现代医院管理制度下的综合档案管理体系建设策略

文·吴善锋

新冠肺炎疫情以来，党中央对卫生健康体系建设提出了更高的要求，“十四五”时期提出“全面推进健康中国建设”重大任务，重视卫生健康事业在经济社会发展及基本民生保障中的根基地位。在此背景之下，公立医院应当完善档案管理制度并细化档案管理规则，提升医院档案信息配置工作效率，促进管理能力现代化发展。国内大多数公立医院具有悠久的建院历史，档案资料繁多冗杂，还存在着档案室设施陈旧、档案归置区域较为分散、管理规则相对简易等问题，已无法充分满足全院档案需求。医院档案建设问题对内影响着全院规范化管理工作，对外则关乎每一位求医者的基本医疗需求。因此，建立医院综合档案平台不仅能够有效提升医院行政工作效率，更能为医院未来综合服务体系建设提供信息支撑。考虑到档案室通盘接洽各科室的工作需求，制定切实可行的措施，建立一个专业性强、规范度高的综合档案管理体系亟不可待。

本文创新提出建立公立医院综合档案管理体系，以综合档案室为体系中枢，结合线上信息化档案数据库，搭建“集中收纳-集约鉴选-保密管理-统筹调度”一体化平台。综合档案管理体系交互线上线下双重管理，引入大数据技术对档案资料进行专业化处理，促进医院工作管理系统现代化发展，以期为我国公立医院档案管理提供具有实践意义的借鉴思路。

一、综合档案管理体系架构方案

综合档案管理体系的功能应当承担除病案以外的全部档案的收集、管理和利用工作。搭建体系能够最大化发挥其基础功能，本文据此提出了建设以实体综合档案室和电子档案数据库为核心，基于档案工作的“收集-管理-利用”传统标准流程提出“集中收纳-集约鉴选-保密管理-统筹调度”四层组织架构，分清主次，细化流程，采取专人专用的归口管理原则和OKR目标与关键成果管理法则，进一步加强医院档案管理工作改革深度，同时提高建设标准，拓宽综合档案室建设规范的使用广度。

（一）集中收纳

对档案资料的收集工作要由分散管理向归口管理转变。从人员配置角度来说，以往的档案室资料分散、人员不足，虽以节约人力成本为初衷却间接加剧了低效边际成本，无法有效协同全院工作步调。综合档案管理体系的第一步“集中收纳”是对档案资料的预处理，要求各科室指定一名政治素养良好、工作经验丰富的收集员，负责收集和整理直属科室的档案资料并定期向综合档案室移交。移交环节强调严格审核登记，表明档案来源、收集时间及专人签字等基本信息，科室主任应当予以工作支持。另外，各科室收集员要定期集中培训，跟进医院工作新政策，自由交流工作心得，保持综合档案室制度的一致性和协调性。档案资料的集中收纳和归口管理能够做到最大程度上精简人员安排，专人专用、各司其职，为档案资料的后续归入工作打下基础。

（二）集约鉴选

档案保管环节分为集约鉴选与保密管理两个大方向，其下细分为鉴定、筛选、编目、保管、检索、编研六个二级工作流程。档案管理要求严格、工作缜密，轻易剔除销毁内部资料可能造成不可逆的后果，因而要先进行鉴定和筛选。集约鉴选环节安排综合档案室专业工作人员先进行大类归置，再细分编目。编目按照横纵双向规则排列，横向按文档所属部门名称分类，纵向依据管理层与各科室的隶属关系编码。编目应当理清主次，按照内容、级别和日期设定次级单位，逐级装订并录入数据库，对于无法划分级别的文件可酌情与本部门文件并列归档，最终使用官方归档印鉴统一收藏，以便检索使用。

（三）保密管理

保密管理涵盖纸质档案资料及数据库资料。对收集资料进行编目后，工作人员运用数据关联技术对资料进行识别扫描，统一上传至线上数据库，融合各类别、各科室档案资料，真正实现跨区域的信息化数据库。同时，纯电子档案也无需二次上传，直接通过院内系统传送至数据库即可完成信息归档。应当按实际情况对档案资料设定五到三十年不等的封闭期，电子档案涉及加密则应采取内网内控，资料传递要严格把控载体，对内部工作人员按需设定数据库权限。保管环境方面，对纸质档案的保管需要更加专业的环境要求。从专业角度讲，综合档案室建筑面积应能容纳目前各类资料存放，还应考虑划分相对独立的建筑或楼层，为档案室提供办公区、工作区和阅览区等必要场所。

（四）统筹调度

档案的重要价值体现在利用，使用环节强调精准满足档案配置需求。四层组织架构最后一环本文提出统筹输出平台，即配合包含行政、党建、医疗、护理、基建等资料于一体的综合档案室进行集中配置。前期将所收集的档案资料精编索引，取用时可在档案数据库按编目代码直接搜索、具体定位，缩减目前普遍存在的“一手需求、二手传达”的冗杂服务环节，提升档案输出方的准确性与高效性以及资料需求者的体验感。另外，本环节还需配置专业工作人员，设立层级授权管理机制，要求调用内部档案资料前先向综合档案室提起申请及审核，再由档案室及时调出。

档案管理的集中调度使用能够更好地利用档案资源，提升资源配置的准确性和及时性：在支持决策方面，统筹输出平台可以为院领导决策提供资料支持，充分利用档案资源；医院管理方面，可以通过参考以往对各科室的检查指标、评价结果等信息，达到检查透明化、评价落实化的理想结果，进一步细化各科室的医疗工作安排；学术科研方面，综合档案室编研的医院年度科研成果、专业论文等集册能够方便医务人员查阅使用，为医护人员掌握医疗新知识、解决医疗重大难题等提供帮助；日常维护方面，可以随时查看基建方案和建设图纸，为医院日常维修和建设提供便利。

二、综合档案室及档案数据库建设标准

医院档案与人民群众的切身利益密切相关，对医院档案工作的重视就是对人民群众医疗健康问题的重视。综合档案室作为综合档案管理体系的核心环节和实体基础具有至关重要的作用，应当严格按照国家档案局的建筑参数标准，结合医院实际需求落实档案室建设。

（一）建筑环境标准

综合档案室房屋建筑要求执行《档案馆建设标准》，环境方面主要有以下两点必要考虑：一是地面承重与防火防盗，二是采光通风与温度湿度。选址应当就院区内部地形因地制宜，临近道路符合消防疏散、装卸运输要求。为做到纸质资料的拿取便捷，档案存放柜体不应过于密集，柜体不得超载。档案室应当采用防盗门窗，并配备专业灭火器材和警报器。同时，考虑到纸质资料及信息化数据库设施受日晒直射、发霉受潮、使用磨损等消耗影响，应当分时分季对综合档案室的通风和供暖进行调整。数字化档案用房可设置智能门禁识别和监控报警系统，对线上储存系统加强电子巡查安防。

（二）人员配备标准

综合档案室应当专项成立组织领导结构，明确体系运行的管理机制、运行机制和监管机制，建立由院办领导任组长、档案室负责人任副组长的综合档案室领导小组，统一组织协调，全力协调档案工作。医院综合档案室通常隶属院办公室管理，在人员配置方面应设综合档案室主任1人及专职档案管理员5人以上，其他各科室内设兼职档案管理员1人。专职档案管理工作人员应保持相对稳定，调动工作时也应做好工作交接，及时登记注明移交信息。此外，对于档案数据库应当对应配备计算机专业人才，及时对设备进行更新维护。

（三）区域设施标准

档案室按功能划分区域后，应当对应配备固定设施。对应收集环节应将保管室分为非开放档案保管室及现行档案保管室，除档案柜等基础设施，还应配备消毒、检测等专业器材，满足档案保管的特殊性；对应鉴选和保管环节，综合档案室应当配备装订区、校对区、修复区及编志室，对音像档案应单独归类，档案数据库则配备服务器机房和公共计算机室以便检索查看；对外利用环节考虑档案使用者的需求，服务大厅分开放阅览区和使用者休息区，公示综合档案室及档案数据库使用规则。

三、综合档案管理体系工作原则

本文提出对综合档案管理体系采用OKR管理法作为工作原则对全流程进行把控，包含的Objectives和Key Results代表项目的目标和结果。其中目标强调阶段性，结果强调关键性。综合档案管理体系是对公立医院档案室工作全面升级，最终目标就是替代原有的简易档案室成为医院工作环节中不可或缺的一环，满足内外部档案资料使用者的需求，促进医院现代化发展。

对于阶段性目标，OKR法将最终目标设定为最高级别，向下兼容团队目标和个人目标。在实践中，综合档案体系的所有参与人员可以先设定个人阶段目标，比如集中收集环节的工作人员大多数由各科室医护人员兼职，并未深入档案管理体系，那么该环节工作人员可以依据个人实际工作情况设定目标，反映在管理体系平台中。而对于参与核心环节的综合档案室工作人员，则可以在平台中发布个人目标后，认领与个人目标有强关联的团队目标，集中协作，进一步促进目标达成。OKR法则的优势在于将目标量化、细化，按照优先级对阶段性目标进行排列，而不是直接通过控制工作人员的绩效来反压目标的达成，更符合事业单位承担公共事务管理职能的工作特性。

关键性成果则是设定优先级目标的必然体现。管理方式的转变不仅体现在工作流程的变化上，还需考虑影响新体系实施的各种潜在问题，预想实际工作中可能出现的障碍因素，综合档案管理体系才能正常运转。如果将单一阶段目标与结果视作一次小循环，那么OKR原则的关键性成果评估就是对小循环的总结。通过关键性成果再对前期目标进行修正，由小循环不断推进工作进程，最终实现综合档案管理体系在公立医院管理工作中的大循环。OKR管理法的关键性成果能够极大程度上提升工作人员的主观能动性，保障综合档案管理体系的灵活性和实时性。

图1 OKR管理法下的综合档案管理体系

依据OKR目标与关键成果法结合我国公立医院管理工作现状设定的工作原则如上图所示。OKR管理法在上市公司中通常设定五至六个阶段性目标，考虑到公立医院管理层级规范、经营范围分明的实际情况，将工作的目标设定为长期愿景、年度规划和月度与季度目标共三个层级。院级目标即管理体系的最终目标，党和政府要求公立医院坚持管办分开、分类指导，对医院档案管理工作的革新有助于落实现代医院管理制度。团队目标与个人目标是体系具体运行的表现，应当结合医院工作年度对工作进行规范分析，并细分到月度、年度，最终落实到档案工作人员的每一个工作日上。

管理工作将长远工作目标按时间切分为具体目标，按时间节点划分后应当在既定的截止时间以量化形式展示该段期间内的工作成效。目标设定后，应当在每一次“目标-结果”循环完成后立即进行评价，将统计数据可视化，根据实施效果及时协商并调整目标方案。各科室的兼职收集人员与档案室专业服务人员的工作相辅相成，个人目标的实现促进团队目标的实现，最终反馈到院级期望，实现由小循环到大循环的动态管理，促进综合档案管理体系平稳运行的关键性成果。

四、结语

新冠肺炎疫情以来，党和政府关心关注国家公共卫生体系建设，提出建设平战结合的重大疫情防控救治体系，强化公共卫生法制保障和科技支撑。档案管理作为医院管理工作的重要一环，建立综合档案室及配套管理体系是医院发展的必然要求，而云计算和大数据技术盛行的互联网时代背景为档案管理工作带来了新的管理思路和实践方式。档案管理人员应当积极识别机遇与挑战，医院也应高度重视档案管理在综合能力建设中的重要地位，及时将新技术和新思路引入管理方法，上下同欲，紧跟党对公立医院改革要求的步伐，把握新形势和新局面下医院的进步需要，更好地服务公共卫生事业的建设与发展。