试论人事档案管理的信息化建设

张冲

摘要：人事档案是重要的保存人才信息的材料，详细记录着各项人才资料，是目前人才管理工作中发挥核心作用的工具。由于科学技术水平的显著提升，大数据技术逐渐普及，档案管理模式也产生了翻天覆地的转换，由传统的实体管理模式向更加数字化的方向发展。因此，人事档案管理工作也开始步入数字化发展阶段。在此背景下，如何做好新形势下的档案管理工作就显得极其重要，本文针对档案管理信息化建设所面临的挑战以及解决措施作出分析，期望为有关人员的工作提供一定的借鉴意义。

关键词：人事档案;信息化建设;管理

前言

人事档案一般会记载对应员工的家庭情况、学习经历以及工作经历等各类信息。依照目前《企业职工档案管理工作规定》的相关条例，企业职工在进行工作调动或者提出解除合同之后，应当由对应单位在规定时间内进行档案移交，轉移至职工的下一工作单位或者对应的街道劳动部门。由此可见，人事档案管理工作的开展对于稳定就业以及保障职工权益有着十分重要的作用，能够促进劳务关系的和谐稳定发展。在大数据的新形势下，人事档案管理工作应当逐步优化升级，脱离过去的传统管理模式。

1 人事档案信息化管理所面临的问题挑战

1.1 管理环境复杂

在长期开展档案管理工作时，一般采用实体档案管理模式，通常都是当地人事部门管理或者是部分工作人员的档案由单位进行保管，档案管理工作中流转的途径比较单一，经手办理的人员比较少，所处的环境也相对比较封闭，最大的风险就是实体档案在管理过程中，可能出现的档案丢失或者损毁的问题。在现今信息化管理的时代，主要以实体人事档案作为基础，开展新的电子人事档案管理，其中收集与归纳的主体都是员工或者是单位自行组织。电子化人事档案作为载体，呈现出内容可分离、传输可网络化等特点，保证信息资源利用的高效性与快捷性。于是人事档案管理工作就面临更加复杂的开放性网络环境，虽然开展档案管理工作的具体流程差异不大，但信息系统的管理企业、与外网之间的对接等，都让人事档案管理工作从最简单的人为风险与自然风险变得更加复杂，需要单位在工作开展中，重视管理工作开展的流程、环节以及制度等方面的优化。

1.2 技术要求更高

信息化技术的快速发展为档案管理工作带来了全新的发展方向以及更为便捷的信息技术。随着档案管理信息化程度的不断加深，各种基础网络设施、管理系统的应用，都采用的是新产品与新技术，而在人事档案中呈现出的文本与图像信息来讲，新技术的使用还比较少。正是由于人事档案具有较高的私密性与高价值性，它所承受的技术威胁也较大。档案管理方式的信息化发展，有着高密度的工作开展特征，计算机在使用过程中可能会感染病毒，或是因为软件的损耗导致档案出现重大损失。很多单位在工作开展中会使用 VPN 的登录方式，以此限制外部用户的接入，但随着现今办公理念的发展以及个人需求的多元化，局域网转换成为全域网，也成为人事档案管理工作开展的一种趋势，同时也进一步提高了档案信息管理工作中所存在的风险。只有建立起更加完善的风险管理机制，才能更好地解决管理工作中所存在的问题。

2 人事档案管理的信息化建设措施

2.1完善人事档案管理制度

完善的档案管理模式能够有效提升管理工作的开展效率，是保障档案管理模式信息化发展的基本前提。在人事档案网络信息化管理中，要分别从管理、业务以及技术等方面完善管理制度，保证档案管理工作的高效、有序，实现档案工作的信息化发展。制度的建设以及安全防范意识的树立，直接关乎各项管理工作与应急措施的有效执行。不管是尽可能降低人事档案管理风险，还是完善管理制度都是防范安全事故出现的有效手段。只有重点关注对人事档案的信息管理安全事件发生频率，才能切实保证档案管理工作各个环节的安全性。

2.2 积极引进先进的技术设备

人事档案管理工作的信息化发展主要依托于先进的网络平台以及高超的信息化技术，这也对档案管理工作的设备提出了了对应的要求。想要实现高效率的档案信息化管理，必须构建完善的网络信息服务平台，进行对应的基础设施建设并积极引进信息人才。根据企业自身人事档案管理要求，对管理系统的功能和结构进行完善，只有这样才能保证档案信息的传输功能和共享水平，保证档案信息管理工作有效开展。

2.3 保障人事档案信息的安全

人事档案信息详细地记录着每一个人的过往经历，关乎着个人的隐私安全，必须引起高度重视。首先，档案管理人员也当具备基本的职业素养，严格遵守档案管理工作中的各项基本条例，做好对应信息的保护工作，不徇私、不泄密，同时，人事档案管理人员必须强化自己的专业技能，避免出现一些操作失误影响整个档案管理工作的开展效率。

2.4 提升人事档案服务管理水平

档案管理人员作为整个人事档案管理工作的主要操作者，将直接影响档案管理工作的开展效率，影响人事档案的实际利用效率。所以想要提升人事档案服务管理水平，必须加强专业化人才的引进和培养。首先，为了尽可能维持人事档案管理工作的正常运行，必须积极引进既懂得档案管理又具备计算机网络技术的高素质人才。其次，需要做好对应人才的培训工作，提升人事档案管理人员的综合素养，必须让人事档案管理人员建立起高度的安全意识，学会一定的安全防护技术，具备现代化人事档案管理人员的专业能力。

2.5 标准建设完善档案共享服务

一直以来，共享服务都是作为信息化建设的重要目标，随着5G时代的来临，信息传输速度进一步提高，传输质量也获得了提升，对共享服务也就提出了更高的要求。从当前科研单位人事档案信息化建设现状来看，信息孤岛已经成为制约人事档案管理工作的重要问题，而信息孤岛的产生主要在于内部各个部门各自为政、信息化标准建设滞后等。因此，要想满足 5G 时代科研单位人事档案的共享需求，就必然需要结合人事档案未来建设动态，统筹协调人事档案管理相关的标准建设，保证人事档案管理系统与内部系统之间的协调统一，保障档案管理的标准化、规范化。

3 人事档案管理信息化的意义

3.1 提高档案管理的工作效率

推动档案管理工作的信息化发展，能够有效提高档案管理工作的开展效率。目前，档案管理工作的信息化发展已经呈现出高效率的发展态势，具有的优势包括高效性、真实性以及实用性。由此可见，推动档案管理的信息化建设，不仅可以有效提升档案信息的传动速率以及实际传输范围，有效提高档案信息的丰富性和多样性，并且还能不断优化档案信息的采集和整理工作，大幅缩短人为因素对于管理工作带来的不利影响。与此同时，在无纸技术快速发展的现代社会，档案管理部门可以通过扫描录入器直接录入档案资料，这在很大程度上简化了档案管理工作，同时，也能够有效提升档案管理工作的实际开展效率。

3.2 提高档案信息的完整性

进一步推动人事档案管理工作的信息化进程，能够有效提升档案信息的完整性。首先，档案管理工作的信息化发展，可以及时剔除一些不完整的档案信息。并在剔除无效信息的基础上进一步保证档案管理工作的规范性，这对充分挖掘档案的内在价值具有十分深远的影响。其次，档案管理工作的信息化进程，能够促进目前已归档信息的进一步更新完善。目前，档案的归档信息主要包括年度、档案编号、保管期限、档案保密等级以及分类数目等多个部分，其归档信息较为繁杂，并且改动频率也相对较大，这也给为档案管理的开展造成了一定的困难。而信息技术在档案管理中的合理使用，工作人员可以通过相应的信息管理软件，进一步提高目前已归档信息的完整性以及准确性，提高信息更新效率。

3.3有助于提升人事档案的使用价值

人事档案是每一位员工的成长缩影，是企业和单位選拔人才匹配工作岗位的根据，人事档案记录的员工信息越详尽对企业的参考价值就越大。人事档案运用网络信息化的管理模式，可以使信息之间建立起关联，有助于人事档案信息资源实现共享，从而使企业或者单位更好更快地了解员工过往的真实经历，分析出员工的特点及所长，选拔出更匹配企业自身发展的优秀人才。人事档案网络信息化使企业和单位选拔人才更快捷、更精准，提升了人事档案的使用价值。

结语

在大数据技术不断发展的现代社会，档案管理信息化的内在价值已经逐渐显现出来，推动档案管理工作的信息化进程，已经成为目前时代背景下不容忽视的发展方向。因此，各单位要结合自己的工作实践和运营现状，搭建全方位一体化的档案管理模式，做好对应管理人员的日常培训工作，做好各项信息化资源的最大化利用，提高各项信息化设备的资金以及人力投入，从而切实提高档案资料的应用效能，为各项工作的顺利开展提供良好的信息支持。

参考文献

[1]黎双林.浅析人事档案在构建和谐劳动关系中的意义及实现路径[J].兰台内外，2021（06）：50-51.

[2]宁功伟.5G时代科研单位人事档案信息化建设路径研究[J].城建档案，2021（01）：24-25.

[3]赵卉.浅谈如何做好事业单位人事档案管理工作[J].兰台世界，2020（S2）：75.

[4]马岗先.信息化时代人事档案的风险管理[J].兰台内外，2020（30）：68-69.

[5]韩冰.现代人事档案管理存在的问题及对策综述[J].办公室业务，2021（02）：170-171.