利用互联网构建对应的平台，双方在互联网平台中上传信息资料，借助于平台传递信息，并进行沟通交流。也可以构建部门之间的交流群，如微信群等，及时传递信息，实现部门之间的融合。还要根据具体的工作情况对职责进行科学划分，进一步明确双方的工作内容，确立哪些环节需要相互合作，在日常工作中应及时进行协作，达到相互完善、修正的结果。当然，双方的有效融合，还离不开部门领导的重视，部门领导要认识到双方合作的重要性，不管是从工作上、还是从日常生活中都应当加强联系，还要引导员工之间的合作与交流，拉近部门之间的关系，促进信息流通，相互更为了解对方的工作，这样才能够使工作更为契合实际。

（四）构建独立化课题经费核算模块

首先，科研单位可以与软件公司合作，对课题项目数据库进行完善，开发独立平台，专门用其管理课题经费核算。要切实根据单位的科研情况对平台模块进行设置，确保所设置的模块都能够发挥作用。或者在现有的财务管理系统中设置独立的课题经费模块，实时对课题、财务系统等进行连接，为相关科研课题管理者更好地开展工作提供便利的渠道，实现科研课题经费管理的清晰、明确、规范；其次，在会计核算过程中，会计人员可以依据具体的课题项目预算书设置经费支出额度，加强超支控制，对资金运用去向全面把控。如果发现经费支出超出额度，那么系统可以自动发出警报，财务人员及时对情况进行了解，并处理问题，降低资金风险。再有，软件可以自动进行课题预算执行差异分析，系统中应包含财务分析表格，方便使用人员以及各级领导管理和监控，对资金运用去向全面把控；最后，推动平台信息在单位内部的共享，打通部门之间的信息障，形成网上课题立项评审、预算调整、资产申购和经费报销等一条龙式服务与监督的模式。

（五）加强课题经费结余管理

文物保护单位科研课题经费管理中结余经费管理问题应当引起重视，相关单位应当依据现实情况制定科研课题经费结算管理制度，对各项科研支出进行科学分析，找出经费结余的根本原因，将剩余经费进行合理运用。首先，可以设置科研发展基金。对于科研课题成果好，成效高的文物保护单位来说，国家应当允许其设立科研发展基金，将结余资金存入其中，以便为单位长期发展发挥有利作用。如在下次在开展科研活动时，可以对这些结余资金进行运用，如果不够用，可以再次申请，结余之后，还放入其中，以备后期运用。其次，用于弥补自主课题经费。文物保护单位可以运用科研项目结余经费弥补自主课题经费短缺难题，并做好经费的详细记录，将其上报课题拨款部门，上级部门在对经费用处进行详细了解，确有必要之后，要同意审批这一做法。如此能够使有限的资金发挥更大的效用，推动国家文物保护行业的持续发展。

结语

文化自信是一个国家、一个民族发展中最基本、最深沉和最持久的力量，文物作为国家文化的重要载体，承担着提升国家人民民族自信的职责，因此做好文物保护显得尤为重要。而在文物保护单位中，科研活动是较为重要的活动，关系到单位的长远发展，也影响着文物保护行业的发展。不过当前我国很多文物保护单位科研课题经费管理还面临着问题，文章在对这些问题进行总结的基础上从五个方面提出应对措施，希望能够为我国文物保护行业的发展贡献绵薄之力。