浅析建设工程项目履约过程中的证据管理

摘要：建设工程项目履约过程中权利义务关系复杂，一旦发生纠纷，往往审理期限长，需要投入大量的人力、财力。施工企业在纠纷中的请求权或抗辩权基础源于法律的规定或当事人的约定，请求权或抗辩权所依据的法律事实需要提供证据加以证明。证据一般情况下只能来源于项目履约过程中，日后很难进行补充、完善。这样的客观现实，要求施工企业不仅要重视施工质量、安全、进度等项目履约活动，也要重视项目履约过程中的证据管理。

关键词：建设工程项目履约;证据管理

1引言

我国建设工程施工市场属于卖方市场，施工企业为了承包工程，往往会签订权利义务不对等的合同。基于此，在发生纠纷时，施工企业往往是主张权利的一方，举证责任大于建设单位。民事诉讼或仲裁首先是查清案件事实，其次是适用法律。查清案件事实是适用法律的前提，查清案件事实需要当事人完成证据的举证、质证一系列诉讼活动。作为负有举证责任的一方，只有举证证明己方的诉请或反驳对方的抗辩所依据的法律基础规范的构成要件[1]，达到法律规定的民事诉讼证据高度盖然性的证明力，使法官形成“内心确信”，才能完成己方的举证责任。证据是法律纠纷的基础，是证明法律事实的依据。证据形成于项目履约过程中，事后很难进行补充、完善。目前，项目管理人员法律意识、证据管理意识较为薄弱，更加注重施工实体，轻视项目履约过程中的证据管理，导致项目履约过程中的证据管理混乱，在发生纠纷时，因无经得起质证的证据而承担败诉的后果。高发、频发的建设工程纠纷，严格的司法环境，提醒着施工企业，要重视项目履约过程中的证据管理，防范法律纠纷风险，维护自身合法权益。

2证据的来源

2.1证据的概念

证据，是指证明案件事实或者法律事务有关的事实存在与否的根据。[2]民事诉讼法规定了八类民事诉讼证据，分别为当事人的陈述、书证、物证、视听资料、电子数据、证人证言、鉴定意见、勘验笔录。

2.2项目履约过程中证据的来源

项目履约过程中的证据是指能够作为证据证明案件事实或法律事务有关的事实存在与否的各种履约资料，即证据来源于项目履约过程中的履约资料。不发生诉讼时，项目履约资料就是项目的基础管理资料，记载项目履约过程。发生纠纷，需要向法院或仲裁委提交证据时，履约资料就转化为证据，发挥证据的效力。

2.3项目履约过程中证据的种类

建设工程项目施工时间长、专业性强，所形成的资料种类繁多，根据建设工程项目履约阶段及民事证据的相关规定，将能够作为建设工程纠纷的主要证据大致作以下划分：

书证：是指通过文字、图形、符号等所表达的思想内容证明案件事实的证据，包括施工合同资料，如招投标文件、合同文本及其附件、各种补充协议;纪要资料，如施工企业周例会、监理周例会等各种专题会议纪要等;指令、通知资料，如发包方、监理向施工企业发出的趕工、停工等各种指令、通知;施工进度资料，如施工进度计划表、形象进度表、实际进度记录等;图纸、技术资料，如工程施工图纸、地址勘探报告等;支付变更索赔资料，如预付款、进度款结算报表、设计变更单、工程联系单、索赔申请、签证等;交接、验收资料，如隐蔽工程、分部工程、整体工程验收报告等;供材、租赁资料，如租赁合同、进出场单证等;财务资料，如支付凭证、银行回单、发票等。

物证：是指以外部特征、物质属性、存在状况来证明案件事实的证据，如施工企业履行合同义务，移交给建设单位的建筑物、构筑物以及施工现场的施工机械设备等。

视听资料：是指利用录音、录像、电子计算机储存的资料和数据，如在项目履约过程中往来的电话录音、隐蔽工程关键部位的录像等资料。

电子数据：是指以电子邮件、电子数据、聊天记录、手机短信等在电子介质中形成或存储的信息。如QQ、微信聊天记录截图，往来电子邮件等。

鉴定意见：是指具有专门知识的人或机构对民事案件专业性问题出具的意见，如项目履约过程中发生工程造价纠纷，双方当事人自行委托或申请法院委托工程造价机构出具的工程造价鉴定意见。

勘验笔录：是指勘验人员对于案件争议有关的现场、物品或痕迹等进行勘查、检验时所作的笔录，例如对已完工程施工界面的划分、固定笔录。

3项目履约过程中证据管理现状

3.1法律意识淡薄，证据管理意识差

施工企业在项目履约过程中更加注重工程进度、质量、安全等履约活动，仍旧沿袭“重施工、轻管理”的管理模式，不重视项目履约过程中工程、安全、财务、物资等基础资料的收集、固定，导致在诉讼或仲裁中不能提供具有证明力的证据或提供的证据不能达到证明目的。

3.2证据固定、管理不规范

收集不及时。证据一般形成于法律事实发生时，事后很难补充、完善。施工企业处于建设工程产业的中下游，相较于建设、设计、监理单位，为弱势的一方。在发生工程价款增加等事实时，建设单位往往会以各种理由推诿，拖延签收或不接收履约资料。项目管理人员也往往会因自身对风险认识不到位，从而忽视了证据的收集，导致庭审上处于被动状态。如发包方口头指令进行工程变更，施工企业未及时获取补充的书面指令，发生纠纷时，施工企业承担主张发生变更及具体变更工程量的举证责任，因缺乏书面变更指令，需要收集其他能够证明实际变更工程量的证据，加重了举证责任。索赔依据是成功索赔的关键，施工合同对索赔的时限及程序约定明确。但是，实际施工过程中，项目管理人员可能基于未对合同进行交底或者按照发包人要求于完工时再行报送变更索赔资料等原因，并未按照合同约定的期限向发包人提出索赔意向，则往往会失去索赔的权利。

签字不规范。建设工程项目施工现场人员繁杂，在项目履约过程中，未严格按照法律与合同规定签署相关文件资料，各参建单位人员代表乱签文件现场层出不穷。比如项目履约过程中与合同本身具有同等法律效力，在发生纠纷时可以直接请求增加工程价款的工程签证也存在签字混乱的情况。存在过程跟踪审计的情况下，驻现场审计人员对工程签证并无签字权。签证的法律性质相当于施工合同的补充协议，无签字权人签署的签证属于效力待定的签证，只有追认后才为有效签证。3143262A-C2F7-4428-B007-6266FA6EBC28

管理混乱。施工现场人员流失率高、调动频繁，项目部往往未制定履约资料管理制度，未设专人进行管理。

4证据管理思路及固定技巧

4.1证据管理思路

4.1.1提高证据管理意识

意识决定行动，行动决定效果。提高证据管理意识，是做好证据管理的前提。项目负责人要具有风险预判及证据管理意识，对可能发生风险事项的履约资料进行完整、全面、准确的收集、保存。项目管理人员要了解证据收集、固定等知识，结合工程管理要求，做好项目履约过程中的证据管理。

4.1.2从源头抓起，履约资料证据化

证据来源于项目履约过程中形成的各项履约资料，履约资料的双重角色为证据管理提供了便利，也对我们项目管理人员提出了严格的履约资料规范化及履约资料证据化的要求。

首先，根据项目履约不同阶段的实际履约情况，对可能发生的风险进行预判，并及时、全面、完整的固定履约资料，对履约资料证据化。我国的建设工程基本建设程序包括立项决策、勘察设计、建设准备、施工准备及实施、竣（交）工验收、后评价等阶段。[3]施工企业一般参与包括建设工程的招投标、施工、竣（交）工验收等阶段，不同阶段可能发生的风险不同，形成不同的项目履约证据。项目管理人员在不同履约阶段应注意保存不同阶段的履约资料。

其次，了解履约资料证据化的要求。施工企业一般设置临时的项目部对施工现场进行管理，项目部进一步设置安全、工程、合同、财务等部门，配备专职人员，具体负责项目履约各项活动，各部门在履行部门职责过程中形成项目履约资料。各个部门的资料具有其自身的专业性，履约资料证据化的具体要求不同。项目管理人员需具备一定的证据管理专业知识，也应及时咨询专业人士，确保证据的真实性、合法性、关联性与证明力。

最后，证据化项目履约资料需与项目履约进程相结合，结合项目履约实际情况，做好证据管理，并不能脱离于项目履约之外，增加项目履约成本。

履约资料证据化可以在事前防范化解纠纷，发生纠纷时，法务人员根据对方当事人的诉请所依据的法律基础规范确定己方的抗辩意见，并根据己方的抗辩意见所依据的法律基础规范的构成要件从证据化的履约资料中识别出个案中能够证明案件事实的证据，无须事后补充证据，提高了工作效率，且很多履约资料事后无法形成，即使形成，也可能会因不符合证据资格要求，从而无法证明案件事實。

4.2证据固定技巧

施工企业项目管理人员要做好项目履约过程中的证据管理需具备一定的证据固定保存技巧，以便及时、准确的收集、固定证据。

谨慎对待微信等聊天记录。由于微信、QQ使用的普及性，目前在诉讼或仲裁中作为证据使用的频率也越来越高。但由于其真实性与关联性难以确认，往往需要其他证据佐证，形成完整的证据链条才能达到证明目的。但即使如此，项目管理人员也要重视聊天记录的内容，及时固定对己方有利的信息，也要谨慎对待发送的消息，不要留下对己方不利的信息。

明确签字权人，拒绝无签字权人签署文件。项目管理人员应根据合同约定，明确各项履约资料的签字权人，拒绝无签字权人签署履约资料。

做好会议签到、文档收发记录。对于往来文件，明确签收人及签收时间，做好收发记录。对于各参建单位就专门性问题召开的专题性会议，应做好会议签到，如有必要，及时传签。

灵活利用录音、拍照、录像的方式，及时、准确地固定证据。对于一些紧急、临时性的口头指令，可以采取录音的方式，对指令内容进行固定，以便于日后及时要求建设单位出具书面文件或发生纠纷时使用。对隐蔽工程、窝工、停工待料等现场情况进行拍照、录像，保存现场记录，可以更直接、全面的反应案件事实。

采取法律手段，确保证据效力。对于项目履约过程中的重大事件，如现场长时间停工待料，日后需要进行索赔的，可以公证证据保全过程，确保现场记录的真实性。如发生建设单位推脱或不签收工程价款结算单、竣工结算资料等情况时，施工企业可以及时进行邮寄证据保全公证，对邮寄资料的内容、寄出、签收等过冲进行保全，以达到送达的目的。

5结论

证据是诉讼或仲裁的灵魂。当发生法律纠纷案件时，原被两造在法官心中的天平中是平等的。在原被两造针对案件要件事实分别举证时，法官心中的天平根据双方的举证左右摇摆，直至达到法官“内心确信”，天平高的一方则取得胜诉。因此，施工企业只有在项目履约过程中树立证据管理意识，建立证据管理思路，强化证据管理能力，在法律纠纷案件中充分举证、质证，才可切实有效维护自身合法权益。

参考文献

[1]邹碧华.要件审判九步法[M].北京：法律出版社，2010（09）：71.

[2]王新平.民事诉讼证据运用与实务技巧[M].北京：中国民主法制出版社，2017（07）：3.

[3]伏忠宽.浅析我国基本建设程序[J].黑龙江科技信息. 2010，（07）：245.

作者简介：刘荣荣，（1993.3-），女，汉族，天津武清，大学本科，助理级，研究方向：公司法务。3143262A-C2F7-4428-B007-6266FA6EBC28