信息化技术在山东省胶东地区引黄调水工程建设档案管理中的应用与思考

文·庄志凤

山东省胶东地区引黄调水工程是党中央、国务院和省委、省政府决策实施的远距离、跨流域、跨区域大型水资源调配工程，是山东“百”字型骨干水网的重要组成部分。该工程线路全长482㎞，其中利用引黄济青工程既有输水线路172㎞，新辟输水线路310㎞。该工程2003年开工建设， 2013年底完成综合调试及试通水，2019年完成竣工验收，这一宏伟工程的建成通水有效解决了胶东半岛地区的用水需求，有力支撑了受水区经济社会发展。工程历经16年的建设与运行，形成了纸质档案16092卷、18489件，照片资料39017张，光盘资料8967盘，竣工图纸19727张，完整记录了工程从立项到竣工验收全过程涉及的建设管理、财务、施工、设备、科研、监测、检测、服务、运行等各门类资料。数据内容庞大，对日常管理、使用提出了很高的要求。随着时代的发展，以信息技术为代表的新业态、新模式、新技术等不断更迭，同时，工程建设档案管理工作也面临新问题、新需求，迫切需要紧跟时代步伐，加大信息技术应用范围和投入力度，同步提升档案管理和服务水平。

一、工程建设档案信息化管理的重要意义

（一）适应档案管理信息化建设要求

当前，社会发展信息化、智慧化趋势日益凸显，为适应国家信息化建设和档案事业发展的要求，国家档案管理部门已把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局，提出了档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的发展需求。胶东地区引黄调水工程在建设之初，即确立档案工作采用现代化管理方法，充分利用新技术，开展工程档案数字化工作，建立档案数据库，大力开发档案信息资源，提高档案管理水平，努力实现“一流工程，一流档案，一流管理”的目标，并得到主管部门充分肯定，在档案专项验收中评定为优良。

（二）提高工程档案的准确性，实现档案收集的时效性

根据工程建设管理要求，工程档案的收集与归档须与工程建设同步完成。但在工程实际建设过程中，普遍存在重进度、轻档案，以及初期赶进度、后期补档案的情况，因未及时将过程资料进行整理和记录，后期补的档案普遍存在资料不全、时间逻辑错误、无法真实反映施工过程等问题，增加了档案管理的难度和工作量。通过在胶东地区引黄调水工程建设中应用信息化技术，可以根据工程建设进度，自动将工程建设过程资料提取至工程档案管理系统中，保证档案信息的收集、归档与工程建设进度同步，在有效贯彻工程建设管理要求的同时，确保工程档案资料的真实性、准确性、完整性。

（三）提高工程档案保管的安全性

档案资料作为宝贵的信息资源是工程建设内涵的重要组成部分，档案管理的首要工作就是要确保档案资料的安全性、完整性、连续性，其寿命周期一般应远长于工程实体的运行存续周期。与纸质载体的档案保存方式相比，信息化技术的应用优势更加明显。以纸张为载体的档案保存要求极高，如遇治安、安全、湿度、温度等环境因素的变化影响，极易出现档案损坏、丢失等问题，有可能造成不可估量的损失。且由于时间跨度大、管理人员更迭等原因，使用过程中极易造成档案借阅未还、丢失等问题，不利于保持档案的完整性。通过建设信息化的工程建设档案管理系统，可以充分发挥信息化的优势，对档案资料进行电子化保存，且可实现异地的容灾备份，不仅提高了档案的保存时间，也大大提高了工程建设档案的安全性。

（四）为工程建设提供准确、快捷的数据，有效提升办公效率

传统档案管理，基于纸质材料记录工程数据，需要耗费大量的人力和物力，不仅工作成本高，投入的时间也多，通过数字化档案管理系统提供的多种功能，可以更好地辅助完成工程建设档案管理工作，包括原始数据以及图纸资料的输入、生成管理报告、对需要的资料信息进行及时的查询、及时修改档案资料中存在的错误、需要纸质档案时直接打印等，还能对档案进行分类、统计，有效提高工作效率。同时，随着信息化技术在胶东地区引黄调水工程建设中的应用，可将工程建成初期的参数指标与工程启动及试运行获取的数据作对比，通过数字化档案的计算与比较，能够直观的反映出差异，速递给运管人员分析研究，以便采取相应的工程与管理措施，降低时间与人力成本。若单靠手工操作，耗时长，耗资大，还需投入大量精力，影响工作效率，应用信息化技术能有效地改善这种状况。

二、信息化技术在胶东地区引黄调水工程建设档案管理中的应用

（一）电子化档案采集，形成信息化档案管理基础

档案信息化管理的基础，首先要将档案以电子文件的形式采集至信息系统中，并将结构化数据采集入库。通过高速扫描、OCR识别等技术，对引黄调水工程的历史档案资料进行梳理和归并，按照信息化系统管理的模式进行数据关联和导入，以确保原始测量资料的完整。胶东地区引黄调水工程档案管理系统，根据管理对象特点和工作实际，保留泵站、闸站等各控制建筑物和输水渠道的原始数据以及竣工图纸、主要控制节点和水位档案等。

（二）基于物联网的一体化、智能化的实体档案管理

胶东地区引黄调水工程建设档案采用实物档案和电子档案并重的管理模式，基于实体档案管理对环境的高标准要求，通过为档案柜安装温度、湿度、烟感等物联网感知设备，实时监测档案柜的环境信息，并可将数据实时回传管理平台，供管理人员查看和分析，当环境变化超出警戒阈值时，可自动发送预警信息并进行声音报警，便于管理人员及时发现和解决问题，有效确保了实体档案资料的安全。

（三）基于RFID标签技术的便捷检索和智能盘点

胶东地区引黄调水工程建设档案资料时间跨度长、工程内容多、参建单位多，众多的实体档案，难免造成存放次序错乱等问题，造成实体档案检索困难，也为档案盘点工作带来了额外的工作量。通过RFID标签技术，为档案柜、档案盒贴上RFID标签，形成唯一的“身份证号”，结合档案管理系统，配合扫码器等盘点设备，可以快速定位档案位置，并实现一键盘点，可自动将盘点数据回传档案管理系统，实现自动比对，还可自动生成统计报表，形成盘点记录和盘点报告，有效提升档案盘点工作效率，同时也降低了档案管理人员的工作量。

（四）基于管理流程的在线借阅管理

在档案日常管理工作中，档案资料的查阅和使用是经常事务，建设胶东地区引黄调水工程档案管理系统，通过建立电子化借阅工作流程，实现借阅申请、审批、归还、超期预警等在线操作，既提高了档案借阅管理效率，也可有效防止档案遗失。

（五）基于水印技术的电子档案防泄漏

针对电子档案在流转过程中可能存在的泄漏、泄密等问题，胶东地区引黄调水工程建设档案管理系统通过智能水印技术，对已归档的电子档案进行水印处理机制，可自动在电子档案背景中添加档案单位信息、安全提醒信息及第一次打开文档操作人员的信息，可有效防止档案资料泄漏，也便于发生泄密事件时启动追责便于追责。

（六）“两地三中心”的电子档案容灾备份安全机制

针对电子档案的数据安全要求，胶东地区引黄调水工程建设档案管理系统配套建设了“两地三中心”的数据安全保障，建设了主数据机房和备用数据机房，进行电子档案数据的存储。主数据机房采取“双活”存储机制，形成2个文件存储中心，并可实时同步，同时利用备用机房的灾备存储，实现异地的文件存储，有效的保障了档案资料存储的安全性。

（七）基于全文检索技术，助力档案价值挖掘

工程档案管理系统建设的初衷，就是要更好的挖掘档案资料的价值，变档案信息为知识资源，变历史数据为工程资源。胶东地区引黄调水工程建设档案管理系统，通过信息化手段和全文检索技术，可以穿透电子档案文件，直至档案文字内容，直接对档案实质性需求内容进行检索，而不仅仅局限于案卷题名、档号等表面信息，可以更加直观、便捷的检索到需要查询的全部信息，并通过对这些历史数据采集与对比分析，自动生成发展趋势曲线图、柱状图等。以实际工作场景为例，要想掌握渠系、建筑物、设备等高程、水位、过境流量、老化深度、电器参数等情况以及这些历史数据的变化趋势，需要通过设计、建设、运行管理等各历史过程中记录和归档的相关数据进行行进规律与警戒参数进行对比分析，通过这些分析，可以发现原工程方案中不适宜现阶段需求的情况，发现建筑物或设备变形、老化等安全隐患，对工程的建设、大修、改造提出优化建议。

三、工程建设档案管理工作中的几点思考

（一）推进档案信息化基础设施建设

档案管理信息化是智慧水利建设的重要组成部分，有关部门及相关工作人员要树立正确观念，加强对工程档案管理信息化的重视，积极响应“‘十四五’规划建议”，在工程建设中引入信息化技术。作为法人单位的工程档案管理部门，可以通过构建工程档案信息化管理系统，为各单位开通档案提报端口，实现档案在线远程报送，解决档案报送的时间和空间限制问题，便捷档案资料录入，有效减轻建设与运行管理单位工作量，降低参建单位工作成本，同时提高档案管理、服务与开发利用水平。

（二）加强档案管理人才队伍培训

档案信息化建设的关键在于对档案管理人才的培养，要充分发挥信息技术在信息化工程建设档案管理中的作用，就需要加强对档案管理工作人员信息技术的能力培训。水利工程建设与运行领域，涵盖项目法人、代建、设计、监理、施工、设备生产、运管、代维、质量检测与评定等众多单位，根据工程建设管理规定，各单位均需按要求提交工程档案，要加强参建单位档案管理人员的信息化技能培训，使档案管理工作人员既具备档案管理的技能，又具备熟练的计算机操作能力，同时熟悉工程档案管理信息化系统的使用要求，以适应时代发展对档案管理工作的新要求。

（三）提升工程档案管理、服务能力和水平

工程档案管理工作的目的，是要更好地为工程建设服务。在积极开展档案信息化建设的同时，要适应新技术、新模式的发展步伐，不断更新管理制度，规范管理流程，积极推进档案信息化标准建设，提高档案接收、保管、利用等各环节的完成质量。档案管理部门要深入挖掘档案的价值，提升服务能力和水平，为工程建设及运行人员提供更加便捷的查询、借阅、数据信息统计和分析等功能，促进档案资料发挥更大的作用。

四、结语

信息化技术是智慧化水利建设的重要支柱之一，为调水工程的发展提供了强大的工作优势，实现工程档案管理的现代化离不开信息技术的开发与应用。为实现工程建设档案管理的现代化、规范化和程式化，需要建立覆盖完善、标准统一、流程便捷的工程建设档案管理信息化系统。同时，加强有关部门与相关管理工作人员对工程建设信息化档案管理的重视程度，使工程档案管理信息化更好地发挥作用，提高工程档案管理的质量与运用效能。