探究新时期加强企业档案管理工作的有效途径

廖晶晶

摘 要：随着计算机技术的发展，信息技术在企业管理中的应用逐渐广泛，在企业管理工作中，档案管理是重要管理内容。在新时期背景下，加强企业自身档案管理，对提高企业管理水平和工作效率，促进企业可持续发展有重要意义。本篇文章主要介绍企业档案管理的重要性，分析现阶段企业档案管理工作中存在的问题，以此探讨新时期加强档案管理工作的有效途径，进一步提高企业档案管理水平，促进企业更好发展。

关键词：新时期;企业档案管理;有效途径

引言

企业发展运营涉及到各种各样的档案资料，在企业管理中，企业需要通过档案信息对企业生产经营活动进行分析，以把握企业发展方向。档案资料作为企业进行数据分析、经济决策的重要依据，对企业的管理和发展有重要作用。现阶段，企业管理目标的进一步提高给档案管理工作提出了新的要求，各个企业越来越关注档案管理在企业管理中的应用，而在这个过程中，问题也逐渐凸显，这也为企业档案管理带来了挑战。因此，新时期，企业应加强档案管理模式的更新，在管理中不断发现并解决问题，优化档案管理策略，提高企业档案管理水平。

一、新时期加强企业档案管理工作的重要性

档案管理在企业管理过程中发挥着重要作用，企业发展离不开对发展目标、发展模式的决策和确定，而最终决策的确定须得借助于档案资料，档案资料为企业管理者作出科学合理的企业发展决策提供可靠依据。相关部门应用档案将企业生产经营活动过程中涉及到的财务指标、经营数据等信息进行收集整理，将归档的经济数据资料提供给企业管理部门，管理者根据经济分析判断企业发展状况，对发展预案中不合理之处进行调整，作出有利于企业长期发展的决策，保障企业正常经营活动的开展。对于企业生产经营活动来说，企业档案管理可对通过整理对企业发展情况进行归档，从而为企业经济决策提供参考，特别是在新时期，数据信息繁杂，有效的档案管理方式可快速整理档案资料，为企业发展提供数据资料支撑[1]。因此，企业应加强档案管理，根据企业实际情况采取适合各个部门文件资料的档案管理方式，完善档案管理模式，做好企业发展过程中各类资料的管理，为企业长久发展奠定信息基础。

二、新时期企业档案管理工作开展过程中存在的问题

首先，部分管理层对档案管理的重视程度不够，档案管理工作难以全面展开。对于大部分企业来说，加强企业管理，占第一位的应是全面深入了解企业发展历史和具体情况，根据档案资料作出发展决策，为后续的生产经营活动打好基础，然而当前许多企业在企业管理过程中，对相关的档案管理意识较为薄弱，主要是企业的经营管理者对该项工作不太重视。企业的经营管理者对档案管理的不重视、了解不全面，或是只注重经济效益的提高而忽略经济发展资料的整理归档，会造成企业经济数据的不完善，难以在企业发展中积累发展经验，会阻碍企业管理的整体效果。相关人员缺乏完善的档案管理意识则直接影响到该项工作的开展实施，因为他们不具备科学深入的档案管理思想，容易导致在开展管理工作的过程中忽略资料归整或者偏重其他方面的管理，无法全面掌握企业的经济形势。

其次，档案管理信息化水平尚待提升。档案管理作为企业管理中必不可少的环节，会涉及到企业内部各项资料的收集整理，需要不同岗位人员间的沟通协调，而这个过程中采用科学的管理方法至关重要，有效的方法才能使档案管理工作更有参考意义。但是目前许多企业的档案管理仍偏向传统的人工纸质化管理方式，管理方法较为固化简单，如此一来，采用数据化管理的企业与采用传统模式管理的企业，很快拉开了差距，后者在档案资料统计时效上明显落后于前者，传统人工简单化的管理效率较低，管理中需耗费大量人力物力，无法高效地为企业发展提供信息服务[2]。

三、新时期加强企业档案管理工作的有效途径

1.强化管理意识，重视档案管理工作

采取行动的前提是具备全面的意识。当前企业在实行档案管理的过程中，首先应强化管理意识，而这种意识不仅仅指需要进行档案管理的意识，还包括对当前管理方法、作用的全面深入了解，在此基础上进行全方位的意识传播，使整个企业、每个部门、每个员工都了解档案资料在企业管理中的意义。企业可以在内部加强宣传，企业管理者可以召开关于档案管理的专题会议，对企业进行档案管理的要求、方法作出明确目标，鼓励大家建言献策，对管理方法提出建议，更新企业管理理念，促进档案管理工作形成长效机制。相关管理人员作为档案管理的主要实施人员，更应强化管理理念，积极学习借鉴优秀的档案管理理念，主动探索和更新管理方法，切实提升自身管理水平。

2.规范完善管理制度，形成科学合理体系

制度体系作为管理工作顺利进行的基础，对于一些大型企业有不可或缺的作用，所以企业必须着力完善档案管理制度。首先应该在企业管理目标的基础上明确管理部门及相应职能，理清划分各部门的职责范围。建立健全管理制度和流程，一方面要将有效的归档流程贯穿于档案管理的各个阶段和环节，形成完整的制度体系，使得管理工作做到有章可循，不至于错杂无序。对于规模较大的企业其制度体系更应该制定详尽，需要涉及到企业的生产经营、物品采购、销售、人员等多方面内容，所以，企业档案管理制度的制定还要根据企业具体的实际情况进行补充，提高其科学完整性。另一方面，应落实好档案管理制度的责任，不仅是落实到部门，还要落实于工作人员，做到各个管理人员明确各自岗位职责、任务，以此加强监督，确保管理效率，并有效优化了档案管理的工作流程。

3.提升档案管理人员的专业素养

企业档案管理质量的高低与管理人员的水平紧密联系，管理人员是进行档案管理工作的主体，因此管理人员专业素养的提升至关重要。企业应加强管理人员的专业素养建设。可以通过专业技能培训，促使管理人员学习先进的档案管理理念和方法，学会使用信息技术开展资料整理工作，提高工作效率，同时确保信息数据的准确性。除此之外，企业要合理分配各个岗位的工作人员，对管理中的统计资料记录和收集应配有专门的人员负责，避免整理过程中数据资料的混乱，也能使各个环节的管理工作都能得到密切的配合和衔接。企业文件资料较多，实时性强，在企业的档案管理工作中，还要落实考核问责机制，每个环节的资料管理有人负责，也要有人监督。企业可以根据每个部门、各个环节的具体情况，建立人员考核机制，对管理过程中出现纰漏的环节进行问责，奖优惩劣，以此作为考核目标，从而调动管理人员的积极性，更好地发挥档案管理的作用。

4.运用信息技术优化档案管理措施

近年来，信息技术发展较快，逐渐渗透到社会发展的各个领域，企业管理也不例外。企业发展的档案和数据对后期发展有借鉴意义，也能使企业的发展过程有据可查，然而其相关的资料信息涉及整个企业的方方面面，日常的经营活动信息都需要做到仔细归档，还要保证其准确性，整理起来有一定难度，所以企业应加强信息建设，利用信息技術，将企业信息数据化，日常的信息只需要通过电子技术按照统一的格式录入管理系统即可，同时，信息技术还能对企业经营的数据资料进行分类、整合，数据统计失误小。这样管理人员在收集资料时可以依托数据化资料，从而大大减轻工作人员的工作量，也提高了管理效率。除此之外，在管理过程中，企业应依托数据化管理，不断丰富管理方法，发挥计算机技术的优势，创新档案管理方法，采用多种方法优化管理措施。例如，在档案管理过程中，对于不同部门数据的整理、传输工作，可依据互联网在企业内部建立共享平台，管理人员则可在平台上查询数据信息，可减少中间环节的工作，切实提高档案管理效率，促进企业管理水平的进一步提高[2]。

结语

综上所述，档案管理在企业的管理过程中发挥着至关重要的作用，企业必须予以重视，将档案管理办法更广泛地应用于企业管理中。同时，在档案管理过程中，积极总结经验，对管理中存在的不足予以改进调整，学会运用信息技术创新档案管理模式，以此优化和完善管理方法，在企业管理中形成更为精准完善的经档案管理体系，不断提升企业档案管理水平，推动企业的更快更好发展。

参考文献

[1]程琪.新形势下做好企业档案管理工作的思考探究[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2020（9）：25-26.

[2]陈松梅.探析新时期加强企业档案管理工作的有效途径[J].办公室业务，2020（16）：113-114.