论软冰浆料产品产供销标准质量管理流程的建立与实施

周华荣

上海邦透信息技术中心（有限合伙） 上海 200120

1 关于软冰浆料产品标准产供销质量管理流程：

随着现制现售软冰淇淋产品的兴起，为了抢占市场份额，引领软冰淇淋的行业发展，内蒙古伊利实业集团股份有限公司暨2010年世博会上提供了索非蜜斯牌软冰淇淋后，由产品类型匹配度相对较高的冷饮事业部专门成立了软冰业务拓展组，开始尝试通过借助现有的特殊渠道加不断开拓新的连锁客户的方式进行售卖软冰浆料产品。

1.1 软冰浆料产品较传统硬冰比较

作为伊利集团冷饮事业部一个新的业务拓展方向，软冰浆料产品较传统硬冰（冷冻饮品：雪糕、棒冰、冰淇淋、雪泥、雪霜）产品相比，在保质期、生产基地配送辐射、客户货架期要求、发货周期等方面都有很大不同：

（1）软冰浆料产品相较于传统硬冰18个月保质期来讲，其仅有6个月保质期的产品特点，对原料采购和生产、销售提出了更高的要求。

（2）相较于传统硬冰的以区域生产中心辐射配送周边城市的布局来讲，软冰浆料产品目前只有一个生产基地，需要向全国进行配货，不同客户的配货要求因其经营类型不同而不同，如：部分客户只接受周末到货、部分客户只接受开始营业前到货、需夜间到货等等，不同的到货要求对物流配送提出了挑战。

（3）软冰浆料产品的主要客户为系统连锁客户，绝大部分客户要求到货后的产品其生产日期不能超过保质期的三分之一，否则予以拒收[2]。这就意味着，从原料采购到货周期、原料检验周期、产品生产周期、产品检验周期、产品配送周期合计时间不能超过2个月，否则就存在着被客户拒收的风险。

（4）软冰浆料生产所需的部分原料为专用、用量少且保质期短，无法提前进行大量备货；软冰浆料产品所需的主要原料牛奶需要提前向伊利集团液态奶事业部进行申请调货、物流需对现有硬冰生产计划进行评估，确定停掉哪条生产线可以既满足软冰的排产又不影响该线提供硬冰产品品项的供货；生产结束后，按照软冰浆料产品执行标准中商业无菌的检验要求，需要近11天的时间才可以确认产品是否符合产品标准要求可以发货；软冰浆料产品通过汽车运输的形式从合肥工厂发出，受客户要求低发货起订量的原因影响，软冰浆料的配送基本上都是以“零担”物流的形式进行，物流公司为保障运输成本，需要进行拼车，对于距离合肥工厂较远的华南等城市，到货周期近15天；

1.2 标准产供销质量管理流程

如何针对软冰浆料产品与传统硬冰产品的特性不同，借助硬冰现有的运作资源，在满足客户需求的前提下，避免出现客户断货、公司产品积压、报废的风险，就必须对软冰业务运作全过程进行梳理，需建立匹配软冰业务运作特点的标准产供销质量管理流程。

基于对软冰业务运作过程的分析，影响建立标准质量管理流程的两大端口，分别从客户端、生产端对如何在满足客户要求的同时，避免公司产品积压、报废风险的解决入手，以“过程方法”为识别指引，分别识别每一端口的影响过程；

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（1）客户端的过程识别图：

图1 客户需求实现过程图示

（2）生产端的过程识别图：

图2 软冰浆料产品实现过程图示

（3）对客户端、生产端分析出来的影响因素按照“因果图”进行排列，找出主要影响因素，针对影响因素制定控制措施：

①分析图。

图3 客户端、生产端产供销主要影响因素分布图

②组织生产、供应、物流、销售就每一主干线上因素对在满足客户要求的同时，避免公司产品积压、报废风险的影响进行分析，共同探讨如何解决分析过程中出现的各种情况，最终制定如下控制措施：

a.销售预测。销售预测目标：至少达到销售预测计划准确率标准的要求，专版包材需提交书面确认的销售计划。

准确有效的销售预测，是确保产品满足客户要求、避免积压的有效手段；我们采取了滚动式预测管理，即在每月上旬对接下来3个月的销售计划进行预测，每月下旬对次月销售计划再次进行精准预测，作为生产排产的主要依据。为避免销售预测流于形式，提高销售业务人员对所辖客户的掌控力度，将销售预测的计划准确性纳入区域负责人的绩效KPI，通过实际发货与计划发货的比值进行销售计划准确率的考评，实际得分情况大于销售计划标准要求的，则该项KPI得分，实际得分低于销售计划准确率标准要求的，根据得分情况，不同区间匹配不同分值，低于下限的，则得分为零。

b.原辅料备货。备货准则：本着次月计划全部满足、另两月按照比例备货，后期补足的原则进行。

生产工厂见到软冰浆料产品3个月的销售计划时，按照次月计划生产所需原物料100%备货、其余两月分别按照生产所需原物料的百分之五十、百分之三十进行备货，在接到下一个销售计划时，依据现有备货情况与最新需求进行匹配，补足差额，整个备货过程中需要对专版信息进行二次确认；

c.原辅料检验。主要针对软冰浆料产品生产所需专用原料而言，针对检验周期较长的原料，采用快速检测方法与常规检验方法相结合的方式，缩短检验结果出具周期；对有卫生指标检验要求的，动态关注检验情况，如有异常，及时进行处理，必要时启动紧急处理响应流程。

d.生产排产。软冰业务组根据销售计划，结合品项现有库存、安全库存、去年同期和上月销售计划的准确率等数据，根据各个品项客户需求的分布情况，结合货架期要求及生产工厂的倒班安排等信息，制定初版的生产计划安排，生产工厂见到初版生产计划后，对可否安排初版生产计划进行排产进行评估，并将最终评估结果反馈软冰业务组；若遇初版生产计划不能按时进行，软冰业务组需对不能完成的情况进行调查分析，最终确认结果非生产方原因的，需将分析情况及时与可能受到影响的所在区域业务人员进行沟通，业务人员根据情况做出调整，最终确保客户需求得到满足。

e.成品检验。软冰浆料产品生产出来后，第一时间按照标准要求采集样品，优先安排进行检验，过程中动态观察检验结果，如有异常，提前进行沟通，对异常样品的备货进行补生产，以确保满足市场需要。

f.产品发货。在等待检验结果出具的期间，对客户的报单情况进行整理，确保在检验结果出具的第一时间就可以按照报单顺序进行发货。对客户急需、但因到货周期长不能按照预期到货的，必要时启用紧急发货处理流程[3]。

（4）针对对以上各种可能影响因素控制措施的整合，最终形成了：以定期的产供销沟通会议为主、日常动态的产供销信息沟通为辅的软冰浆料产品产供销标准质量管理流程。

（5）自软冰浆料产品产供销标准质量管理流程开始运行以来，极大的满足了客户对到货产品货架期的要求，克服了软冰浆料产品短保质期的弊端，大大降低了生产工厂因原辅材料备货超量导致出现的积压、报废的可能性，降低了工厂因此可能产生的生产成本；该流程的运行在生产工厂需要进行为期3个月的设备改造检修时遇到了极大的挑战：当时组织各区域营销经理对市场上反馈回来、检修期间的销售预测计划进行了数次评审，评审后又对部分热销品项进行了适度的放大备货，工厂也完全按照要求进行了全品项、全数量备货[4]。

2 结语

没曾想，市场的实际销售情况远远大于放大后的销售预测计划备货，差额近5000箱，导致部分重点连锁客户出现了断货，造成了非常不好的市场影响。这个情况的出现，充分说明了软冰浆料产品产供销标准质量管理流程在应对诸如生产工厂检修周期超长情况时的不足，需要对可能存在的非正常情况进行识别，对如何满足非正产情况下的备货制定相应的管理流程，作为现有流程的补充，避免再次出现因断货等问题对市场不利的影响。

以上是我对软冰浆料产品产供销标准质量管理流程建立与实施的浅显总结。