事业单位档案管理创新与改革探讨

兴国县人力资源和社会保障局 江西 赣州 342400

前言

事业单位档案管理创新与改革在当今时代背景下具有重要价值和意义，档案数据可以为事业单位决策提供依据，也方便事业单位追溯管理。当前，事业单位档案管理信息化建设，进一步推动了档案数据共享和统一建设，方便了事业单位工作人员随时查阅需要的档案信息。随着社会经济的发展，不断推进事业单位档案管理创新，能够更好地发挥档案管理的作用，提升事业单位工作和管理效率。

一、事业单位档案管理现状

(一)重视程度待加强。事业单位对于档案管理的重视程度有待加强，除了专门的档案管理部门之外，其他部门对于档案管理工作都缺乏足够的重视。档案管理流程严谨，需要多个部门之间的协同，尤其是在档案信息收集环节，更是需要事业单位内各个部门精准上报相关信息。事业单位档案管理流程是：产生(点收)-分类(立案)-编目-整理(立卷、微缩储存、电子储存)-保管(入库、保存与维护、库房管理、机密档案)-清理(清查、鉴定、销毁、移转)-应用(目录汇送、检调、应用)。

由于事业单位其他部门对档案管理工作不重视，档案数据信息在点收过程中质量相对较差，存在诸多纰漏，数据精准度低，需要档案管理部门多次点收和审核，这严重降低了档案管理工作效率。不仅如此，精准度低的档案数据一旦进入档案管理系统，也会对事业单位后续工作造成误导，甚至导致严重的工作失误。除了数据准确度的问题，档案信息上报也存在一定的滞后性，部分事业单位部门会存在突击整理档案的现象，这不仅会影响档案的准确性，还会拖慢档案管理工作，导致整个档案管理系统出现不规范的问题。

(二)人员素质待提升。传统档案管理都是对纸质档案进行分类整理，工作人员也习惯了这种工作方式。但是当前大部分事业单位档案管理部门都推行信息化改革，开始出现纸质档案管理与数字档案管理并行的模式。原来的档案管理人员受惯性思维影响以及年龄限制等，无法灵活掌握数字档案管理模式，难以胜任当前的工作。人员素质不足的问题阻碍了事业单位档案管理工作效率和工作质量的提升，也阻碍了档案管理的改革与创新。

(三)管理技术待提高。事业单位档案管理中尽管引入了信息化管理技术，大数据技术和云计算等技术也在其中发挥了相应的作用。但是由于档案管理技术与事业单位运行机制和实际需求的契合度不足，导致数字化信息化机制的运行不足，管理技术有待加强，需要立足事业单位档案管理的特点进行改革创新，不能照搬套用模板。

(四)政策执行有待加强。随着社会经济的进步，国家层面对事业单位档案管理的重视度明显提升，也下发了相应的政策规定，要求推进数字档案管理发展和创新。但是实际情况是政策执行力度不足，部分事业单位受限于当地条件和工作人员素质，还是我行我素，习惯用传统管理方式来点收和整理档案。除此之外，政策规定每1000份档案需要配1名专职档案管理人员，但是受限于基层事业单位档案管理人员紧缺的现实，往往是1名专职档案管理人员负责上万份的档案管理，甚至是上万份的档案由兼职档案管理人员负责管理。由此可见，加强档案管理政策的执行和落实，是全面推进事业单位档案管理创新与改革的关键。

二、事业单位档案管理创新与改革对策

(一)强化管理意识改革。事业单位档案管理创新与改革，首先需要强化管理意识改革。档案管理意识不足会严重阻碍事业单位档案管理工作的开展，所以需要从管理意识改革入手。首先，通过在集体会议上强调档案管理的重要性和必要性，提升事业单位各部门对于档案管理的重视程度，让其认识到档案管理工作对于本部门工作的帮助和促进作用，提升事业单位各部门开展档案管理的主动意识。其次，通过微信公众号、微博等渠道，加大事业单位档案管理宣传力度，借助视频以及图文等形式宣传档案管理的作用，让事业单位内部工作人员更为全面地了解档案管理内容和作用，提升其对事业档案管理创新改革的支持度。再次，集思广益，事业单位可以推出相应的激励机制，激励事业单位各部门的工作人员结合自己的实际工作经验，对事业单位档案管理的改革创新提出相应的建议，建议被采纳就可以获取一笔奖金。这样能够更好地提升事业单位各部门工作人员对于档案管理的重视，也能够让其将档案管理与自己的工作更好地联系在一起，还能够为档案管理改革创新提供想法和创意。最后，强化事业单位档案管理工作人员的管理意识改革，作为一线工作人员，其是最需要重视档案管理的一部分人员，只有爱岗敬业才能够在工作岗位上实现自己的人生价值。因此，可以通过集中培训的方式，加强对事业单位档案管理人员的培训和教育，让其逐渐摒弃传统思维和惯性思维，接受档案管理信息化建设和数字化变革。在更为先进和具有创新性的管理意识支持下，事业单位档案管理工作也会获得新的突破。

(二)进行管理方法创新。当前，事业单位档案管理普遍采用纸质档案管理与数字档案管理并行的模式，要想促进档案管理创新与改革，还要进行管理方法的创新。推进档案管理信息化建设，全面革新管理方法，增加数字档案管理比重，是顺应时代发展的必然要求。鉴于当前事业单位档案管理人员信息化操作能力不足的情况，事业单位可以在公开招聘环节设置相应的信息技术岗位，招聘高素质的信息技术人才参与到档案管理当中来，为其信息化建设提供人才支持。与此同时，针对当前档案管理人员的情况，还需要进行系统化的培训，引导其掌握数字档案管理技术，让其能够熟练操作信息系统点收和调取档案信息。

基于档案管理人员信息化操作能力的提升以及档案管理人才队伍素质的提升，还需要加强档案管理系统建设。通过完善档案数据库建设，推进档案点收、整理以及调取等工作的信息化和自动化，这样不仅能够大大提升档案点收效率，还能够提升数据整理效率和数据的精准度，对于提升事业单位档案管理质量具有重要意义。

(三)加强档案管理制度改革。加强档案管理制度改革，强调政事分开，成立独立的档案管理部门，这也是事业单位档案管理创新改革的重要对策。之前，档案管理作为事业单位中其他部门的附属岗位，由工作人员兼职管理档案，管理效率和质量都相对较低，甚至还会出现推诿扯皮的现象，不利于事业单位的高效管理。在改革创新过程中，不仅需要成立专门的档案管理部门，还需要配备足额的档案管理专职人员，建立自上而下的档案管理体系。在体系建设之下，推进事业单位档案管理的规范化和专业化，不断增强事业单位档案管理力量。只有保持足够的独立性和专业性，档案数据信息才具有足够的真实性和可信度，也才能够为事业单位决策提供可靠的参考。

(四)加强政策执行监督力度。加强政策执行监督力度，保障国家或者政府有关政策落到实处，不然事业单位档案管理改革创新就会沦为“形式主义”或者“一阵风”。事业单位档案管理改革创新需要在国家或者政府政策指导下，结合单位实际情况进行调整。为了保证改革创新的有效性，切实改变事业单位档案管理形同虚设、数据信息参考价值低等问题，还需要设立专门的监督部门，协同外部监督做好档案管理改革创新工作的落实监督。事业单位内部工作人员都有监督举报的权利，一旦发现档案管理工作中出现“懒政”或者消极怠工、用假数据应付检查等情况，事业单位内部工作人员都可以向监督部门举报。这样一来，也能够在事业单位内部建立起监督档案管理改革创新的氛围，督促其执行政府的相关政策。只有这样，才能够切实改善事业单位档案管理情况，才能够推进其标准化建设，继而提升档案管理质量。

结语

综上所述，事业单位档案管理长期以来不受重视，突击点收等更是成为常事。但是随着我国社会经济发展，档案数据信息对于事业单位决策具有重要参考作用，档案管理质量直接关系到数据信息的准确性和真实性，因此需要推进事业单位档案管理改革创新，革除其中存在的弊病，让其为事业单位建设和发展服务。管理意识改革、管理方法创新、管理制度改革、政策执行监督力度的加强等都是事业单位档案管理创新与改革的对策，也能够全面提升事业单位内部对档案管理的重视度。数字档案管理以及档案管理的信息化建设是其未来发展方向，需要培养和吸纳大量人才为其提供支持。只有这样，才能够实现事业单位档案管理的创新与改革。