因公临时出国（境）工作跨越式发展探索

孙思

摘要：本文以武汉大学为例，从规章制度、信息化建设、管理人员队伍等方面，对因公临时出国（境）工作实现跨越式发展进行了探索

关键词：因公临时出国（境）工作;跨越式发展;探索

因公临时出国（境）工作是高校外事工作的重要组成部分，其中因公临时出国（境）任务的审批是该项工作的核心环节。传统的纸质审批方式是出访人员持纸质材料周转在多个相关部门按序依次完成流程，耗费了大量的时间和精力，也产生了重重的矛盾，无法达到学校提升职能部门管理水平和服务效率要求。因此，工作方式的改变势在必行。近年来，我校积极探索，主动实践，通过进一步建章立制、建立信息化工作平台，加强管理人员队伍建设，我校的因公临时出国（境）工作实现了跨越式发展。

一、完善的管理规定是因公出国（境）工作跨越式发展的保障

规章制度是因公临时出国（境）工作有序发展的重要保障，是因公临时出国（境）工作规范管理的重要依据 ，是实现工作目标的有效措施，是管理人员和出访人员共同遵守的行为准则，具有指导性作用 。因此，进一步完善规章制度成为转变工作方式的重要切入点。随着我校因公临时出国（境）交流活动的日益频繁，原有的管理規定已不能覆盖发展的需要，有些方面无章可循，存在制度盲区。制定与时俱进的符合新形势发展的管理规定显得尤为重要，也是推进因公临时出国（境）工作跨越式发展的必然要求。经过反复讨论、调研和论证， 《武汉大学因公临时出国（境）审批与管理办法》于2019年4月印发实施。该办法的制定既准确的把握了政策尺度， 又重视了工作中各个环节的方方面面 。主要体现在：首先，重新梳理了因公临时出国（境）审批工作的相关部门，进一步明确各部门职责范围 。其次，重视分类管理，区分学术类任务和非学术类任务，体现不同的政策导向，实现区别管理。再次，针对特殊群体的出访人员，如外籍和港澳台地区的教授学者、离退休返聘人员等做了明确规定。最后，进一步细化因公证照的管理办法。另外，“因公临时出国（境）业务工作手册”、“因公临时出国（境）业务办理指南”等的出台，为工作方式的转变和发展提供了有力的保障。

二、信息化建设是因公临时出国（境）工作跨越式发展的核心

因公临时出国（境）工作的核心是出访任务的审批环节。传统的纸质审批流程繁琐、节点复杂、耗时耗力、矛盾重重，成为该工作的痛点难点投诉点。从2016年开始，我校对因公临时出国（境）工作做了大量信息化建设，对审批流程进行了不断的升级优化，逐步建立了集出访计划申报、出访任务申报、出访公示、出访任务审批、出访总结、因公证照管理和档案管理等多个模块为一体的因公临时出国（境）综合服务管理系统（以下简称管理系统），实现了因公临时出国（境）审批工作无纸化全线上办理。随着智能证照保管柜（系统）的使用，实现了因公证照管理智能化。随后，覆盖各个校区及附属三家医院及的外事自助服务终端（系统）的启用，方便了出访人员就近自助打印相关材料。外事服务手机APP上线，实现了移动办公。与此同时，管理系统分别和智能证照管理柜（系统）、外事自助服务终端（系统）、学校档案管理系统的数据互联互通，既方便出访人员随时掌握审批进程、查阅个人因公证照信息等需求，也利于管理人员及时审批出访任务、了解因公证照归还状态、优化档案整理等工作。信息化建设实现了的工作方式的转变，实现了跨部门的数据共享，实现了管理与服务的融合，形成了精简而高效的工作模式，向教职工提供了规范而透明的业务服务，体现了高校因公临时出国（境）工作管理部门的核心价值。

三、专业化的管理队伍是因公临时出国（境）工作跨越式发展的关键

全线上的因公临时出国（境）审批工作对管理人员提出了更高的要求，专业的服务和管理是实现工作跨越式发展的关键。首先是专业的外事秘书队伍。二级单位的外事秘书是因公临时出国（境）审批环节的第一步，也是连接归口管理部门与出访人员的纽带和桥梁。外事秘书的审核工作奠定了审批流程顺利进行的基础。为此，我校国际交流部积极通过业务培训、政策宣讲、工作坊等多种形式，加强与外事秘书队伍的联系，提升外事秘书队伍的业务能力，由原来的弱联系变为强联系，从而打好高效运转的基础，夯实审批工作的地基，外事秘书队伍的专业能力得到了不断提高。 其次是专业的归口管理部门外事队伍。我校国际交流部因公临时出国（境）审批中心的管理人员均具有多年专业的工作经验。根据因公临时出国（境）工作的特点和要求，实行工作岗位精细化的分工协作，密切配合，为学校教职工提供专业的服务为宗旨。为了适应信息化时代的发展，管理人员不断学习、升级、优化个人的知识储备，全面参与管理系统的设计、再造和重塑，提升了专业能力，具备了与工作相适应的专业素养。 最后是专业的湖北省外办驻我校工作人员队伍。为改善因公临时出国（境）工作的服务质量，2018年1月，我校引入湖北省外办外服中心工作人员进驻我校办理相关因公证照、签证、签注等业务工作。这些熟悉高校因公临时出国（境）工作的人员提供的专业服务，极大的提升了我校因公临时出国（境）工作的质量与水平。

我校因公临时出国（境）工作从完善管理规定、信息化平台建设和提升管理人员专业素养等方面进行了实践探索，使原来校内投诉较为集中的痛点工作转变为示范性亮点工作。从囿于现状到勇于突破，实现了跨越式发展。

参考文献

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