大数据背景下企业档案管理策略研究

郝秀连

摘要：随着大数据手段的日趋完善，小到分析用户喜好程度，大到决策公司战略部署，企业对大数据分析的依赖程度日渐增强，而其中，档案管理的作用尤为重要。基于此，本文对大数据背景下企业档案管理策略进行深入研究，希望本文的探讨能够对企业完善信息化档案管理提供帮助，使企业档案管理工作能够享受到大数据带来的红利。

关键词：大数据背景;企业档案管理;策略

引言

中国信息技术的不断发展，有助于我国企业建立完善的信息化系统。网络信息技术与计算机工程行业呈现出了上升趋势，这无疑为大数据、云计算、信息化发展奠定了坚实基础。在大数据时代背景下，企业为了谋求生存和发展，往往需要从海量的、低价值的数据信息中提炼出有价值的信息。为此，只有直面大数据时代所带来的机遇和挑战，才能帮助企业实现既定的经济效益和社会效益。

1大数据时代下企业档案管理优势

1.1大大提高管理效率，成本降低

随着信息化社会的到来，大数据时代为企业档案管理工作提供了电子版的信息储存模式。档案管理者通过将信息录入到管理系统中就能实现储存效果，并且还能自动将信息进行分类。相比于从前传统老旧的纸质版存档模式而言，大数据背景下的企业档案管理工作简化了工作步骤，降低了人力和工作成本，从而提高了管理工作的效率。

1.2存储效果显著提升

传统的纸质版储存模式不是很安全，如果遇到意外，比如火灾、洪水、地震等，档案将会遭遇毁灭。即使就算是没有发生意外，一些自然因素也会导致档案破损，比如天气受潮、储存时间过久字迹变得模糊等。相对于老旧的传统模式，在大数据时代背景下的企业档案管理工作可以通过计算机的电子化，进行长时间的保存，并且还可以将数据进行备份，这样就不会再担心文件的丢失或者破损。

2大数据背景下档案管理存在的现状

2.1档案意识方面的问题

企业属于市场经济发展的主体，所以在市场经济快速发展的形势下，管理人员要及时更新管理观念，解决管理中的问题。但是在实际中，一些管理人员所具备的管理意识并未及时更新，甚至一些企业在达到管理目标后出现滑坡现象，表现出不求精进等问题，难以对档案管理工作进行监督。加之档案管理并不能够产生出直接的经济效益，所以一些企业逐渐认为档案管理工作可有可无，虽然表面上提出了档案管理工作的重要性，但是形式化问题严重。甚至一些企业中的管理者采取了短期行为，只是针对自身工作范围内的各项经济指标进行了处理，而并不愿意从长远发展的角度来开展档案管理。由于企业中的管理者对档案管理重视度不够，使得许多工作难以落到实处，甚至出现机构被削弱、人员数量减少等问题，最终影响到档案管理工作的开展。

2.2企业档案信息安全问题

信息化時代的到来，虽然为各行各业提供了便利，但同时也存在信息泄露等方面的安全问题。所以，如果将企业档案管理中的收集档案、整理档案、储存档案等一系列流程视为提高档案管理工作质量的必要环节，那么如何确保档案信息在这些环节中的安全性则成为急需解决的问题。

2.3档案管理人员水平落后

由于传统档案数据管理模式对相关工作人员水平要求比较宽松，不需要掌握相关大数据知识，此时突然引用大数据信息化管理，对人员素质要求较高，此时管理人员学历不足的弊端便显现出来，其不能在较短时间内了解相应运作方式及操作方法，导致数据处理效率降低，不能发挥原有技术的本质作用，造成资源浪费及时间增加，导致企业白费资金引入相应技术，想要系统良好运行，必定要对工作人员进行系统化培训，使企业负担加重，所以现在企业大部分偏向于传统模式，原因是受制于管理人员的素质水平。

3大数据背景下企业档案管理的优化策略

3.1加快企业档案管理信息化建设

实现档案管理信息化已经成为行业发展的共识，在具体的实践环节，应着重做好以下几点工作。首先，需要了解档案管理工作的设施设备，提高硬件设施的技术程度，将传统老旧的纸质版管理模式转换为现代新型大数据存档管理模式。其次，要将档案管理工作的硬件设施进行全方位的升级，加快基础建设进程，尽快实施现代化档案管理模式，整理现存的各种档案资料，为新模式下的档案储存工作做好准备。最后，需要对相关管理工作进行创新，从当今社会需求角度出发，加大对系统软件的研发工作，多方位考虑客户的多种需求，更新管理理念，汲取当今先进管理思想，应用最新科研成果，提升档案管理的整体技术水平。

3.2优化档案管理模式

对于企业来说，要响应国家号召，对相应的档案管理部门进行现代化改革，要保持具体问题具体分析的原则不改变，对档案管理模式进行优化创新，开创低消耗高效率的新局面，为推动应用大数据技术进行档案管理的新模式奠定良好基础。再者，需要完善相关的制度体系，确保整个档案录入过程的完整，同时增加相应的监管职位，相应专业人员负责相应专业数据的录入工作，做到责任到人，确保出现问题时能及时找到源头并快速弥补漏洞。有了制度的保障，才能充分改善档案管理效率低下的局面，并且提升企业档案数据的安全性，使得数据被盗取或泄露的风险降到最低。

3.3提升档案管理人员自身素质

在自身实力允许的前提下，企业应该定期举行大数据技术运用培训班，及时传递各种大数据技术的信息，使相关档案管理人员的素质得以提高，能够更好地运用大数据技术来开展档案管理。同时，在招聘相关员工时，要精挑细选，优先录用相关专业的人员，此标准招录的员工不但可以快速适应岗位，熟练运用软件，还可以帮助企业发现软件的技术漏洞并进行相应的弥补，可谓一举两得。同时企业要制定相应的激励措施，鼓励档案管理人员勇于创新，紧跟时代步伐，只有这样，才能使大数据技术完美融合到档案管理工作中。

结束语

总而言之，大数据时代背景下的企业档案管理工作，受到了越来越多企业管理者的重视。面对发展中存在的问题，企业应该抓准机会，迎难而上，将挑战化为动力，将困难转变机会，促进企业档案管理工作在大数据时代背景下取得更好的发展。

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