火力发电企业档案管理工作探析

蔺晶

摘 要：本文以现阶段火力发电企业档案管理特点为着眼点，总结了新时代火力发电企业档案管理中存在的问题，积极探寻科学高效的档案管理策略，希望可以起到抛砖引玉的效果。

关键词：火力发电企业;档案管理;问题;策略

一、火力发电企业档案管理的特点

1.多样性

火力发电企业技术档案包涵了电厂技术人员培训记录方面、电厂技术创新活动方面的档案以及电厂综合技术信息应用方面的档案等。与较早的火电厂技术档案文件种类相比，现阶段火力发电厂技术档案文件的种类已经具备了多样性。新中国刚刚诞生时，国内火电厂主要是苏联援建的，那时的档案主要是俄文的;随着我国改革开放的脚步不断加快，国内很多发电厂与欧美发达国家电厂的技术交流愈发频繁，从英国、德国和法国引进了不少技术先进的发电机组，这时的档案根据不同国家、不同厂商以及不同的机组型号采取了有针对性的档案管理策略。

2.周期性

火力发电厂档案管理过程主要包括形成、企业使用、立卷归档以及保存这四个阶段，具有一定的周期性。（1）形成阶段。形成阶段也就是档案文档的建设阶段，该阶段需要火电企业图文材料、电厂基建设施、电厂各类科技产品使用规程、电厂财务往来明细等大量材料做支撑，这些文档的来源主要有两部分构成，一部分是集团与火电企业的内部文档，另一部分是火电企业与外部机构的业务往来文档，此阶段文档在成文之时即具有法定效力。（2）使用阶段。该使用阶段指的是企业内部使用阶段，包括企业外部联络文件和企业内部文件。火电企业负责对外联络的部门在接收外部材料后，根据火电企业内部规章制度，将接收材料以内部流转的形式来供企业高层领导检查和批示，目的是保证文件传递的及时性。企业内部文件是文件起草部门在接到上级领导指示后，根据高层领导提出的纲要来进行相关文件的编制，通过层层审批后，交由高层领导审批查阅。通过最后一道审批手续后，火电企业对该文件进行登记编号，这时文件即是档案的雏形，也被称为火电企业现行文件。（3）立卷归档。当使用阶段的文件完成了传达、记述等效用后，会被相关人员妥善收集整理后交至档案部门，档案部门按照火电企业档案管理相关规章制度和已拥有的归档卷宗进行认真分类，并按照不同类目进行封存以備查阅。此外，在立卷归档完毕后还有一部分具有行政效率的文件，所以立卷归档后的文件也被称为半现行文件。（4）保存阶段。文件保存阶段就是将文件按照其自身价值的不同，划分为永久性保存文件和定期保存文件两类，分别保存在档案室内。保存在档案室内的文件无论价值高低均已不具备现行环节的特性，但是其对火电企业内部管理来说依然具有参考价值。

3.专业性

国家档案局本着强化火电企业档案管理的标准化和现代化为原则，在国家档案局颁布的《工业企业档案分类规则》基础上，编制了《电力工业企业档案分类规则》，该规则对火电企业档案管理的分类方法、类目设置以及类目标识等做了明确的规定。从0-5大类以及6-9大类分类表不难看出，火力发电企业文件归档任务是极其艰巨和繁琐的。

二、火力发电企业档案管理存在的问题

1.档案管理水平方面的问题

（1）制度不够健全

国内每个火电企业都有属于自己企业档案管理的相关规章制度，但是没有哪个火电企业敢保证自己的档案管理制度在档案收集、档案整理以及档案保存和保密等环节不存在纰漏的。比如，在档案的文件信息采集方面没有拿出兢兢业业的工作态度，导致火电企业档案信息中出现错误或者内容缺失的现象是时有发生的;部分火电企业的档案在内部员工借阅过程中居然不需要借阅人签字就可以拿走，而且到了归还期限时，也没有积极催借阅人归还;在个别企业存在档案管理人员玩忽职守，仅凭个人喜好对在存档案进行涂改或者销售换取额外报酬，这不仅违返了档案管理的基本规定，也抛弃了作为一个档案管理人员应该具备的基本职业素养。与其他行业档案管理相比，基于火电行业运行的特殊性质，大多数火电行业均会制定适合本企业档案管理的安全制度，特别是档案室温度监控、湿度监控方面均做出了非常细致的规定。但是在具体实施方面却差强人意，没有采取行之有效的落实措施，档案安全管理没有落实到具体的责任人，没有形成动态闭环管理。一旦出现问题后，为了逃避责任，相关管理人员互相推诿，无法继续更好的履行自己应尽的责任和义务。

（2）归档不及时，档案文件缺失

火力发电企业规定在合同签订时，档案记录工作就应开始并一直持续到合同履约完成并做好文件移交才可以终止。档案记录工作只有从合同签订到合同履约完成的全过程内实行动态跟踪，才能对这个合同内发生的所有文件进行完整的记录。而大部分火电企业在实际工作中往往到了年底才对合同履约过程中的文件进行汇总。由于时间周期太长，加上档案管理人员没有及时参与合同履约的全过程，一些档案文件全凭合同参与者移交报送或者靠着档案管理人员的记忆去催交，很容易造成档案文件丢失的情况。继而影响了档案文件质量的可靠性，使得档案文件参考价值下降。出现这一问题的主要原因是管理人员对档案管理工作的重视程度不足，企业内部也没有制定相应的规章制度，造成了档案文件的缺失，影响了企业档案管理工作的效率和质量。

2.档案管理人员职业素质方面的问题

（1）企业高层领导没有对档案工作给予足够的重视

现场生产安全和消防管理是火力发电企业长期主抓的两项基本工作。由于这种惯性思维，大部分火电企业领导对档案管理没有给予足够的重视。“只要保管的档案不丢失、不损坏就算完成任务”，这是大部分火电企业领导对档案管理的看法。之所以会出现这种认知，是因为高层领导并没有意识到档案管理是可以给火电企业带来收益的，档案管理并不是简单的文字编辑、文件保存工作。企业档案管理工作在长期不受重视情况下，其发展水平已与火电企业不断的升级改造速度出现了越来越大的落差，长期得不到较好的发展，为火电企业的发展带来了诸多弊端，甚至出现了一些不可避免的损失。