档案馆安防体系建设思考

王涛

一、引言

档案是人类文明记忆的延续，档案馆集中保存了海量的档案资源，加强档案馆的安全防范，减少危及档案安全的风险发生是开展档案工作的前提条件。当前安防系统已成为档案保管部门安全设施布局的必选项，如何配备安防设备并规避安防系统建设和使用中的风险，进而发挥更大效能为档案管理和利用提供安全服务是近一段时间研究的热点问题，本文将讨论研究档案部门的安防设备如何配置及风险防控等问题。中办国办在2014年下发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中明确要求“建立健全人防、物防、技防‘三位一体的档案安全防范体系”。这是国家为应对档案系统安全风险种类多危害大等特点而提出的具体要求，为各级国家综合档案馆指明了安全工作的方向和实施要求。

二、档案馆安防系统概述

1.档案馆面临的安全风险

档案馆是保存管理档案的基地，其任务不但要丰富馆藏资源和优化服务措施，还要为到馆的利用者提供优质的服务。因此保护好档案和相关人员是档案安全工作的重点。国家综合档案馆现阶段面临的安全风险不断增加，传统风险如防火、防水、防盗、防虫等，针对特定环境还要防恐、防爆、防破坏，信息时代背景下，网络安全、信息泄露、失窃密等数字化风险更是日益显现。面临的安全风险数量呈几何形式增长，所以针对建设安防体系的技术和规范要求也随之升高。

2.安防系统的简单构成

安全防范系统能够有效防范安全隐患发生，降低危害档案安全的风险威胁程度，一般设立人防、物防、技防“三位一体”的安防体系，即人力防范、物力防范和技术防范，其可实现针对档案实体、电子信息网络、人员环境等要素的风险预警防控。安防系统建设是档案部门安全体系建设的重要组成部分，同时也是社会公共安全防范系统构成的一个分支。从实现功能的角度进行分类，包括监控系统、智能照明系统、门禁系统、入侵报警系统、巡更系统、地下停车场系统、消防广播系统、多媒体展示信息发布系统、漏水报警系统、温湿度监测系统等。档案部门根据各自安全风险评估情况而设立不同的安防系统，实现有针对性的重点防范。

3.“三防”之间的关系

守护住档案安全这条生命线，是档案事业健康有序协调可持续发展的根基。管理者普遍采用设立人防、物防、技防三位一体的安防策略来实现这一目标。人防、物防和技防是安全防范领域的三个概念范畴。人防即人力防范，物防即运用物力安全防范，技防是随着科学技术的发展，弥补了人防物防的短板而产生的新型防范方法。建立三防系统，应综合考虑他们的关系，建立三防系统应保障各系统间功能模块通讯畅通，接口标准规范，便于部署实施和后期功能拓展。人防是基础，要求完整配备安保人员、岗位设置科学合理，确保工作机制运作流畅，人防是三防的核心。物防应结合现场情况，建立起安全保护屏障，对重点区域实行防护，实行周界防范安全，是三防的基础。技防采取符合国家标准的技术和设备，因地制宜提升科技含量，技防是关键。

4.安防系统设计的原则

应根据各级档案馆的实际情况，开展针对性强的安防系统建设模式。档案部门通常经费紧张，但安全工作十分重要，因此在安防体系建立和设备选择策略上应首先考虑实用，避免追求非刚性需求功能的实现，以稳定运行为前提，以后续可维护为保障，不盲目追求最新技术的应用和最贵设备的配置，实现物尽其用，确保系统运行安全可靠。档案部门安防系统体系的建设还应该具有发展的思维，由于安防设备设施和技术的快速发展，因此安防系统的建设应预留出可升级的功能扩展空间，并充分考虑到档案馆在未来发展的需要，从而更好地应对风险环境变化带来的安全不确定性。

三、档案部门安防系统存在的问题

1.自身结构问题

安防系统的本质是硬件与软件的组合，因此软硬件两方面的风险都应该在设计与运行过程中被重视。软件部分面临的问题是后期服务脱节，主要功能升级慢、智能运行程度低、核心产品更新换代快。硬件方面会产生机械运行风险，即由于设备的长期运行，导致系统不稳定系数的上升，还包括电击风险，设备本身的漏放电情况对操作人员产生安全威胁。同时安防系统的运行环境受到自然环境的影响巨大，由于自身技术的局限性导致长期存在误报情况，误报进而会发生系统的误操作行为，行为后果极大程度上威胁到档案实体、信息化成果和工作人员的安全。

2.系统维护升级问题

安防设备种类多并且发展快，品质性能与价格差别大，档案部门在配备时普遍选用了最新最优的产品，目的是实现档案馆最佳的安全保护。但由于安全问题随着时间和环境的变化而改变，因此导致现有安防设备无法完全满足实际需要。升级与维护是设备平稳运行的保证，但是设备之间普遍存在非兼容性，多数国外产品配件具有垄断性，因此原有设计框架无法扩容最新产品设备，导致系统的运行稳定性随之下降，引起维护成本的被动提高。特别是技术防范系统的迅速发展，实现了从模拟到数字，从辅助管理到智能运行的飞跃，但升级成本是阻碍档案部门安全工作的瓶颈。在技术更新换代过程中需要考虑几个问题，一是平台设备的兼容性，应充分考虑设备间电气性能差异，评估不同产品的通讯协议是否能顺利联通;二是升级过程中安防数据信息的备份迁移，数据是系统平台的灵魂，日积月累的安防数据是档案部门安全工作的财富;三是设备升级周期不宜过长，既要保证系统改造期间安保工作能顺利开展，又要避免出现技术更新引发的设备兼容程度滞后情况。

3.规范使用问题

工作人员的误操作可以造成系统运转风险，科学规范操作是降低安全风险发生的主要保障，工作人员是操控安防系统的核心，无论科技智能化发展到何种程度，人的因素始终是影响设备运转和技術运用的基础。安保队伍、设备维护队伍普遍存在人员流动大和接受安保业务知识再教育时间短等问题，其与快速发展的安防体系建设存在时空错位。人们普遍认为档案部门发生安全事故是小概率事件，因此工作人员在思想上容易产生松懈与麻痹情绪，导致未按照规范进行操作时有发生，进而加大风险发生的概率。发生上述问题的后果很严重，如消防设备的非正常状态下启动，对档案和工作人员的威胁巨大;信息安全方面，人为误操作导致数据损失和失泄密等造成的损失将难以用价值评估。

四、档案馆安防系统建设的分析

档案安防系统的设置应该符合事业发展速度，切勿超前预设，同时建立规范的操作规程，定期开展设备巡检与实操演练，加强对维保队伍的能力建设，发现隐患及时处理，保证安防设备为档案馆安全健康服务。

1.安防系统的自身风险

档案安全是一切档案工作的生命，是事业整体发展的基座。要清晰的了解安全本身的特点，规避安防系统自身的风险。“防人、防物、防技术”同样是值得关注的风险点。定期开展对安全队伍的培训教育，坚持关键岗位人员先审查后使用的原则，使用外部人员开展安全工作要签署安全保密协议，完成人员信息登记备案。防物方面选用符合国家标准，市场认可的产品物品，降低错误率。防技术经常是被忽视的重要环节，做好安防系统巡检巡查，防止错报漏报误报。不过分追求新技术，应该以实际环境部署合适技术开展安全工作。

2.提升维保人员业务能力

聘请维保人员开展对安防设备的维护是档案部门的通用做法，一般分为自主招聘和第三方公司招聘，无论何种方式存在如下特点。一是人员流动大，因此安全意识与归属感普遍不强;二是人员学科知识结构不合理，普遍偏离档案相关行业;三是继续教育开展缓慢，人员的知识补充速度慢于技术和产品的发展速度。基于以上原因，加强对维保人员的管理，制定可续的业务能力增长计划可以降低安防系统的风险。

3.人防是安防系统的核心

技防物防在档案馆的应用占比逐渐增大，人防的因素逐步被弱化，但在实际工作中，人防往往是最高效的，人的因素应该被优先考虑。以视频监控系统为例，档案部门的安防区域面积普遍较大，重点防控区间比例高，借助先进视频监控设备辅助管理是首选，智能设备在分辨物体变化方面是强项，发现异常时系统给予管理者反馈，但是隐患的性质确认需要人的辨析与抉择，智能设备只能在以海量无限的判例为数据基础的情况下通过计算实现有效识别，因此在安防系统运行过程中人的作用不但不能弱化，反而要继续加强。其他设备存在同样的情况，档案安防系统的建设目标是实现无人的管理，但根据工作实际情况，这个趋势在短期内还无法完全达成。因此科学处置“三防”关系是建设安防系统的关键。

4.量化管理确保健康运行

档案部门安全工作的重要性不言而喻，要求对事故零容忍，具备处理“灰犀牛”事件的常规手段，同时还应具备处置“黑天鹅”事件的应急方案。安防系统是档案安全部门工作的有力抓手，为实现安防系统的健康运行，可以采用量化管理思维对设备进行检测维护，将设施设备巡查工作有序量化，进而实现可考核化。量化管理有助于排查档案馆安防系统的安全风险，可最大程度修复系统漏洞，提升安全工作效率。具体应将安防系统的运行维护方案归纳总结，形成表格化、图解化、格式化的信息图表，实现对安防系统所有配件和运行环节的统计备案，建立健全设备清单数据库。推进维保工作人员依据量化指标模式化操作，让每一个操作步骤落实到具体人，对操作结果实现考察评估，阶段性的采用定量分析法实现安防系统数据分析，实现量化管理，确保安防系统稳定运行。

五、结语

本文首先說明了档案安防系统的问题，进而提出改进措施和注意事项，最终目的是阐明如何完善档案安防系统的建设。安全是档案行业的命门，档案部门安防系统的健康运行是保证档案生命的忠诚卫士，充分利用安防系统为档案安全保驾护航，并且充分分析安防系统的内部关系和结构性问题，实现安防系统与档案管理的稳定融合，完成平安档案馆建设的目标。

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作者单位：辽宁省档案馆（辽宁省工业文化发展中心）