卫生防疫档案管理存在的问题与对策

温爽

摘 要：新冠疫情的突发，引起了人们对于卫生防疫工作的重视。在卫生防疫工作中，卫生防疫档案管理工作虽然是基础性工作，却发挥着不容忽视的重要作用。当前我国在卫生防疫档案管理工作中，仍然存在着许多的问题。本文围绕这些问题进行深入分析，并结合实际情况，提出有针对性的完善策略，以期助推卫生防疫档案管理工作有序高效开展。

关键词：卫生防疫;档案管理;问题;对策

引言

我国的卫生防疫站承担着群体预防任务，在开展疾病控制、卫生监督监测、科研、教学及健康教育等业务活动中，形成了大量的业务技术档案。而随着我国卫生防疫事业的不断改革，卫生防疫档案管理工作也需要不断变革以应对时代的新需求。尤其是近期我国卫生防疫工作受到新冠疫情的巨大考验，卫生防疫档案管理工作亟待优化，以保障卫生防疫工作的顺利开展。本文从完善卫生防疫档案管理工作的角度出发，梳理当前卫生防疫档案管理中存在的问题，并提出针对性的完善對策。

1 当前卫生防疫档案管理存在的问题

1.1 人员的管理意识不足

首先，部分工作人员对于卫生防疫档案管理的意识不足。这主要是由于对工作人员的宣传培训不到位，从而导致其管理意识缺失。虽然卫生防疫机构承担着重要的疾病防控任务，但是人们的关注点多集中于效益明显的业务工作，而对于档案管理等后勤支撑工作较为忽视。卫生防疫档案管理工作，属于记录性的工作，在短期内无法带来显性的实际效益。因此，无论是卫生防疫机构领导层或者卫生防疫档案直接管理人员，都会档案管理工作缺乏足够的认识以及规范的制度。部分工作人员在完成档案工作时，只是因循守旧地简单记录，缺乏统一的标准，也没有及时整理归档，部分卫生防疫档案存放混乱，时有丢失或损坏的情况发生。而在保存较好的已存档档案中，也存在档案资料的编制、分类等单一笼统的问题。资料的管理，只是从自身机构需求出发，而缺乏站在全国角度大局观的管理。部分档案管理人员，只是将档案工作作为应付上级检查的临时性任务，缺乏系统的规划与长期的部署。当面临类似新冠等突发巨大公共性危机事件时，现有的卫生防疫档案就无法及时高效地发挥其应当发挥的作用。

1.2 档案的信息化水平低

其次，当前卫生防疫档案管理中还存在部分档案信息化水平较低的问题。先进的信息技术可以简化流程、节约人力成本、提高效率。虽然当前已经是万物互联的网络时代，但是部分地区的卫生防疫机构由于资金短缺、人手不足等原因，办公设备资源紧张，不能人均分配到一台电脑。而由于档案管理工作不受重视，通常专职的档案人员还被分摊许多其他工作任务，没有充足的时间与精力投入到档案管理中，最终导致相关档案的电子化录入、更新、统计、分析等工作难以开展，许多地区的卫生防疫档案仍然以纸质化为主。这对于及时提取信息数据造成了较大的阻力，也不利于相关档案的长期保存。而有些地区虽然已经逐步实现了档案的信息化管理，但是信息化系统的功能较少，仍然以录入为主，缺少分析版块，实用性有所欠缺。

1.3 档案的开发利用不足

最后，当前卫生防疫档案管理中还存在对档案的开发利用不足的问题。卫生防疫档案资源是一种宝贵的信息资源，能够为卫生防疫工作的开展提供极大的指导与坚实的数据支撑。部分地区的卫生防疫档案资源信息化工作开展较好，但是对于后续的开发利用却多处于空白状态。这就造成了档案资源的极大浪费。这一方面是由于缺乏专业的档案管理人才，人们对档案管理的认知仍然停留在收集、汇总、录入、上传等基础处理上，缺乏后续的资源整合与渠道对接。这种将档案资源束之高阁的管理方式，无法发挥档案资料的真正作用。卫生防疫工作是一种公益性工作，卫生防疫档案资源也应当是一种公共性资源，应当及时地对外公布，让大众了解卫生防疫工作的开展情况，起到宣传教化的作用。只有合理有效地开发利用卫生防疫档案资源，让更多的人能够便捷地看到、接触到、利用到这些资源，才能最大限度地发挥档案的功能，助推于我国的卫生防疫事业顺利开展。

2 完善卫生防疫档案管理问题的对策

2.1 开展系统培训增强人员意识

首先，针对人员管理意识不足的问题，应当积极开展系统性的培训，不断增强人员的管理意识。公共卫生服务机构、政府、社会应一起联手，加大对卫生防疫档案管理工作的宣传。机构应定期或不定期开展培训，邀请专业人士对如何有效、规范地管理档案进行专项培训。在宣传培训中，机构的领导层应积极发挥带头作用，转变思想，与时俱进，以身作则，带动基层的档案管理人员共同行动。可在机构宣传栏、报刊栏等张贴宣传标语，也可借助微信、微博等互联网平台，扩大宣传范围。

在宣传的同时，应当做好卫生防疫档案管理工作的制度建设，只有在规章制度的带领下，在日复一日的坚守中，档案管理人员的管理意识才能不断被强化。卫生防疫机构档案管理规章制度的制定，应当充分考虑当前档案管理工作实际需求、听取专业档案管理人才的意见、由上层领导专项推进，如此才能将卫生防疫档案管理工作落到实处。机构可以制定卫生防疫档案的从无到有、从有到优的管理规则，将档案如何制作收集、制作的格式标准、收集时限、如何分类归总、存档时限、过程监督等均纳入规则范畴，最终形成一套完备的档案管理手册，以便档案管理人员根据手册即可快速接手。同时，在档案管理工作中应当实行定人定岗原则，如有人员调动，应做好工作交接手续，理清工作职责与档案管理。此外，机构应当在工作考评规划中，将“卫生防疫档案管理工作”纳入考核中，通过奖惩措施来激励员工。

2.2 优化档案信息资源管理平台

其次，针对卫生防疫档案信息化水平低的问题，应当系统构建、不断优化档案信息资源的管理平台，以促进档案管理水平的提高，发挥档案资料的价值，为防疫工作提供支撑。卫生防疫机构应保障资金充足，可申请资金援助，将档案管理资源平台的搭建纳入到整体的机构发展计划中，完成初步搭建平台、逐步完善平台、优化利用平台等一系列工作。将馆藏纸质档案资源逐步实行电子化过程中，应确保原始纸质档案录入的完整、真实、还原、客观，杜绝人为的信息加工或润色，以保障电子化档案内容的有效性、真实性。而在实行档案电子化的过程中，工作人员可对档案资源进行初步的筛选分类、做好关键词标签录入，方便他人查询搜索，以提高档案资源的利用率和有效率。在原始档案电子化后，应尽快对内部人员开放电子档案，以减少对已存档纸质原始档案的翻阅查询，节省人力时间的同时，延长对原始纸质档案的保存。

对于档案信息资源管理平台的优化，应当从实用功能的角度出发，调研当前所需功能后，逐步加装完善。如基本的查询功能，就可以逐渐丰富为结合分类查询、模糊查询、综合查询、精准查询等。统计分类功能，也可根据需求逐步扩展为按年限、按类别、按主题、按关键词等进行统计分类。数据分析功能，可加载数据的表格化处理，直接生成所需的柱状图、线形图、饼状图等，让查询人员对数据动态变化一目了然，提高信息的直观性。此外，档案信息资源管理平台还应根据人员需求，适时开放内网互传权限，方便查询人员传递数据、使用数据、共享数据。

2.3 建立专题数据库和网络展厅

最后，针对卫生防疫档案资源开发利用不足的问题，应当及时建立专题数据库，搭建网络展厅，让这些档案资源得到充分的利用。机构可以招聘档案管理的专业人才，通过对现有档案电子化数据的完善、分类、分析，逐步搭建专题数据库，并向内部人员开放专题数据库的查询渠道。专题数据库，可以按照卫生防疫工作的防疫类别、防疫级别、防疫主题等进行分类搭建。

同时，可以将经过筛选查验的相关档案资源，通过网络展厅的模式向公众公布。网络展厅中的卫生防疫信息，可以根据防疫疾病种类、防疫日常小知识、防疫著名事件、防疫人物传记、防疫英雄事迹等，进行分类管理与呈现，对公众进行有意识地宣传引导，让公众能够及时获知相关信息，了解卫生防疫工作的动态以及基础的卫生防疫知识，增强公众的卫生防疫素养，提高在应对突发性公共性危险卫生事件时民众的配合度。还可以增加动画、短视频等内容，通过直观形象可爱的动态表达，扩大传播对象的覆盖面，增加信息传递的迅捷度。借助这些方式实现卫生防疫机构与社会之间的信息交互，在一定程度上形成社会卫生防疫共识，是对卫生防疫档案管理的一次重要飞跃。

结语

卫生防疫档案管理工作，作为卫生防疫机构的基础性工作，经常会受到忽视。但是在润物无声的日常性卫生工作与极具危险的突发性防疫事件中，卫生防疫档案资源都作为数据支撑发挥着非常重要的作用。因此，应当积极完善卫生防疫档案管理工作。本文针对当前卫生防疫档案管理中存在的人员管理意识不足、档案信息化不足、档案资源开发利用不足的问题，提出了针对性的完善策略，如加强培训增强意识、优化档案信息资源管理平台、建立专题数据库和网络展厅等。卫生防疫档案管理工作，是一项需要长期坚持的细致工作，需要更多的前期规划与过程的全力投入。本文提出一些可供参考的建议，希望促进卫生防疫档案管理工作能融入新时代、更上新台阶。

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（作者单位：吉林省卫生健康委员會国际交流与合作中心）