纸质档案管理与电子档案管理的融合分析

陈欣

摘 要：电子档案的产生对档案管理带来了很大的便利，但是电子档案并不能完全取代纸质档案的作用，因此实现纸质档案和电子档案的并存发展是档案管理部门的重要工作任务。

关键词：纸质档案;电子档案;融合

1电子档案、纸质档案的相互联系与依赖

电子文档的部分内容是通过数字化从传统档案转变而来的。电子档案与纸质档案在形成环境、生成机制、归档方式、管理模式等方面有着很大的不同，电子文档从形成到归档的每一个环节都需要遵循档案学的原则。它们相互作用、相互结合，形成各自的定义、术语和概念，从而完成了电子档案文件从形成到归档的过程。电子档案的存储载体是软件和硬件，而纸质档案的存储载体只是纸张。传统的纸质档案，如当事人的手稿、亲笔签名等，都显示了原件的真实性。正是档案的原始记录，使档案区别于书籍、资料等信息，具有法律文书的作用。电子档案的保存条件和环境要求不同于纸质档案，它不需要大面积的保存场地，但需要高温、高湿度和抗磁性的环境。从档案管理的原则、方法和技术来看，档案工作的基本原则对电子档案管理同样适用。纸质档案工作的基本原则是保证档案的完整性和安全性。同样，电子档案的管理也必须遵循完整性和安全性原则。电子文件载体易碎，使用寿命不长，对仓库的温湿度要求严格。对于长期或永久性的存储，需要将电子文档的信息内容存储在纸上。现在很多档案部门对电子文件的许多技术、管理方法和手段还处于不成熟的阶段，我们一直遵循这样的决策：保存纸质文件，作为永久性和长期性的档案，以备不时之需。同时，电子档案也存在诸多不足，纸质档案保存历史悠久，已经形成了完整的管理体系，其保存技术也非常成熟。在这一点上，电子档案的保存技术必须在一定程度上依赖和借鉴纸质档案的保存技术和经验。

2纸质档案和电子档案并存发展的措施

2.1建立完善的档案管理制度

要促进纸质档案和电子档案的并存发展，必须要建立完善的管理制度，借助制度来规范档案管理的行为，进一步提升档案管理的科学性。由于电子档案是随着信息技术发展所产生的，发展时间并不长，所以档案管理部门要制定电子档案管理制度明确电子档案的归档格式，制定电子档案的著录标准明确电子档案转换格式的标准，切实发挥好制度的指导作用，提高电子档案的管理质量。

2.2加强对相关理论的研究

随着信息技术的发展，电子档案是必然的产物，电子档案的产生对档案管理带来了很大的影響。所以作为档案管理人员，应加强对电子档案的理论研究，深刻认识电子档案的产生背景，认识电子档案的发展特点以及现状，进而分析存在的问题，并结合实际制定相应的措施。档案管理人员要结合电子档案管理存在的问题来制定管理制度，做好电子档案的科学管理。还要正确地认识到电子档案和纸质档案之间存在的差别，重视对两者的开发和利用，充分发挥档案的价值，实现电子档案和纸质档案的并存发展。

2.3加强档案保管设施的建设

纸质档案和电子档案的管理都需要借助一定的基础设备，因此加强对档案保管设施的建设十分重要。一般情况下，纸质档案需要较大的储存空间，对空间的环境要求比较高，所以档案管理部门要加强对档案室的扩建，保证能够容纳不断增多的纸质档案。此外，还要加强对档案室的环境控制，特别是温度和湿度的控制，减少环境因素对纸质档案造成的影响，保证档案的安全性。电子档案虽然不需要占用大量的空间，但是电子档案需要借助电子设备开展工作，所以对储存设备以及电子设备的要求非常高，档案管理要定期做好电子设备的检查和维护工作，保证电子档案的安全。电子档案在管理中还容易受到病毒和黑客的入侵，进而造成档案的丢失，所以还要定期做好电脑的安全维护，避免档案信息系统受到黑客或者病毒的入侵，有效地保证电子档案的安全。

2.4发挥双元制管理优势，加强复合型人才培养

实现纸质档案与电子档案的长期共存管理，必须充分发挥各自优势，将传统管理手段与现代科技手段相结合，灵活选择切实可行的工作方法和手段。在收集整理方面，逐步建立以电子档案为主、纸质档案为辅的管理模式，简化纸质档案的分类整理。纸质档案管理对存档文件进行整理、归档和分类，这需要大量的人力，无疑增加了管理成本;电子文件的收集和整理可以通过计算机进行处理，文件信息处理具有效率高、简单、省时省力的特点。在使用服务上，要充分发挥电子档案的优势，电子档案的可操作性使得用户能够激活他们所获得的信息，从而满足他们的各种需求。用户可以利用计算机对档案中的信息进行分类、统计、汇总、打印、复制，并将信息转换成所需的形式。充分发挥电子档案在管理和利用方面的优势，使档案管理人员逐步从繁琐乏味的日常档案工作中解脱出来，投入到更具智力内涵的档案服务中。另外，电子档案的信息化，要求档案管理人员具备丰富的知识储备和先进的技术水平，档案管理人员不仅要掌握纸质档案管理知识，还要拥有电子档案管理相关知识储备和技能，以保证电子档案管理的安全性。要引入复合型人才，充实档案人才队伍，还要加强对现有档案管理队伍的业务培训，提高掌握档案信息化的基本知识和技能。

4结束语

质档案和电子档案并存发展是时代发展的需求，因此档案管理部门要做好两者协同发展工作，及时更新管理观念，完善管理制度，做好管理设施的建设，全面保证档案的安全，充分发挥出档案的重要价值。在纸质档案管理与电子档案管理相结合的过程中，纸质档案管理规模逐渐缩小，电子档案管理的规模随着信息技术的发展而不断扩大。档案管理部门不仅要用科学方法加强对电子档案管理安全的保护，促进电子档案管理的发展，而且要对纸质档案进行必要的保留。通过两者的完美结合，可以相辅相成，做好档案管理工作。

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