信息公开背景下政府档案管理优化策略分析

张 敏

方正县天门乡综合便民服务中心 黑龙江 哈尔滨150814

引言

随着社会经济和科学技术的不断发展,传统城建档案管理模式已经无法适应数字政府发展要求,尤其是在城建档案利用方面,还存在信息安全漏洞、信息孤岛现象严重、信息化人才匮乏等问题,对城市资源配置、科学决策制定和稳定持续发展也产生了极大影响,迫切需要采取有效措施,保障城建档案利用的信息安全、融通共享和高效服务,并大力推进城市信息化建设进程。

1 案管理工作中的难点

1.1 信息孤岛现象严重 当前城建档案利用需要进行行政报批的资料比例呈现不断下降的趋势,但在办理相关行政事务时依然存在需往返多个地点申请获得资料情况,其根本原因在于各部门信息融通程度有待提高,导致各项城建档案数据资源在公共服务领域中利用率偏低,再加上各省市行政区比较多,所接收到的城建档案地域不同,在信息共享和资料利用上考虑到安全性,尚未提供跨地域档案利用服务,这时就只能到实体档案存放地点进行业务办理。

1.2 地方政府人事档案管理人员素质有待加强 人事档案管理工作不是简单的档案收集、分类、整理、保管,还涉及到档案的检索、利用、统计、编纂、研究等一系列工作,尤其是近年来人事档案管理信息化的普及,对档案管理人员的信息化水平也提出了要求。而目前地方政府的人事档案管理部门不仅缺乏专业的档案管理人员,而且管理人员的综合能力也不能满足现阶段人事档案管理的新要求,阻碍了地方政府人事档案工作向高深层次发展。

1.3 没有出台完善的管理规章制度 虽然我国政府文书档案管理工作已经取得一定实效,但是,目前我国政府文书档案管理的相关规章制度尚未完善,主要表现为以下几点:1.办事流程没有正规的要求,整个管理工作缺乏严谨性,相关工作人员缺失职业道德,对于工作的态度十分散漫;2.很多工作人员并没有过硬的专业知识储备,经常在工作中出现主观臆断的决策,忽视客观条件的要求,对政府内各部门的信息整理不够及时,导致档案资料不完整;3.文书档案管理的规章制度尚未健全,档案的全面性和机密性得不到应有的保证,直接影响政府部门的工作效率,各项工作开展举步维艰。

2 加强基层档案管理水平的对策

2.1 运用信息技术,建立数字化系统 在信息技术持续发展的背景下,各行业逐渐增强了对数字化管理系统的重视。基层政府受各类现实因素的影响,使得数字化管理系统在建设方面存在不足,难以适应新形势下产生的变化。同时,某些部门依然运用着较为传统的档案管理方式。对此,基层政府应重视对数字化档案管理系统的建设,通过运用科学技术落实各项档案管理工作,进而推动工作质量与效率的提高,实现档案管理的科学化发展,确保各项事务顺利进行。此外,档案管理工作人员还需重视对数字化系统相关技术和操作方式的学习,完善自身所具备的知识能力,进而更好地适应新形势。

2.2 培养信息化档案管理人才 城建档案管理人员自身素质和工作能力的高低直接影响到城建档案利用效率和服务水平,尤其是数字政府背景下对城建档案管理人员综合素质提出了更高要求。除了要具备基本档案专业知识和工作能力以外,还要紧跟时代步伐,对数字政府下展现出的计算机、云计算、大数据、通信等技术进行学习和运用,以更好地满足城建档案利用实质需求。同时,积极组织现有档案管理人员参加学习和培训,在积极汲取现代化档案管理和利用知识基础上,对先进技术和实践应用进行操作和体验。在实际开展城建档案工作时,能端正态度推动各项工作有条不紊地开展。此外,还可以将竞争考核、奖惩机制等融入到其中,以增强档案管理人员工作积极性和提高城建档案利用效能。

2.3 从制度上完善人事档案管理机制 人事档案管理制度是人事档案管理工作开展的前提与条件,良好且完善的人事档案管理制度可以有效提升人事档案管理的效率与质量。面对改革开放的深入推进,我国的经济社会呈现多元化发展,人才流动量大,流动频率增加,这为地方政府的人事档案管理带来一定难度。因此,地方政府依据当地经济社会、企业发展和政府职能部门人才培养情况,因地制宜地制定适合本地区人事档案管理工作发展的规章制度,更好地为当地经济社会的发展提供人才保障。

2.4 强化数据挖掘技术的应用 数据挖掘技术的应用是开发档案数据价值的关键。使用人工智能、文本挖掘、语义分析等大数据挖掘技术可以分析海量数据资源背后蕴藏的潜在价值,将数据转化为知识以满足档案用户的需求;利用VR、AR、MR等大数据可视化技术可以使结构复杂、类型多样的档案数据资源以清晰、明朗、更为直观高效的方式呈现出来,便于档案用户的利用,提高档案资源的利用率。目前,档案数据挖掘技术在档案数据价值实现方面的应用还不广泛,有关部门可以借鉴政府数据价值实现的成功案例,加大投入力度,加强数据存储、整理、分析处理、可视化、信息安全与隐私保护等领域技术产品的研发,突破关键环节技术瓶颈,形成一批有代表性的应用案例,以应用带动档案数据价值开发。

结语

目前,我国政府对文书档案管理给予很高的重视,然而在实际工作中,依旧存在一系列问题。为了确保政府文书档案管理在良好的环境下开展工作,相关工作人员必须意识到这些问题并妥善给予解决。文章首先阐述政府文书档案管理工作的内容要点,然后分析政府文书档案管理工作中出现的一系列问题,最后给出政府文书档案管理工作的相关完善策略,希望能够为政府文书档案管理相关工作提供帮助。