新形势下事业单位办公室档案创新

摘要：现今我国社会经济水平迅速发展，事业单位在发展和经营的过程中要注重办公室档案管理工作，对档案管理工作也要进行创新。社会经济发展新形势的背景下，事业单位的规模和办公室人员都逐渐扩大，办公室档案管理的工作效率和质量会影响事业单位的整体工作质量，现今事业单位对档案管理工作并不重视，档案管理人员的工作能力较为低下，在一定程度上影响了事业单位的发展。

关键词：新形势;事业单位;办公室档案

1办公室档案管理工作至关重要的意义

1.1辅助领导决策

在事业单位的发展和经营中档案管理工作能够提高领导人员的决策正确性，也能够领导规范化水平，企业在制定和修改相关发展方向以及制度上的管理内容中都能够为其提供更为良好的参考建议，更利于提高企业的工作效率和质量。办公室的档案信息能够对事业单位的发展真实记录，也能够对某一段时间和某一件重要事情进行记录，对事业单位未来的发展和领导的决策都能够提供重要的信息支持，更利于辅助领导决策，进而推动事业单位的发展和进步。

1.2提供凭证

办公室档案是历史发展的现实反馈内容，对单位和员工之间的责任义务和合法权益都进行保护，也能够避免事业单位与员工之间的纠纷问题。档案内的资料能够对事业单位以往的辉煌成绩进行记录，也能够通过其发现的过程了解其发展规律和轨迹，更利于将其发展的精髓以及文化进行传承。另外，事业单位在发展的过程中更加重视企业文化，也对员工的凝聚力和向心力较为关注，档案信息更是重要的发展资源和对员工思想引导的教育资源。档案记录内容能够更为客观的反映现实事件，更具备说服力，将其应用在团建以及员工培训中都能够起到良好的推动作用，更利于事业单位稳定发展。

1.3拓展资料

正所谓功在当代，立在千秋。办公室档案管理工作不仅能够保留历史凭证，对公司发展历史做好真实记录，还能实现资料拓展，根据很多历史记录为依据可进行合理范围内的未来预测。对于事业单位的发展来说，历史所能提供的参考性如果能够在未来预测上展现实效，必然能提高单位工作质量和效率。当下社会发展可谓日新月异，事业单位的发展脚步自然不能停滞不前，做好档案管理工作就是在为单位未来发展的道路积累砖石，使事业单位可以少走或不走弯路。

2当前事业单位办公室档案管理工作中存在的主要问题

2.1管理方式固守传统，效率低质量无保障

传统的档案管理工作以及方法都过于依赖纸质档案，在管理的过程中也主要以人工管理的方法开展工作，虽然其管理方式具有一定的优势，对于原始数据的保留效果更加完整，不仅能够保留文件内容还能对于文件曾经的修改过程详细记录下来，后期如果需要回顾这些资料，调阅者可以迅速了解来龙去脉。但纸质档案的保存方式已经无法跟上现今时代的发展和事业单位在发展中的需求，更无法满足事业单位的发展和进步。现今很多事业单位仍然停留在传统的管理手段中，对管理方式没有注重现代化方法的创新，在管理工作中也没有使用现代化设备开展工作。传统的人工管理方法容易存在较多的失误，其工作效率和工作质量都较为低下，事业单位的档案信息准确性得不到保障，信息的完善性也无法保障，进而不利于事业单位的管理和发展，更会对事业单位后续的发展带来一些问题和影响。

2.2专职人员能力偏低，管理缺乏专业性和系统性

现今我国社会经济水平迅速发展，社会经济的发展形势也逐渐创新和改变，人们有更多的职业选择性，工作能力较高的人员通常会选择具有一定挑战性或者具有未来广阔发展前景的工作内容。事业单位的档案管理工作过于枯燥乏味，其工作未来的发展性也较小，进而多数人员不愿意选择事业单位的档案管理工作。

很多人对于档案管理工作存在较深的误解，总觉得档案管理工作没什么技术含量，只要按部就班地机械性完成日常工作即可，这就导致现今事业单位的档案管理人员都是缺乏专业性和工作经验的人员，在其背景下事业单位的档案管理工作效率和质量都得不到保障，也会影响事业单位的发展和进步。

另外，由于档案管理工作较为枯燥薪资水平的发展空间有限，很多年轻人不愿从事此类工作认为档案管理没有挑战性，而中青年群体又迫于生活压力、经济压力无法长期从事档案管理工作。因此，事业单位的档案管理岗位的工作人员流动性较大，每个工作人员的档案记录方式方法都不相同，档案内的信息较为混乱，也经常出现档案信息丢失的情况，严重影响档案管理工作的质量。

2.3缺乏科学有效的档案管理制度，管理实效性弱

事业单位档案管理制度需要不断的完善才能够保障其工作的质量和效率，也确保其工作能够在规定的管理制度下开展，但现今我国事业单位的档案管理制度缺失，其工作中过于形式化，档案管理的规范化也无法落实到实际的工作中，进而档案管理工作的效率和质量较为低下，也无法为事业单位的发展和进步奠定良好的基础保障。

部分事业单位的档案管理制度从单位初期就沿用至今，流程制度不健全，相关管理监督制度也不够完善。随着单位所需业务数量的不断增多，相关档案资料整理与管理的工作量也在不断增加。有时因为业务部门着急调用资料，只能由部分特批或是先调用再补手续，时间长了档案管理完成形同虚设，管理实效性弱，相关资料的留存过程漏洞百出，自然不利于事业单位自身发展。

2.4缺乏合理有效的员工激励培训制度，人员活性低

事业单位的日常工作事务比较繁杂，所以对从事档案管理工作相关人员的关心、激励、培训等内容容易忽略。本省档案管理工作内容就十分琐碎，有时还显得有些枯燥，一到需要调动档案资料时又需要工作人员加班加点完成，员工在这种情况下还要被单位忽视，做单位里的透明人，久而久之员工活性自然下降。

很多经验丰富的档案管理人员在职期间缺乏学习和提升自己的机会，日常事務繁杂又没有相应的激励政策扶持，员工便会认为这个岗位对自己人生发展既不能提供发展空间又无法提供经济保障。所以一些有想法的员工会选择离职另辟行业，留下的只有“混日子”的老员工或“不知情”的新手，导致事业单位发展陷入死海效应的恶性循环。

3事业单位档案管理工作的优化创新路径

3.1不断完善制度

在事业单位的档案管理工作中，要想保障其工作的效率和质量，最为重要的工作内容就是完善档案管理工作的制度，进而在其工作开展的过程中可以利用完善的管理制度对其工作进行约束与管理。一方面，事业单位要对现今制度存在的问题以及工作中存在的实际问题进行分析，并制定有效的管理方法，能够第一时间对管理档案中存在的问题进行弥补，也能够针对性制定其工作中存在的问题的应对方案，进而保障其工作的质量和效率。另一方面，事业单位也可以采取反馈机制建立完善的档案管理制度，档案管理人员在实际的工作中如若发现问题，可以向上级领导进行反馈，事业单位安排专业的管理人员对反馈的问题进行汇总与分析，进而制定解决的有效方案之后落实到档案管理的工作中，从而提高档案管理的质量和效率。

3.2提升档案管理信息化水平

现今新形势的发展背景下，我国信息技术时代来临，各个行业都积极将信息技术应用其中，进而推动自身行业的发展和进步。对此，事业单位在发展的过程中也应该跟上社会发展的技术水平，将信息技术应用在档案管理的工作中，一方面可以满足现代化发展的实际需求，另一方面也能够提高档案管理的信息化水平，为其档案管理工作质量和效率的提升奠定良好的基础保障。事业单位可以在档案管理的工作中投入一定的财力、物力以及人力，能够根据其实际工作内容建立档案管理系统，并将纸质档案进行归档并转换为电子化管理，可以提高档案管理工作效率，也能够提高其工作质量。另外，信息化管理工作也能够对全部档案信息内容开展针对性搜索，其搜索的效率更高的同时也能够保障其搜索的有效性，更利于提高档案管理的资源利用率，也能够将档案管理工作的优势充分发挥出来。事业单位也要培养信息化管理人才，确保档案管理人员能够对信息化管理形式的操作进行掌握，进而保障其信息操作的规范化，也能够提高档案管理工作的质量和效率。

3.3提高信息化建设的安全性

事业单位的档案内容具有一定的私密性和保密性，如若信息泄露会影响事业单位的发展和进步，进而在信息化建设的档案管理工作中，要提高信息化建设的安全性，进而保障档案资料的安全。事业单位可以采取硬件和软件结合的方法对计算机进行安全信息技术防护，也要构建信息安全体系，进而有效预防黑客入侵盗取信息。现今最为常用的安全技术方法为防火墙，另外，也可以使用安全保密技术等增加信息的安全性。推行事业单位档案管理信息化建设，提高档案管理安全性也有利于减轻档案工作人员的工作压力，让工作人员有更多精力去做好信息手段无法取代的人力工作。

此次，安全性也是档案管理中最为重要环节之一，在人工处理时期，由于人员流动性强，导致档案安全性十分不稳定，经常出现在人员交接时档案不全等问题。有时事业单位还会面临地址搬迁等客观因素影响，路程上档案经手人太多，出现档案资料遗漏、损坏等情况在所难免。有了信息化建设的加持，事业单位档案管理工作的保密性更强，且存储方便易于整理，在不损害原始资料的基础上，让档案管理工作变得更为灵活，更加适合当下信息社会快节奏的发展背景。

3.4立足员工工作开展评价机制，实施奖惩制度

评价机制是档案管理工作中极为重要的一个环节，更对员工的工作质量和工作效率有直接的影响。对此，事业单位应该根据员工的实际情况和实际工作能力建立完善的评价机制，对员工的工作业绩进行公开，根据员工的业绩制定奖惩制度，并将员工的业绩与其薪资挂钩，一方面可以激发员工工作的积极性，另一方面，员工也能够更加约束自身的行为，避免在工作中出现失误。事业单位也应该根据员工的表现和工作工龄为其提供职位晋升机会，进而让员工更具有工作的动力，员工在工作中也能够实现自我价值。

关于档案管理人员的培训工作，事业单位应从档案管理技术、管理制度、档案书写留存等多方面设立专项培训，让每个在职的档案管理人员都能准确针对自己的岗位学到新的知识与技能，在此基础上再去学习更多有关档案管理的专业知识。相比于“一刀切”式的统一培训授课，小班培训针对性更强，人员学习效率更好，最终的培训效果也更理想。

关于档案管理人员的激励政策，事业单位应从员工工作的各个节点切入，将激励与每个员工日常的工作紧密关联在一起。比如：档案录入电子板工作，激励就以员工录入的准确性、录入用时以及任务完成率三方面入手，档案录入人员只要专心完成录入工作就能获得激励，员工自然会愿意更快更高质量地完成录入工作以获得丰厚的激励报酬。将激励与员工工作相联系，才能充分调动员工的工作热情，使奖惩制度得到有效落实。

4结束语

综上所述，现今新形势的社会发展背景下，事业单位在发展的过程中要注重办公室档案管理工作，其工作的质量和效率会直接影响事业单位的发展，对此，事业单位要根据自身的情况以及社会的经济形式制定科学、合理的档案管理模式，以保障其管理工作的效率，进而为单位的发展奠定良好的基础保障。

参考文献

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[3]陈忠琴.事业单位办公室档案信息化管理合理化路径构建[J].人才资源开发，2017（11）：24.DOI：10.19424/j.cnki.41-1372/d.2017.11.011.

作者簡介：薛锐剑（1976-），女，汉族，山西吕梁人，本科，中级档案馆员，从事研究方向：档案管理。