提升事业单位档案管理信息化建设的策略

李熙琴

摘要：随着信息技术的不断发展，档案管理信息化建设是当前事业单位档案工作的重点，它克服了纸质档案管理的一些缺点，能够最大限度的发挥档案管理的作用，让档案管理更加高效、便捷、安全。档案管理是事业单位管理工作的重要环节，它关乎每一个人的人事档案，对今后的工作都有巨大的影响。因此，要不断重视档案信息化建设工作，加强信息化管理，提高管理效率，做到科学管理，具有重要的意义。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设

一、引言

事业单位的档案管理非常重要，通过档案信息化管理能够提高工作效率，合理的利用单位内部的资源，并对档案信息进行严格的保密工作，实现多元化应用。随着信息技术的不断发展，越来越多的传统方式被信息技术取代，并且信息化具备许多传统方式不具备的优势，会对今后的档案管理工作产生深远的影响。

二、事业单位档案管理信息化建设的作用

（一）提升档案管理工作效率

档案信息化建设有助于提高工作效率，传统的档案管理方式依靠纸质档案进行管理，管理起来非常繁琐，而信息化管理能够将纸质资料转化为数字资料，并将这些资料录入数据库，非常方便，通过管理系统能够对这些档案进行多元化的管理，也可以根据需求编写合适的管理方法，极大的减少了查找特定档案袋时间，也让相关的工作人员减少了工作压力，提高了工作效率。

（二）资源存储的利用共享

在事业单位中，知识密集型组织占比非常大，工作量也非常大，通过档案信息化建设，能够将不同档案的不同载体进行分配，并转化为数字资料，存储在计算机中。并且这些数字资料并不占用实际的空间，而是存储在计算机中，并且体积非常小，一台计算机能够存储上亿条的档案信息，非常的高效，与当前的档案建设需求相匹配，发挥了重要的作用。此外，工作人员也可以直接输入档案编号进行查询，在一秒之内就能够得到查询结果，非常的快速，减少了时间成本，提高了工作效率。随着事业单位招聘人数越来越多，传统的纸质档案建设方式已经不能够满足日益增长的需求，只有通过信息化建设，才能够归档和整合各种信息资源，共享档案信息。

（三）促使档案管理更加规范

由于人数众多，相关的工作人员在填写一些档案材料时，由于个人因素和个体差异，不同的工作人员会按照自己的填写习惯进行填写，导致内容、字体存在较大的差异，影响了档案的管理。而档案信息化建设能够统一规范书写格式和内容，如果工作人员在输入的时候没有按照规范书写，就会进行提示，并且无法保存，只有按照规范书写才能够正确保存，这让档案管理更加规范。

三、推进事业单位档案管理信息化的对策

（一）构建档案信息化管理体系

首先，要加强管理人员的管理意识，每一位管理人员都应该清楚档案信息化建设的重要性，尤其是信息技术飞速发展的今天，已经给我们的生活带来了巨大的变化，电子档案的推广也受到了各个省市的支持，数据之间的共享和优化非常方便。档案管理人员要积极迎接信息化建设，主动学习信息化管理技能，积累相关经验，并采取多样化的管理方法，积极的开展档案信息化管理，为档案管理做出贡献。

（二）提升档案管理信息化人才素质

首先，档案员要能够主动学习信息化技术，不断地提高技术能力和工作素养，事业单位要对其进行定期培训。主要的培训内容包括信息技术的培训、档案信息化建设的培训和信息化思维的培训，努力提高事业单位的档案信息化建设。其次，也要重视档案员之间的沟通和交流，以会议、组织会谈的形式开展，让一些优秀的档案管理人才能够充分的发表自己的建议和技巧，并开展员工之间的密切交流，在交流中不断学习、不断成长，不断提高自己的信息化技术能力和专业素养，适应当前社会的各种需求，并合理的应用到档案管理工作中去。

（三）促进档案信息化管理效率的提升

相关的档案管理人才也要抓住这次机遇，努力提高自身的本领，提高档案信息化管理效率。一直以来，我国的档案信息化管理效率处于较低的水平，缺乏统一的管理标准进行规范，导致不同事业单位的档案信息化管理存在差异，影响了信息的共享。因此，在今后的工作中，要对不同类型的檔案进行归类整理，完善好归档工作，充分发挥电子档案的各项优势，积极引导事业单位信息化建设，推进档案信息化管理工作的顺利进行。

（四）完善档案监管机制

随着档案信息化管理的不断开展，要逐步建立和完善档案监管机制，这样能够提供制度规范，加强档案信息化管理的利用价值。大数据背景之下，任何档案信息之间都具备一定的关联，因此要对查询人员进行权限划分，不予开通更高级的权限，同时也要设置防火墙，对档案进行安全高效的保护。其次，完善档案信息监管责任机制，实行责任到人的制度，明确每一个档案管理人员的职责，并重视工作过程中的监管工作。最后要建立健全监管条例，规范工作人员的行为。事业单位要统筹部署监管人员，严格监管档案管理的各个环节，预防各种风险的发生，确保档案管理活动的有序开展。

（五）档案信息化应做到规范化、标准化

档案信息化建设的目的就是克服传统档案管理的缺点，规范化和标准化是重要的衡量标准，也是体现档案信息化建设的优势的重要指标。因此，各个事业单位在进行档案信息化建设时，应当严格按照国家的管理标准，并根据实际情况和自身特点进行适当的调整，在实践中不断完善。相关数据库的设计也要符合标准，每一个表的表名和表头、数据存储顺序都应该进行统一规范，方便之后的管理。将电子档案有效的录入数据库，实现信息之间的共享，并通过一些优化语句来提高查询速度，解决读取速度较慢和数据之间不协调的问题。

结论

档案管理是事业单位非常重要的工作之一，随着信息技术的不断发展，档案信息化建设也取得了一定的发展，它克服了传统档案的缺点，更能够适应新时代的需求。事业单位也要紧跟步伐，不断地推进档案信息化建设，加强档案管理人员队伍建设，完善管理机制，推进档案事业高质量发展。

参考文献

[1]钟卫国. 事业单位人事档案管理信息化建设及发展研究[J]. 兰台内外，2021（16）：22-24.

[2]格桑卓玛. 事业单位档案管理效率提升的路径[J]. 兰台内外，2021（18）：47-48.