普通高中会议效能的调研和问题应对策略

沈晓云

【摘要】高效能的学校会议，对于发现和解决工作中的问题，提高工作效率，完成工作目标有重要意义。然而普通高中会议效能的现状存在频率高、耗时多、效能低下的问题。文章针对这一情况进行了深入的摸底调查，从时间因素、组织者因素、参会者因素等方面分析了原因并提出了应对策略。

【关键词】学校会议;效能低下;原因;应对策略

学校会议是学校管理中进行决策、交换信息、解决问题的手段。本文中，笔者为了使问卷调查开展得更顺利、更明确，把学校会议界定为三人或三人以上参加的、时间超过十分钟的、内容与学校工作有关的聚会讨论。

普通高中学校会议的效能如何？怎样才能开好会？带着这些问题，笔者面向杭州地区的普高教师进行调研，回收有效答卷432份，经过分析和总结，得出如下结论。

一、普通高中会议效能现状：会议频率高，耗时多，效能低下

根据统计，按每个学期20周（100个工作日）计算，那么一位校级领导在一学期中花费在会议上的时间是83.6小时，相当于10.45个工作日（占工作日总量的10.45%），主观感受中无效会议时间是34小时，相当于4.25个工作日（占工作日总量的4.25%）;一位中层领导在一学期中花费在会议上的时间是78小时，相当于9.75个工作日（占工作日总量的9.75%），主观感受中无效会议时间是35.2小时，相当于4.4个工作日（占工作日总量的4.4%）;一位班主任在一学期中花费在会议上的时间是50.4小时，相当于6.3个工作日（占工作日总量的6.3%），主观感受中无效会议时间是24.6小时，相当于3.07个工作日（占工作日总量的3.07%）;一位普通老师在一学期中花费在会议上的时间是43小时，相当于5.38个工作日（占工作日总量的5.38%），主观感受中无效会议时间是21.6小时，相当于2.7个工作日（占工作日总量的2.7%）。

二、普通高中会议效能低下的影响因素

（一）组织者因素

1.会议准备不充分。当被问及“大部分时候，会议组织者是否为会议做了准备”的时候，10%的老师选择了“很充分”，43.8%的老师选择了“较充分”，46.2%的老师选择了“较草率”。可见，会议组织者在会议的准备工作上还有进一步提高的空间。没有采用书面会议资料也是准备不充分的主要表现之一，95.2%的老师表示学校会议多数没有采用书面会议资料。

2.会议的流程不合理。主要体现在会议流程机械刻板。比如，年级组长已经比较明确地提出了会议的要求，教务主任要补充几句，接着副校长继续补充，最后校长还要总结发言……而层层发言大部分内容相互重复，各个发言者在准备时并没有相互通气。这种按职务发言的刻板会议流程浪费了老师们宝贵的时间，影响了会议效能。

3.会议形式单调。问卷调查显示，学校会议的形式大部分是“全体会议、小团体会议、群组讨论”等传统形式，比较单一，往往需要一群人聚在一起，在同一时间同一地点共同完成，在普高这样教职员工众多、工作时间安排交叉性明显的单位有很大的局限性。因此，这一因素也在一定程度上影响了会议的效能。

4.会议发言长篇大论。调查显示，在可能影响会议效能的因素中，67.1%的老师选择了“领导讲话长篇大论”，而该项在“您最不能容忍的会议现象”调查中也有13.8%的老师选择。可见，会议发言者随心所欲的长篇大论也是学校会议中比较突出的问题。

（二）参会者因素

1.参会者与会议内容无关。访谈中，很多老师都表示曾有过这样的经历：开了半天会，结果发现开会的内容和自己毫无关系或者与自己有关的内容很少，开会过程中也只是发呆看手机打发时间，浪费了宝贵的工作时间。问卷调查中，有32.4%的受访者认为影响会议效能的一个重要原因是“参会者与会议内容无关”。

2.参会者未能积极参与讨论和决策。学校会议的功能在多数时候只是传达决策者已经做出的决定，仅起到布置任务的作用。而在通信和社交平台如此发达的今天，这项功能完全可以通过手机、电话、网络来完成。开会时大家坐在一起讨论，不断优化决策的这一过程有没有实现？65.2%的老师表示，开会时“大部分时候只是机械地接受指示”，并没有积极参与讨论和决策。

3.会议纪律糟糕。主要体现在会议过程中参加会议的成员参与度不高，自顾自看报纸、批作业、备课、聊天、看手机等，影响了会议精神的传达。问卷调查中，有38.1%的受访者认为，会议纪律糟糕是影响会议效能的因素之一。

4.参会者对会议的抵触情绪。当被问及“您认为开会对您的工作有帮助吗？”时，仅11.4%的老师选择“很有帮助”，28.6%的老师选择了“较有帮助”，52.9%的老師认为“偶尔有帮助”，还有7.1%的老师甚至认为“几乎没有帮助”。当被问及“开会对您的工作有影响吗？”的时候，45.7%的老师认为“有，常常与其他工作冲突”，37.6%的老师认为“有，牵制时间精力”，16.7%的老师认为“有，突然开会影响心情”，没有一位老师选择“没有影响”。

我们当然不能否认学校会议在上情下达和下情上传及布置工作等方面不可替代的作用，但从问卷调查的结果来看，受访的这些老师对学校会议的功用还是持保留态度的居多。

三、普通高中学校会议效能低下的问题应对策略

（一）时间因素

1.合理安排会议时间。尽管普高教学任务重，老师的时间很难协调，但组织者应尽可能避开中午、傍晚或晚上老师下班休息时间来开会，否则不仅不符合《中华人民共和国劳动法》的内在精神，也没有考虑到普高老师工作时间长、压力大的实际生存状态。组织者应在学期初制订教育教学总计划，在时间安排时大致预留出公共的开会时间。

2.尽可能减少会议数量。调查显示，老师们每周能承受的会议次数如下：选择“1～2次”的占68.1%，选择“3～4次”的占29%，选择“5～6次”的占2.9%。大部分老师希望每周只开一两次会，最多不要超过四次。就目前学校会议的情况来看，还要精减大约一半的会议数量才能达到这个期待值。各职能部门之间要多交换信息，办公室做好统筹，尽可能合并议题，将每次开会的价值最大化。

3.尽可能压缩会议时间。当被问及“您能接受的会议时间最长是”，23.3%的老师选择了“0.5小时以内”，62.9%的老师选择了“0.5小时～1小时”，13.3%的老师选择了“1小时～1.5小时”，4.3%的老师选择了“1.5小时～2小时”，另有1%的老师选择了“2小时以上”。由此得出结论，学校会议的时间最好控制在1小时以内，会议准备阶段应充分考虑各方面因素，压缩流程，使会议能准时结束。

4.会议必须按时开始和结束。开会时间一旦确定，便是大家需要共同履行的契约，组织者应充分重视，参与者也要有守时的意识，确保学校会议的权威，能在规定时间准时召开。尤其值得注意的是，学校会议应进一步规范，组织者除了规定开始的时间，还应明确会议的基本时长，按时结束。

（二）组织者因素

1.认真做好会前准备。组织者应对会议充分负责，提前做好准备，有必要的话还应提前分发书面会议资料。必要时会议流程和内容应至少提早2～3天发送给与会者，这样可以使与会者对主要议题有一个初步了解和事先准备，便于集思广益。

2.合理安排会议流程。合理安排会议流程，就是明确会议进行的步骤，一般而言，应遵照先“紧急、重要、普遍性”，后“不紧急、次要、个别性”的先后顺序。会前拟定规范的会议议程，详细写明具体要讨论和解决的问题。

3.创新会议形式。除传统的“全体会议、小团体会议、群组讨论”形式，学校会议还可根据实际情况，利用现代信息技术，采取“电话会议、视频会议、网络会议”等新形式，达到节约时间、提高效能的目的。

4.对各议程进行时间量化。为了使会议更加规范高效，有必要对每个议程都进行时间量化，会前要告知相关组织和发言人员各环节的时间安排，避免长篇大论。

（三）参会者因素

1.严格选择与会人员。开会不可兴师动众，敲锣打鼓，搞形式主义。选择与会人员时应严格控制人数，一般来说需要参会的是以下四类人：一是对会议主题负主要或直接责任的人员;二是对相关议题有决策权的人员;三是落实会议决策的人员;四是对相关议题有丰富经验和知识的人员。其他人员能不参会的尽量不参会，与会议相关性不大但确需交流的情况尽量通过个别交流的方式来完成。

2.激发参会者的热情。会议的功能不仅仅局限于布置工作，传达决策，通过集思广益使问题得到全面深入的分析也是重要功能之一，而这依赖于与会者的积极参与。因此，在会议实施过程中应尽可能做到民主，问题的提出应尽可能采取开放的形式，以激发与会者的想象力，使参会者真正以主人翁的姿态投入到会议中来。

3.做好会中控制。为确保会议顺利高效地进行，控制好会议进程，做好会中控制，维持好会议纪律也是关键因素。会前应明确会议的流程和纪律，会议进行过程中对会中出现的纪律问题也应及时指出和沟通。

四、結语

普通高中的老师工作量大，每个班四五十名学生，每名学生都期待老师投入更多的时间和精力来关心其成长。同时，普高段高考升学压力大，老师需要投入比其他学段的老师更多的时间钻研业务，不断提高教育教学水平。此外，培训学习需要投入时间，教科研需要耗费精力。因此，在开会这件事上，普高的管理者和教育行政部门要充分重视，要给一线老师减负，减少不必要的时间和精力损耗，不断提高会议效能，保证会议质量，由此提高学校的综合管理能力，办好人民满意的教育。

【参考文献】

江琳.不开不解决问题的会[N].人民日报，2020-07-28.

陈樟文.提高会议效率十大要领[J].秘书，2013（02）：39.

（美）斯蒂芬·P·罗宾斯.组织行为学[M].北京：中国人民大学出版社，2005.