创新档案管理理念实现档案管理信息化

龙飞 黄萌莎

1.济宁市公路管理局邹城公路局；2.邹城市自然资源和规划局

引言：所谓档案信息化，其功能是对档案进行数字化加工，进行一系列包括信息采集、处理转化、存储归档等全过程管理，让其档案具有可扩展性和实用性，实现企业资源共享，档案利用率大幅度提升。档案信息的数字化变革，改变了过去以纸质保管、实体呈现为主，转变为以数字化、网络化为核心的档案管理，这就要求企业顺应档案管理发展需求，转变思路，采用当代信息技术，开展档案信息化建设，从而提高档案管理工作的水平与质量。

一、企业档案管理信息化建设的作用价值

1.提升档案管理工作效率企业在开展档案管理过程中，通过加强信息化建设，将传统纸质档案资料转化为数字化资料，统一录入到计算机相关软件之中，最终形成一套完整的档案信息管理系统，针对一些存档资料比较多的企业，通过推动信息化建设，能够有效节约阅览人员档案查询时间，同时也有利于管理人员对档案进行规范化管理，提高档案管理工作效率。

2.促使档案管理更加规范企业的一些档案材料很多都是由相关人员本人进行填写，受个体差异性影响，不同人员在填写时字体、内容乃至格式均不相同，这对档案管理也带来了一定影响。通过加强档案管理信息化建设，能够有效赋予相应档案统一的数字化格式规范，从而更加便于进行档案资源的统一整理、共享，促使档案管理更加的科学规范。

二、创新档案管理理念实现档案管理信息化

（一）积极培养和引进优秀档案信息化管理人才。国企档案信息化建设整个流程中，信息管理人员的操作以及实践工作自始至终都将是不可或缺的重要环节。鉴于此，国企在日常人才培养以及人才招募过程中，必须要加强培训质量以及加大资金投入力度。比如说在人才培养方面的各项专业培训以及指导环节中，国企管理层应当精挑细选出能力出众且有责任心的优秀管理人才以及专业技术人员，定期、定点进行系统化培训和检查。让所有国企档案信息化管理工作人员能够树立明确的工作目标和发展方向，充分发挥出应有的技能水平和工作能力。

（二）建立企业档案信息化风险防控体系。在档案信息化的进程中，信息安全是重中之重，建立档案信息化风险防控体系是集团发展的必要措施。首先，要合理维护硬件设备。计算机、服务器等硬件设备作为集团员工接触信息的媒介，在使用过程中应该确保信息从服务器到终端的顺畅。特别是要加强对服务器的维护，实时监测机房的温度，并定期对线路进行维修检查，避免线路老化造成信息传输不通畅甚至因短路引发的火灾。其次，应加强企业内部人员的职业道德修养，防范企业内部的腐败，可以和一些档案管理人员签署保密责任书，也可以和第三方大数据平台合作，依托大数据技术对一些风险行为进行预警。例如发现一些员工反常地下载大量企业数据时就可以及时跟进和审查，有效预防信息泄露事故发生。另一方面，还应该加强信息安全技术的研发。

（三）提高企业对档案管理信息化建设的重视程度。企业通过加强档案管理信息化建设，一方面能够降低档案存储管理的成本，保障档案信息资料存储的长久性与安全性。另一方面，还能够提高档案管理的效率，使得档案质量更便于检索查询，提升档案质量的利效率，充分发挥档案资料的作用价值，为企业发展决策提供更好的信息支撑。

（四）加强企业档案信息化基础设施建设。档案信息化的基础设施建设主要包括网络环境建设、硬件环境建设、系统软件建设三部分。它是档案信息传输、信息处理、信息交换和资源共享的必备条件，只有完善了信息化基础设施的建设，才能谈得上档案信息化建设。一是要从思想上高度重视，企业领导和相关部门要把档案信息化建设纳入企业的总体规划，要充分考虑档案信息化基础设施建设的需要，全力推进建设。二是全面推进企业档案馆（室）计算机和网络技术应用水平，计算机及配套设施逐步统一，推进系统软件建设。三是企业要化大力气完成内部局域网的建设，并与外网联通，力争实现档案专网联通，搭建安全可靠的网络环境。四是企业要积极创造条件，加大资金投入，强化技术力量，打造良好的硬件环境。

（五）加大企业档案信息化管理人才队伍建设。在企业档案信息化建设的过程中，人才是第一位的战略资源，企业档案信息化不仅需要档案专业人才、计算机专业人才，更需要既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。企业要加大这类复合型人才的培养，要选拔和培养具备精通档案管理专业、熟悉本单位业务流程、掌握基本计算机管理知识、有丰富的实践经验和较强的事业心的档案管理干部，采取走出去、请进来的模式，加快培养，更好地服务企业档案信息化建设。

结语：综上所述，当前阶段，国企档案管理信息化建设任重而道远。国企相关部门的管理层必须给予高度重视和支持。结合本企业的具体情况，制定出一套行之有效的建设方案和推动策略。相关管理人员以及技术人员也应当在日常工作中不断探索、不断创新，力争寻找到更为科学化、合理化的档案管理信息化理念和方法，全面提升国企档案管理信息化建设的质量与效率，力争让国企档案管理工作的整体水平迈上新的台阶。