计算机办公软件的分析及应用

龙斌

（桂林航天工业学院航空旅游学院 广西壮族自治区桂林市 541000）

1 引言

办公自动化是跨学科的综合领域，是将其中计算机软件、通信、管理信息系统等其他科学技术集成在一起，以完成办公室自动化。教育技术的发展，校园办公自动化系统作为校园信息化建设的中心，可以改善校园办公环境，提高办公质量和效率，并加快发展速度。校园管理标准化、科学化、网络化的过程对促进高等教育信息化的发展具有积极意义。宋建松[1]采用了一种新型教学方法，克服了时间和空间的局限性，可以为学生提供易于理解的教学信息，减少了学生的理解难度，改善了教学效果。董剑林[2]从微课程入手，解释了微类在中等职业学校计算机办公软件课程教学中的作用，并具体分析了微课的应用策略。李菊霞[3]为实现大学计算机应用的基本教育目标，要求学生掌握计算机的基本理论知识，并精通计算机办公软件。因此，基础计算机应用程序培训的重点是应用所学内容。

2 计算机办公软件在教育办公系统的必要性

大数据技术不断更迭使得生产生活更加便利。互联网根据用户需要，准确地搜索信息并通过某些过程来获取所需的资源。在高校教育教学理念下，计算机学习的最终目标是为社会服务，因此新课程改革明确定义了对实用性和包容性人才培训的需求。这就要求高校不仅要重视学生理论基础课程的学习，还要求学生具备实践能力和运用大数据解决现实问题的能力。目前使用的计算机媒体软件主要通过播放课件来展示课堂教育内容，课件的设计是基于新课程改革的教学活动。在进行素质教育的过程中，可以极大地促进学生的学习。另外，在使用多媒体教学的过程中，教师可以在一定程度上降低课程的难度。媒体的一般使用可以在教育过程中利用每种媒体的优势，并提高教育效果。因此，在学习过程中，教师可以根据学生特点和教育目标的需要，选择个性化多媒体课件的设计。

3 高校计算机办公软件板块设计

（1）系统登录端口板块设计分析。目前，系统管理员和全体教职工是计算机办公软件使用范围内的两大主体，办公软件内的所有信息设置均满足用户主体的需求。管理员可以控制后台数据，同时解决其他用户的相关问题。例如有调整特权，锁定帐户，修改密码等权限。管理员可以掌握数据库，包括用户新增数量以及用户使用情况。系统版本的更新以及系统内部信息更替等，做好后台服务处理工作。首先是进入登录系统界面，通过输入账号信息及密码，完成相关操作。在此阶段部分，主要有三个环节展示。首先是系统登录部分，输入账户密码登陆，当出现密码账户错误或身份验证失败的情况，则需要重新登录。其次是帐户密码锁定，需要重新申请账户认定，系统管理员通过查询系统信息，解除账户密码锁定，重置密码，返回登陆界面。最后是身份验证环节，当用户信息与实际操作信息不匹配时，需确定用户办公管理系统的权限是否被授权，再重新进行认证。

图1：用户登陆功能

图2：系统桌面功能

图3：私人办公室模块的实现

（2）系统桌面功能板块设计分析。系统桌面主要展示功能菜单信息，用户通过系统指引来完成人员查询、公告等操作。同时。在信息栏界面实时展示学院信息以及学院公告等。在个人信息部分，也可以创建工作计划与安排。系统桌面功能是办公软件的重要展示环节。首先是菜单展示，用户根据板块信息进行操作。系统管理员有权操作管理查询系统，例如网络办公室和人员信息等。其次是信息通知，大学通知和新闻发布在此模块中，用户可以随时查看最新新闻。最后是日历时间，用户可以将时间表添加到系统提供的日历中，系统会不时自动通知用户注意该时间表，以防止用户错过重要的时间表。

（3）私人化办公室功能板块设计分析。私人办公室功能主要针对的是个人化操作，教职工通过使用私人办公系统，完成日常办公室任务。在完成相关任务后，可直接返回到系统桌面。私人化办公室的功能主要体现在以下几个方面。首先是个人信息部分，用户设置相关信息，完善个人信息展示，以方便人员信息查找，促进内部沟通交流。其次是任务完成，系统用户查看任务信息，并完成操作。

（4）行政办公功能板块设计分析。大学行政部门的主要职责是计划各种资源的总体规划，协调各个部门之间对学校资产的使用，并确保大学各项工作的顺利进行。行政办公室模块主要包括以下功能：1.耗材管理：用户可以通过此功能申请办公用品。2.图书管理：高校图书馆以外的所有部门都可以编辑和购买自己的图书，用户可以通过此功能搜索图书，并获得与各个部门相关的图书借阅和剩余图书数量。3.资产管理：校园资产管理是行政工作有序进行的物质保证，资产管理人员可以利用该功能完成校园资产管理。

（5）正式文件管理功能板块设计分析。正式文件管理是指大学各部门的正式文件的创建，传输和管理，是可以创建正式文件并产生实际效果的任何活动。正式文件管理中最重要的部分是正式文件的接收，这要求在接收正式文件时进行注册，并在发布正式文件时起草。其中，模块中包含的特定功能包括：1.接收单据管理：当接收到正式单据时，系统自动注册接收状态，并将正式单据的状态显示为“已读”。2.文件管理：使用系统的内置编辑器编写正式文档的内容，选择目的地或收件人，然后检查正式文档。3.请求管理：请求管理是请求上级部门对文档进行评论和回复。用户编写来自编辑器的请求，并将其发送给上级部门。

4 计算机办公软件在高校教学管理的应用

（1）登录端口板块设计分析。登录端口主要是以对话框形式的登录界面。对话框顶部栏主要显示系统名称及版本。通过点击“系统”，弹出登录对话框界面。在登录帐户系统中输入相关的信息及密码单击“登录”按钮进入系统界面。若密码和帐号与信息不正确，系统将会出现“输入的密码无效，请再次输入”对话框，登录系统界面会有两次重新输入密码的机会，超过次数则有可能会被锁定。初始化系统后，将为每个用户设置默认密码，并且用户也可以修改自己的密码，以防止其他人窃取其帐户。成功登录系统后，将激活所有功能，并且可以单击“常见任务”按钮来完成这些系统功能（图1 为用户登陆功能）。

（2）系统桌面功能的实现。成功输入密码后，将进入本节中显示的系统桌面页面。在页面中心，可以直接查看各种公告，阅读正式文档，待办事项，各个部门发布的信息以及合作伙伴动态，然后单击相应的标题以查看详细信息。在页面顶部，有诸如网页调度和作业日志之类的按钮，单击此按钮将到相应的功能页面。页面的左侧是系统桌面的功能选择区域，页面最左侧的列栏可以选择特定任务，例如网络办公室，人力资源和系统管理。最后，用户可以通过单击页面右侧的“日历”以添加时间表来输入学校日历。图2 为系统桌面功能。

（3）私人办公室模块的实现。从系统桌面中选择“网络办公室”项，然后加载“个人办公室”项以进入本节中显示的“个人办公室”模块的页面。在页面左侧的“个人办公室”下，将找到特定的办公室内容，例如“我的笔记”，“工作日记”等。选择“我的任务”以完成排序任务和查询任务。如果需要对任务进行排序，请选择“排序任务”以进入任务添加界面。在编辑界面中，可以添加任务的分配器，执行程序，任务内容等。编辑后，单击底部的“直接提交”，刚刚提交的作业将显示在右侧的空白处，可以取消操作并选择“删除”（如图3）。

（4）管理办公室模块的实现。将“管理办公室”项加载到网络办公室后，它将进入本节中指示的管理办公室模块的页面。在页面的左侧，将看到当前用户可用的选项菜单。如果用户需要申请会议室，请选择页面左侧的“会议管理”功能。在页面中间，首先显示房间入住情况。用户可以请求使用会议。在页面底部添加会议类型，会议主题，输入内容信息，然后通过“会议室”的下拉菜单选择一个免费会议室，然后单击转到下一步，将会议室应用程序保存在左上角。

（5）正式文件管理模块的实现。在网络办公室中加载“官方文档管理”以进入官方文档管理子模块的页面。如页面左侧所示，正式文件管理包含四个功能：文件接收管理，文件发布管理，请求管理和正式文件文件。如果需要上级部门的指示，请选择“管理请求”以在页面中间编辑请求。通过下拉菜单选择请求类型，输入销售线索阅读器，输入请求标题，在文档或表格栏中输入请求的内容，然后在请求内容中添加附件。编辑后，单击“下一步”保存请求内容，提交的请求将会通过系统提交到上级部门。若用户需要借阅历史正式文件，需要选择文件按钮，然后单击历史记录，将会出现历史文件选项，可供用户阅读。

5 总结

校园办公自动化作为校园信息化建设的中心，可以改善校园办公环境，提高办公质量和效率，并加快发展速度。文章介绍了计算机办公软件在教育办公系统中的必要性，对高校计算机办公软件板块设计与高校计算机办公软件的具体应用做了重点分析，促进计算机办公软件更加合理的应用。