企业文档管理现代化探究

徐希梅

摘要：近年来科学技术快速发展，企业的经营管理现代化水平更高，传统文档管理模式存在一定局限性，会对企业发展形成制约，因此有必要创新文档管理模式，提升其现代化水平。本文就企业文档管理现状进行阐述，进一步探究企业文档管理现代化建设策略，旨在为企业长足发展奠定坚实基础。

关键词：企业;文档管理;现代化

企业文档管理现代化特征在于，文件与档案之间存在密切关系，需把握文件的时间顺序及档案的规律性，可以形成有机整体，以便实施一体化管理。大数据时代下企业文档管理的现代化建设，能够以计算机技术为支持，快速分类检索信息，提高文档管理效率，促进资源共享目标的实现，使得企业文档管理更具现代化的优越性。

一、企业文档管理现状

（一）文档管理意识薄弱

对于企业来说，文档管理意识的薄弱会对企业发展产生一定阻碍。企业管理者并未充分认识到文档管理的重要性，以经济效益和发展战略作为企业经营管理中的重点，而在一定程度上忽视了文档管理的重要意义，导致企业内部文档管理并未落实到位，甚至相对混乱，缺乏明确的界限，权责不够清晰，文档管理工作质量也并不理想。企业并未客观分析自身实际，文档管理战略制定的针对性不足，仅仅是在资料室中对文档进行存放。管理理念不够先进，并未及时更新技术相关相关信息，这就导致企业信息的真实性与可靠性无法得到保证。

（二）文档管理人才专业性不足

企业文档管理现代化的推进，需要以专业化的档案管理人才为支持。就当前企业文档管理的现实情况来看，专业化人才储备存在明显不足，尤其是在企业信息化发展过程中，文档管理工作的开展能够为企业提供助力，但由于文档管理人才的专业性不高，在实际工作中仍采取传统的操作方式，仅仅是对文本纸质文档进行收发整理，并未掌握新知识与新方法的正确应用方式，导致文档管理的现代化水平不高。并且企业内部文档的类型多样，內容也比较复杂，而技术与资金支持不到位，传统文档管理方法在新时期下企业文档管理中的适用性不足，亟待改革原有的文档管理方法，无法满足社会发展的现实需求，基于此有必要重视文档管理人才专业化水平的提升。

（三）文档管理设备与技术落后

在企业内部，文档管理的推进缺乏可靠的资金知识，管理设备设施的现代化水平不高，管理技术理念更新不及时，管理方法落后，诸多问题的存在都影响了文档管理的有效性。当前企业中的文档管理人员缺乏强烈的文档管理意识，并未加以高度重视，缺乏专门的管理部门，尚未建立项目小组，因而文档管理缺乏可靠的基层支持。企业文档管理现代化进程的推进，需要重视现代化设备的更新，但企业大多将重心放在生产经营方面，所投入力度也比较大，而在文档管理设备与技术投入有限，导致文档管理缺乏软硬件支持，无法为企业的长足发展提供助力。文档管理内容复杂，工作量较大，程序相对繁琐，若缺乏现代化的技术与设备支持，而势必会影响文档管理整体工作效率，企业管理水平无法得到有效提升，系统升级难度也比较大。

二、企业文档管理现代化建设策略

（一）树立先进文档管理理念

企业文档管理的现代化建设，需要立足企业发展实际，树立先进的文档管理理念，以上层思维策略为引导，带动下层执行方式，在整个企业内部形成优良氛围，高度重视文档管理，强化文档管理人员的责任意识，自觉依照规范开展文档管理工作，确保整体管理效果得到显著改善。企业信息以文件和档案为载体，文档内容涵盖了企业发展的各个方面，是企业中的重要资产，关系着企业的未来发展。为切实提升企业文档管理现代化水平，需要突破传统管理理念的局限性，树立先进的文档管理理念，就当前文档管理机制与经济发展要求之间的差距进行缓和，促进企业生产转型的顺利推进。

（二）统一文档管理制度体系

现代企业日常工作中，以统一化的作业标准为支持，能够全面提升工作效率，减少无用工作量，这就需要建立现代化的企业文档管理制度，确保与企业发展实际相符合，保证制度的规范化与科学化，为企业文档管理现代化的推进提供助力。

在这一方面，需要积极转变原有的文档管理工作体制，确定具体的责任人员，规范落实文档管理，防范业务交叉导致管理出现偏差。文档管理人员应当具备较高的专业化水平，精准控制自编辑到归档整个流程。比如在企业文档现代化管理中，可应用OA系统，通过培训提升基层人员对于系统功能的掌握，规范化开展文档管理。在作业流程方面，必须要保证规范化与合理化，安排专职人员负责监督文件流程，确保文档合法且真实可靠。在文档格式方面必须要统一，以办公软件为支持，测试其统一兼容性，降低错误几率，为文档安全提供保证。

（三）搭建文档管理信息平台

企业文档管理现代化建设的推进，需要重视先进科学技术的应用，搭建文档管理信息平台，于网络化信息数据库中发挥软硬件功能，可自动进行编辑，文档管理的信息化水平也得以提升。在文档管理信息平台搭建过程中，需要对自动化流程进行设计，从资料收集、整理、录入、归档等方面入手，对文档进行高效处理，减少不必要的时间与人力资源消耗，文档管理流程更具自动化特征。以共享数据库为支持，应用电子技术存储文档，数据库的建立必须可靠，为后续文档查找、验证和共享提供极大便利。为保证文档的安全性，可设置加密系统，就权限作出分级，满足文档查询与保密需求，文档的安全系数更高，企业办公自动化水平也得到显著提升。

（四）引进先进设备设施并提升人员技术水平

以现代化文档管理设备为支持，对企业硬件短板进行弥补，可以提升企业文档管理的专业性，在企业内部营造优良自动化办公环境，促进文档管理效率的显著提升。为满足企业文档管理现代化对于人才的需求，企业应当加大力度培养文档管理专业化人才，确保文档管理技术水平得到显著提升。

三、结束语

现代社会经济快速发展，企业纷纷认识到档案管理现代化对于自身发展的重要意义。在企业文档现代化管理过程中，需重视文档管理意识的强化，以统一的文档管理制度体系为保障，搭建文档管理信息平台，引入现代化的文档管理设备设施，切实提升文档管理人员的技术水平，确保企业文档案管理成效得到明显改善，对于企业文档案管理现代化水平的提升具有重要推动作用。

参考文献

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（海洋石油工程股份有限公司建造事业部（海洋石油工程（青岛）有限公司））