试论高校本科生学籍档案管理现状及对策

摘要：当下，针对高校本科生学籍档案管理的不断加强的现状，各大高校展开了很多的相关工作。由于高校进行学籍档案的管理可以为其进行积极的筹备工作和准备一些活动的相关素材。这樣不仅能够体现出学校整体状况的发展程度，而且还会对高校的发展方向有一定的借鉴作用。但目前，如果从高校本科生学籍档案管理的现状来看，各大高校仍然在档案的管理上存在一定的问题，不能真正的把高校本科生学籍档案管理的优势发挥出来。因此，本文侧重于对当前本科生学籍档案管理中所存在的问题进行分析，同时对相应问题提出相应的解决问题的对策。

关键词：学籍档案 管理现状 对策

一、高校本科生学籍档案管理的特征

（1）高校本科生学籍档案具有规律性

高校本科生的学籍档案，其形成具备一定的规律性和一定的特殊性。由于大学本科生的学籍档案是他们从入学到毕业的一个完备的记录资料。所以，学籍档案对他们的重要程度也不言而喻。他们所进行的教学活动都是具备规律性，因为这是根据学校每年所安排的教学活动形成的。而这些教学活动都具一定的规律。更重要的是高校本科生学籍档案管理的整理过程，往往都是从材料一点点形成档案之后再通过不断地积累，最终整理完成，所以本科生学籍档案的管理形成的过程，具备很强的规律性。

（2）高校本科生学籍档案管理具有复杂性

随着当前高校教育改革的不断推进。高校当前的规模不断扩大，其招生人数也在逐年上涨。新的问题就是高校本科生学籍档案管理的数量也会不断增多，人数的增加，专业数量的增加。这些新情况无疑给当前的本科生学籍档案管理增加了新难题。由于高校本科生学籍档管理本身内容就相当繁杂，学籍的案卷又不断增加。这就会导致高校本科生学籍档案的管理变得更加复杂困难。

（3）高校本科生学籍档案管理具有多样性。

以往，高校本科生学籍档案管理的模式一般都是通过纸质材料记录存储，之后做成案卷进行保留存档。因为这样的方式模式使用时间较长，而且操作起来相对熟悉，所以，即使现在可以使用电子版文件，这些档案也仍然会被打印下来进行存储。比如，每学期本科生的期末成绩记录，绩点和他们的成绩都要进行记录。记录员首先会将他们的成绩录入电脑进行电子版存档，之后进行打印，将打印材料与电子版原件同时上交到教务处，最后由教务处对这些档案进行统一管理。然后再汇总各学院的信息，上交教务部门。

还有一个可以进行高校本科生学籍档案管理储存的方法就是通过光盘进行储存。因为通过光盘存储的这种方式也具有非常显著的特征。其体积较小，同时具备大的容量，最重要的是还容易保管。同时，便于集中信息以及使用更加便捷。这些都给本科生学籍档案管理部门提供了很大的方便。例如，通过计算机进行的信息注册以及对本科生学籍档案信息的记录文件，这些文件都可以以图像的方式保存到光盘中，因为光盘可以作为对本科生学籍档案管理的一个媒介。

二、高校本科生学籍档案管理的发展需求

当下，高校本科生学籍档案管理的材料，需要具备真实性、准确性和完整性的特质。而且为了避免本科生学籍档案被一些不法分子所利用，然后造成无法挽回的损失，所以高校本科生学籍档案管理人员就要具备非常高的档案管理素质，不仅仅是档案管理的水平，还有具备较高的道德水准和政治素养。高校本科生学籍档案管理人员，还应该把档案材料按照特定的类型进行合理分类。最重要的是，还要把档案整理成便于查阅与分析的模式，这样可以为查找档案提供便利，快速查找到可用的信息。

三、高校本科生学籍档案管理的现状及对策

（1）高校本科生学籍档案管理方法具有传统性

通过进行高校本科生学籍的档案管理的方式上来看，还使用手写录入之后在进行存档得这种传统方法，对于当下高校本科生学籍档案管理的复杂性已经难以适应。但是，大多数高校仍然在使用这种方法。按照年月顺序来进行排序，纸质得学籍在进行手动查找的过程将会非常繁琐复杂。对于当下高校本科生学籍档案的管理，各大高校就要通过网络的信息化进行有效管理。例如，将计算机技术和信息化存储应用在高校的档案管理当中去。通过建立本科生学籍档案管理的专属独立系统，进行信息的快速录入与检索。这样不仅提高了存储效率，还提高了查询效率。将信息快速整合，大幅度的节约了人力物力。

（2）高校本科生学籍档案管理者未认识到其重要性

在众多高校当中，由于管理人员收到传统思想影响，并不够重视高校的档案管理工作，忽视了档案管理的重要性，这就一定程度上磨灭了档案管理工作者工作的积极性。因此，要建立现代的档案管理制度，决策者提高其思想，端正对档案管理的态度。在档案管理方面与时代相结合，同时借鉴相关学校的经验，不断树立对档案管理工作的重要性认识，提高档案管理者的积极性，同时做好档案管理的相关工作。

（3）高校本科生学籍档案管理从业者素质不高

当前，高校的档案管理工作不断增多，其重要性也在逐渐增强。由于档案管理工作相对简单，并不是各大高校目前迫切需要的高素质的管理人才。所以，当前增加高校本科生档案管理人员的专业技能迫在眉睫。档案管理人才紧缺，特别是具备极强专业技能的管理人才。这些人才不但是要熟练使用计算机软件，还要具备掌握相关政策的能力，同时具备较高的道德水准。要想吸引相关人才的加入，需要高校的决策者提高重视程度，同时提高自身学校的影响力，表现出对相关人才的迫切需求，而且还要提高薪资待遇。

当下，高校本科生的学籍管理工作仍然是纷繁复杂的一项工作，但是如果可能采用科学合理的对策，同时进行科学的管理。为从业人员和老师学生提供查询学籍档案的便利，不断地推进学籍档案工作的合理化，那么当下的问题也就迎刃而解。在当前档案工作不断推进的同时，满足高校的发展需求。

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赵淑惠（1962.10）女，汉族，内蒙古河套学院，内蒙古巴彦淖尔市.

（内蒙古河套学院 内蒙古 巴彦淖尔 015000）