论新形势下企业档案管理的信息化建设

唐爱玲

摘要：随着时代的进步，企业的发展也十分迅速。档案管理是企业管理工作中的一个重要组成部分，对于企业的管理和发展有着至关重要的推动作用。随着我国信息化的逐步普及，企业档案管理工作也面临着诸多机遇和挑战，必须紧跟潮流，改变传统的管理模式和方法，采用信息化设备和技术来不断加强企业档案管理工作。这样才能更好地促进企业管理工作规范化，迅速不断地积累企业经营和管理经验，为企业的健康持续发展提供强大支持。

关键词：新形势;企业档案管理;信息化建设

引言

在社会不断进步、科技不断发展的同时，对企业档案管理全面性、便捷性、准确性等提出了更高的要求，为了使企业档案管理工作拥有更高的质量和效率，保证企业平稳发展，企业必须转变档案管理思路，提升档案管理信息化建设速度，保证企业健康发展。在新形势下，提升企业档案管理信息化程度是企业优化档案管理工作的重要途径，也是企业可持续发展的必然要求。

1企业档案管理信息化建设现状

1.1信息化管理意识薄弱

信息化管理已成为当今社会的发展趋势，信息化管理的优势也为大多数人所认同，但在现实中，将信息化管理应用于工作实际的观念仍然十分薄弱。企业管理人员乃至具体工作人员，还只是停留在电脑录入、传输等最简单的信息化阶段，系统性、全局性的信息化档案管理观念尚未树立，档案信息化工作也就未得到足够重视。这大大影响了国有企业对档案信息化建设的资金投入和推广应用，档案信息化建设应有功能没有得到充分发挥。

1.2缺乏企业档案管理信息化建设技术

从企业档案管理信息化建设来讲，因为缺少相关的技术导致无法有效提升档案管理效率。企业应该将其作为一个重要的努力方向，在实现档案管理信息化的过程中，需要充分利用当前先进的科学技术，很多企业因为相关的硬件以及人员缺乏，阻碍了企业档案管理信息化进程。另外，企业实现档案管理信息化还依赖于企业信息化建设。

1.3专业技术人才缺乏

档案信息化建设归根到底要“以人为本”，发挥人的主导作用。而由于档案管理不能直接创造经济效益，在一些国有企业中，人员配备老年化或边缘化，有的企业档案室成了“养老室”。档案管理专业人员较为缺乏，一些管理人员水平较差，不具备应有的档案专业知识、计算机知识和网络知识，不了解信息化操作流程，有些管理人员甚至未经过专业培训就上岗，对于档案管理多靠自行摸索、前任传授、积累经验等，极易产生不规范的行为，对档案信息化建设造成了巨大的障碍。

2企业档案管理信息化建设优化措施

2.1提升档案管理意识

档案管理人员的自身素质很大程度上能够决定企业档案管理信息化建设工作的成效。所以，企业应该努力建设一批有职业道德、有技术能力、有创新能力的档案管理人才队伍。首先，要提升档案管理人员的职业道德水平和责任意识。其次，需要根据实际工作对档案管理人员开展信息化建设培训，从而使他们的专业知识和实践能力得到提升。最后，需要加强档案管理人员的计算机能力，保证他们能够熟练掌握相关的办公软件。想要实现档案管理信息化，除了需要对人才队伍建设进行加强外，还需要对相关人员的档案管理意识进行加强，使他们对档案管理工作进行充分重视的同时，努力提升自身的档案管理能力，利用企业内部人员的协同合作使企业档案管理信息化建设的速度和质量进一步提升。

2.2强化相关的技术指导工作

企业档案管理信息化建设离不开信息技术指导的有力支持。想要保证信息指导工作得到有效落实，首先需要明确能够提升企业档案管理信息化程度的技术，只有树立正确的目标才能为实际工作提供有效指导。其次技术指导应该由专业的人员进行，对档案管理人员开展相关的硬件设备和软件设备培训，从而保证档案管理信息化建设工作得到有效开展，提升企业档案管理信息化建设速度。

2.3培养专业的档案人才

在档案信息化建设的过程中，需要大量的复合型人才，不仅要求其有扎实的档案管理专业素养，还要熟练操作计算机技术，另外，还需要具备较强的英文阅读水平和翻译能力以及现代管理能力等。在培养专业的档案人才的过程中，企业一方面要引进具有计算机、管理能力和较强英文水平的高校人才来充实档案管理团队，还要定期、不定期对其进行专门的培训，并开展各种类型的检验活动，才能使得企业的用人制度越来越规范。另外，为了真正培养有才能的档案信息化人才，还需要建立健全企业的人才评价机制和竞争机制。

2.4建立档案信息化管理系统

企业在档案管理信息化建设过程中，需要重点加强档案信息化管理系统，具体主要包括两方面内容：其一，提高档案管理效率：在档案管理过程中，档案信息化管理成为提高其管理的重要保障。企业要根据档案管理的需要，结合企业当前具体实际情况，深入分析具体业务流程，结合企业的行业特点，要有针对性地设计档案信息管理系统，将相关档案信息纳入档案信息管理系统当中，实现档案的信息化管理目标。其二，完善文件信息管理系统：实现藏纸质档案信息化，通过扫描、影像等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化档案，建立电子档案管理系统。针对当前这个系统而言，能够兼容不同文件格式的存在，兼容企业使用的各类软件。通过当前管理信息化建设，有助于提高企业档案管理水平，使得档案管理效率得到提升，促进企业的长足发展。

结语

企业档案管理界的各派观点值得每个档案管理工作者认真思考，充分认识档案管理信息化的价值与面对的问题。笔者经过思考认为档案管理施行信息化有诸多优势和意义。在工作实践中，需要档案管理从业者根据企业不同情况，趋利避害、因势利导开展信息化工作，避免一些因信息化带来的问题，同时积极放大信息化的优势和能量，探索出适合自身企业需要的档案管理信息化创新工作方法。

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