优化流动人员人事档案管理的探索与实践

随着经济社会的飞速发展，流动人员的队伍日益壮大，各行业各领域内人才流动越来越频繁，这也是我国改革开放后社会主义市场经济体制发展下的必然趋势。目前，我国流动人员遍布在国家机关、事业单位、国有企业、非公有制企业、自由职业群体以及灵活就业群体中，各种编外管理人员、劳务派遣人员、劳动合同等流动人员用人形式也占据很大比例，国家明确指出，要引导和促进人力资源在不同组织及不同地区之间合理流动。 对流动人员的管理离不开人事档案的管理和利用，人事档案作为其个人身份、学历、资历等重要信息的载体，直接关系到个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系等重要事宜，尤其在个人和单位可以进行充分互选的情况下，以及針对流动人员易发生人“档”分离等更多复杂问题和挑战的情况，人事档案管理不力更会造成个人及社会的巨大损失。因此，研究流动人员人事档案管理方面的问题，优化流动人员人事档案的建立和管理具有十分重要的意义。

一、流动人员档案管理的重要性

1.规范人才市场秩序，推动社会事业发展。流动人员人事档案管理本质是保障人力资源管理服务，对流动人员的人事档案进行规范化管理有利于充分发挥人力资源的合理流动，维护人才市场秩序，促进经济社会的发展。对用人单位而言，通过流动人员人事档案的审核可以对流动人员的个人信息情况进行一个充分可靠的了解，降低用人单位的用人风险，避免不良人士的恶意扰乱，能对用人市场提供一个可靠的标准，维护人才市场秩序。目前流动人员在社会事业发展中发挥了重要作用，多数单位流动人员远超在编人员，是单位中坚力量。因此流动人员是推动社会发展的重要力量，规范流动人员档案管理有利于为人才资源的流动提供保障，促进社会事业的进步和发展。

2.激发了人才活力，保障流动人员社会福利。流动人员人事档案的管理也是对流动人员自身利益的切实保障，完备的人事档案准确记录了流动人员的个人履历，为其福利待遇和养老问题等提供了准确的数据支持，能解除流动人员的后顾之忧，帮助流动人员维护自身合法利益，同时进一步调动流动人员工作的积极性，激发流动人员的创新型精神，有利于提高社会人力资源的充分利用，保障流动人员的公平发展。因此，流动人员人事档案的建立与管理对个人和用人单位具有相互促进、相辅相成的作用。

二、流动人员档案管理存在的问题

1.人员流动带来的挑战 。流动人员人事档案具有其自身的特点：流动性、分散性、易失性、管理难度大、利用率高。这是由流动人员的自身特点而决定的，流动人员人事档案的建立是动态变化的，随着流动人员个人的发展不断补充记载，也是随着流动人员的流动而不断流动。分散性是由于流动人员类别较广，其档案所归属管理部门也是分散的，有的可能在人才流动服务机构保存，有的在劳动力市场。易失性即流动人员人事档案在流动过程中会发生遗失的情况，档案和人的流动不能保持完全同步，造成“人档分离”状况的发生。 由于流动人员频繁流动的特性使得用人单位对其人事档案的利用率大大提高，这也进一步增加了其人事档案管理的难度。

这些由流动人员决定的特性，必然会造成流动人人事档案在档案转递、收集整理、保管和利用等方面存在各种的问题。如流动人员从原单位进入新的人才市场时，由于已离职而导致原单位对其人事档案的管理不重视，让其各自带档案进行保管，一些高校学生由于未按时找到工作而导致其档案也由个人保管，这都是档案传递移交不规范的行为，易导致后期信息资料搜集难，信息核实困难，档案更新不及时，档案传递效率低，档案滞留、档案泄露和遗失等档案管理不规范的问题。

2.利用方式与利用率问题 。传统的人事档案管理机制，为确保个人档案的机密性和安全性，往往要求人事档案必须是封闭的，当事人和其他人员都无权查阅，这在一定程度上确保了人事档案管理的安全可靠性，但在这种绝对保密的管理模式下，使得流动人员人事档案的价值大打折扣，这种对人事档案的利用方式大大降低了人事档案的利用率。由于这种不够开放的管理，导致了各部门对档案利用率不足，比如招聘环节，用人单位对人员的证书更为青睐而不重视档案，又如人员进入用人单位后档案没有进馆，给不良用心的人有空可钻。同时由于一些档案管理机构对流动人员人事档案管理方式不先进，现代化信息技术利用程度不高，人事档案管理部门各自为政，没有进行交流合作，也未构成一个全面、开放、共享的档案网络化管理系统，导致了档案管理效率低下。

三、优化流动人员人事档案管理的策略

1.加强现代化建设，实现信息化管理。人事档案的管理与保存要满足现代化社会的发展，传统的纸质档案给档案管理人员的工作增加了很大的工作量和不便，档案对存储环境的要求也十分高。而随着先进科学技术的发展，互联网逐步走进各行各业为人们带来工作便利，针对流动人员人事档案管理，也应充分发挥好现代化设备和互联网络平台的优势，发挥大数据技术的作用，加强人事档案管理信息化建设。要利用现代化先进设备给档案存储提供良好的保障，同时构建网络化的服务平台，将现有纸质档案进行数字化处理，向信息化方向发展，做到信息公开、数据共享、帮助需求对象进行网上一键登录，一键查询以及各种业务办理。信息化保存技术将有利于档案的检索、追踪溯源、便于及时地更新与随时的查阅管理。流动人员档案管理的现代化进程是一个随网络技术发展逐步完善的过程，未来可以从地方到全国，逐步统一人事档案网络的建立，完善流动人员人事档案数据库系统，做到统一标准，实现对全国范围内的流动人员进行自动化以及动态化的档案管理工作，保持软硬件设备的及时更新，为流动人员的人事档案的传递缩短通道，让流动人员的人事档案发挥更大的利用价值。

2.规范人事档案管理各环节，加强监督。相关部门应出台相应的政策，规范应对人事档案管理过程中会出现的各种状况，对相应的人员行为做出明确的奖罚规定，并将人事档案的具体操作和规则进行细分。同时，针对各人事档案管理机构进行资格审查，联合工商管理部门对没有权限的私设档案管理处进行严查，确保人事档案管理的规范性，严格禁止无资质的管理机构随意接受和管理人事档案资料，切实保障流动人员人事档案管理的各环节安全有保障。针对档案管理的具体环节也应设置相应的规范化管理机制，如采样搜集阶段，关系到流动人才人事档案的完整性和准确性，需要建立完善的管理体制，可以创建综合统一的信息化采集网络，结合现代化手段，定向采集，定时采集，查缺补漏，防止各环节造成档案信息资源的遗漏，并且强化相关管理人员职责，保证档案在流出和接收过程中的完整性。再如针对流动人员人事档案资料内容方面，可建立定时调整和动态更新机制，结合流动人员的个人经历，不断调整档案内容，并结合新时代对流动人员人事档案的发展需求，创新档案内容栏目，确保凸出流动人员各项技能和专业水平。因此，要在创新人事档案管理新模式的同时保障好人事档案管理中各环节的规范性，不断加强对管理人员职责的监督。

3.加强档案管理人员队伍建设。档案管理单位要实施持证上岗制度， 定时对档案管理者进行职业道德培训及专业理论教育， 要不断加强档案管理人员对流动人员档案管理的思想重视，加强专业的人事档案管理队伍建设，避免工作人员在工作时缺乏工作主动性和缺乏创新性的思维倦怠，同时由于流动人员档案管理工作的繁重和复杂，要确保足够的人手，避免由于人手不足导致的工作纰漏。同时，在提升队伍专业水平，政治素养的同时，要加强对管理人员现代化管理技术的培训，做到具备现代化信息技术本领。在人事档案现代化管理的发展趋势下，管理人员日常工作中难免要进行计算机操作和扫描仪等先进设备的使用，利用现代化设备可以对日常的档案搜集挂档、传递、查阅、统计、更新等工作做到更便捷的处理，这样不仅减轻了工作人员的工作量，提高了工作人员的工作效率，也减小了流动人员人事档案各环节的出错率，为新时代档案管理人才队伍的发展做出贡献。

4.完善流动人员人事档案公共服务体系。人事档案管理部门应积极走公共服务体系的道路，这个趋势是指人事档案管理部门要变化角色思想，从管理者变换为服务者的思想。针对流动人员人事档案实行公共服务管理有利于合理配置并更好地开发利用流动人员人力资源，实行公共服务体系更好地体现了以人为本的科学发展观思想，能进一步促进人事档案管理，缓解就业压力，提高公共资源的配置效率，缓解社会矛盾，构建和谐社会。流动人员人事档案管理部门要创新服务手段，配额和市场经济发展建设，促进流动人员的就业，变被动为主动，主动保持各档案馆之间的流通，承担相应职责，确保人事档案的真实可靠性，不断追求服务更优化，整合职能，开发服务新思路。完善流动人员人事档案公共服务体系，将以提高服务水平，保障服务品质为目标，进一步优化人事档案管理。

总之，随着经济社会的发展和现代化科学技术的发展，要多角度提高流动人员人事档案的管理方法与途径，推动流动人员人事档案朝着信息化、专业化、规范化、服务化的方向发展，真正做好流动人员人事档案管理工作，为流动人员人力资源的配置提供扎实可靠的基础，从根本上提升人事档案公共服务水平，促进人才流动和社会发展。

（作者单位：宁乡市人力资源公共服务中心）