创新档案管理理念实现档案管理信息化

孙迪海

摘 要：档案是一种人类社会发展不能缺少的信息资源，它可以用文字、声音或者图像对个人、国家机构、各种组织、企事业单位的行为进行记录，所以相关机构逐渐重视对档案的管理工作。随着信息技术发展，影响着档案管理的各个要素都发生非常大的变化，档案信息来源渠道不断扩大，服务对象变得多层次，并且服务内容也呈现更加复杂化，方式更加便捷化，这些都是在当前信息化时代下档案管理模式上呈现的变化，传统档案管理模式应该顺应信息化时代的发展不断变化，才能够更好地适应现代化发展需求。基于此，本篇文章对创新档案管理理念实现档案管理信息化进行研究，以供参考。

关键词：档案管理;信息化;创新

引言

档案系统、软件的出现和兴起，标志着档案信息化建设时代的到来，提升了档案管理的实效性，使档案管理有机地融入企业、政府、高校及相关组织的运营管理中，实现了档案信息的动态化录档、实时化检索、规范化管理的目的。但要想借助信息技术，提高档案管理的质量，还需要从信息化内涵及其对档案管理工作的影响等角度出发，从时代与社会发展的层面上，探索档案管理的发展方向与创新理念。以此推动我国档案管理事业的全面发展。

1档案管理信息化的意义与必要性

目前，纸质档案仍然是主要档案类型，但纸质档案的管理对环境有严格的要求，纸张浪费现象比较严重。此外，随着工作任务的增加，产生的信息资料越来越多，这对档案管理提出了新的要求。在信息化不断发展的当代，各项工作与信息技术已经密不可分，加快信息技术对档案管理工作的全面改造，已成为档案管理工作的迫切需求，这样不仅能全面提高管理效率，又能顺应时代发展。传统档案管理依靠人工制作和归档，这样不仅会消耗一定的人力物力，而且后期提取档案也比较困难。一旦有人员辞职，交接工作短时间无法顺利完成，严重影响档案管理的效率。如果仍然采用纸质档案，不仅效率很低，而且出错率高。相反，如果只通过简单的查询就能快速检索到所需的信息，而且信息准确无误，那么将会极大提升工作的效率。因此，档案信息化建设对增强管理效率是非常有必要的。档案信息化管理对档案学研究拓展和档案馆藏建设有着指导作用，将从根本上实现档案资源本身的价值。

2档案信息化管理应用问题分析

当前，很多行政机构虽然具备档案信息化管理的工具，但使用率不高。还有些单位对档案管理工作缺乏足够的重视，投入有限，设备落后，配置与需求不相符，阻碍了信息化建设速度。此外，很多档案管理人员并非全职，兼职较多，很难全身心投入工作实践。档案类型多样，不同类型具有差异化的归档范围、管理期限和重要性。目前，在档案管理工作中，信息化管理是其工作发展的必然趋势，也是提升档案管理水平的关键途径。在档案管理工作汇总，需要充分利用计算机技术及手段等，做好档案信息资料的存储工作，并提高档案管理工作效率和工作质量。然而，在实际的档案管理过程中，一些档案管理人员自身的工作责任意识不强烈，且对档案信息化管理的认识不够全面，受到自身传统工作理念的影响，对于档案信息化管理相关知识的学习积极性和主动性不高，宁愿继续坚守着档案传统工作方式和服务方式，很难确保档案资料的真实性、完整性、时效性等。

3信息化背景下档案管理创新路径

3.1深化信息化技术的应用深度

在档案管理中，信息化技术的应用深度主要指技术的应用程度，譬如入档信息化、管理信息化及查询信息化等。但要想切实深化信息技术的应用深度，首先应从档案管理需求的角度出发，确定信息化技术的应用目标。譬如在知识管理中的显性知识与隐性知识上，管理员可利用大数据技术提升隐性知识的管理质量，使隐性知识呈现出可视化、具体化及显性化特点。其次从管理质量的角度出发，提升信息化技术的应用广度。在档案管理中，管理者应以精细化管理为抓手，利用信息化技术提升不同档案管理环节的工作质量。使其所利用的信息化技术类型、种类更加多样和更加广泛。譬如为提升档案信息检索服务的质量，可将大数据的信息挖掘技术、分析技术应用在信息检索及习惯归纳的过程中，使信息检索更加“人性化”“具体化”“智能化”。

3.2健全档案的信息化模式

档案管理信息化主要是档案数字化及档案网络建设两大部分组成。新型档案信息材料的收集、整理、保存及鉴定、利用等需要采用先进科学技术理论及手段加以解决。国家档案管理部门在档案数字化发展中有着一定的规定，按照相关要求，国内的图文影像开发及利用先进技术相结合，采用数字存储、身份验证、图文压缩和处理以及高速电子扫描等多种技术，创新研究开发出一套含有扫描录入、检索、电子存储、查询和管理等多功能为一体的電子档案管理系统，这样能够使现代化的档案管理向着数字化档案管理迈进。同时，因为电子档案的产生，档案管理部门直接从传统档案管理的管理模式中跳出来，形成当前电子档案和纸质档案并存的模式。目前的电子档案管理工作中依然存在着一定的问题和风险，这是因为电子档案自身特点以及在信息技术发展过程中依然存在技术上的难题所导致的。所以，我国对于那些需要永久保存的图文电子档案规定必须转化成纸质的档案文件或者是缩微品等能够长期进行保存的文件形式，并进行存档管理。所以，在信息化时代下档案管理工作需要做好电子档案的管理，并且应该重视对纸质文件等档案的管理工作，这样能够促使档案信息化模式发展更为健全。

结束语

总而言之，信息化为档案管理提供机遇的同时，也带来了不小的挑战。因此，档案信息化管理工作的开展，必须要提高对该工作的重视程度，更新档案信息化管理软硬件设备和技术水平，提升档案管理人员的综合素养，强化档案信息化的安全性，由传统管理模式转变为信息化管理，并结合单位自身的业务环境和运行情况，不断探索与之相适应的信息化发展道路，切实提高档案管理工作的智能化、信息化、高效化水平。

参考文献

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