关于教育局档案收集与管理工作的思考

巴合提古丽·叶尔梅亚

摘要：教育局作为一个常设单位，管理着诸多的文字与电子档案，因此，档案的收集与管理就成为其日常工作的重要组成部分。本文主要从建立健全档案收集与管理制度等四个方面详细阐述了提升整体档案工作质量的相关方法。

关键词：教育局;档案;收集;管理

教育局管理着大大小小、数量较多的学校，这就注定了档案部门在收集与管理档案会遇到诸多复杂问题。基于此，我们应当以“做好档案收集与管理工作，方便档案调阅”为宗旨，建立健全档案收集与管理制度，坚持电子与纸质版两手齐抓，配备并完善先进的档案管理设备，打造高水平的档案人才队伍，从而为提升整体的档案工作的质量奠定厚实的基础。本文对此展开了一系列研究和探讨，仅供参考。

1建立健全档案收集与管理制度

没有规矩不成方圆。制度就是最好的管理。无论是学校与教师没有及时地将相关资料递交到局里，还是档案部门无法做到及时有效地将其收集归档并进行科学的管理，究其原因主要是因为没有明确且具体的档案收集与管理制度，进而影响整体的档案工作。基于此，要想有效调动区域内学校与教师递交资料的积极性，提高局内档案部门的档案收集管理水平，就需要组织人员对区域内各学校以及局内档案工作的具体情况进行全面详细的调查与总结，并在此基础上建立健全档案收集与管理制度。只有拥有了相对健全的制度，才能有效提升档案收集的完整性与及时性，避免出现工作滯后的现象。当然，建立健全档案收集与管理制度的工作是一项长期且复杂的任务，既然是制度，便绝不能只是徒有其表，而应当深入档案工作的具体细节。当制度建立起来之后，最重要的是执行，为此，局内应当维持组织召开专门的制度研讨会议，为制度的具体运用与执行保驾护航，最终提高整体的档案收集与管理工作的质量。

2打造高水平的档案收集与管理人才队伍

上文提到：“没有规矩，不成方圆”，没有一个完善的制度，就不会有高质量的档案收集与管理工作。但从另一个角度来说，制度与方法归根到底是要由人来具体执行的，倘若负责收集与管理档案的人员自身的专业素质不够高，便会对整体的档案收集与管理工作造成很大的负面影响，因此，要想提升教育局档案收集与管理工作的整体质量，就应当综合采取一系列科学有效的措施，打造高水平的档案收集与管理人才队伍。基于此，局里应当定期邀请档案专家为相关工作人员授课，为其阐明档案收集与管理的必要性和具体方法，从而逐步的使这些工作人员发自内心的认同自己的工作，感受到自己工作的意义与价值，学习到提升整体工作质量的方法，最终激发其工作积极性与热情，提升其专业素养，从而为提升局内档案收集与管理工作的整体质量提供强有力的人才支撑。

3优化与创新档案管理

教育局档案部门管理着丰富的档案资源，这就注定了对这些档案进行科学管理的重要性。要想有效的优化与创新档案资料管理，首先应当优化与创新所收集档案的类别、类目与内容，以“信息化”为切入点，着力推动档案资源的更新与优化。具体来说，档案资源优化工作应当以“互联网”为依托，综合运用大数据、局域网、云计算、白板交互等现代化信息技术拓宽教育局档案的存放与管理的形式，优化档案资源的结构，从而为提升局内档案收集与管理整体工作质量奠定良好的基础。

对于传统的档案存放来说，大多以纸质版为主，而在信息化的时代，档案的存放有着多种形式，因此，我们应当充分重视档案资料的立体化。一方面，可以以为纸质档案配上相应的光碟，印上二维码，从而为每一份纸质档案打上鲜明的标签，方便类目的区分;另一方面，也应当充分认识到，档案不仅仅能以文字作为载体，而且能以音频、视频等作为载体，毕竟，纸张会腐烂，但电子资料不会。基于此，局里完全可以调配应资金，为重要档案打造相应的音频与视频资料，但这并不是说纸质版的档案就没有其存在的意义，而应当将纸质版与电子版有机结合，开设电子档案室，将局内档案的目录信息录入电子系统，并通过电子屏幕公示，方便档案的调阅与归还。最后，需要注意的是，在积极转变思维、与时俱进，开设电子档案室的同时，还应当格外注意把控纸质档案与电子档案的比例，虽然在信息化飞速发展的今天，我们应当推动档案的电子化，但这并不是说就要完全摒弃传统的纸质档案，因为纸质版有着电子版所代替不了的真实感与客观性，毕竟，对于档案管理工作来说，保持档案的客观性是十分重要的。这就要求档案部门应当在充分调查与论证的基础上去优化纸质与电子档案的存在比例，不断优化二者结构，从而将其完美融合，有效提升档案收集与管理工作的质量。

4搭建与升级档案管理设备

上文提到，档案部门应当以自己所处地域和所管理学校的实际情况出发，优化档案资源，转变管理理念。而要想有效的优化和创新档案管理模式，除了做好这两项工作之外，对档案管理设备进行升级与优化也是必不可少的。因此，档案部门应当抓住“设备”这个基本点，组织专业人员，划拨专项资金。升级和完善档案管理设备。从某种程度上来说，档案管理工作离不开先进的设备;同时，设备的配备是否到位，设备的使用是否顺利，也能直接反映出档案部门的管理水平。

首先，局里应当搭建一套先进的智能监控系统与指纹操控系统，从而确保重要和涉密档案的安全，这是一切档案管理工作的基础;其次，还需要搭建先进的档案分类与智能调阅系统，从而方便局里领导和同事调阅档案。尽管引进这些设备需要花费大量的金钱，但从长远来看，其所创造的价值是巨大的，是绝对值得的。毕竟，当这些设备搭建起来之后，档案的收集与管理便能以先进的设备为基础，形成科学规范的链条，最终有利于做好档案收集与管理的总体工作。

结束语

综上所述，在过往的档案收集管理过程中暴露出了一系列问题，因此，相关部门应当对过往的工作展开详细的回顾与总结，并以此为基础，从局里的实际情况出发，制定科学合理的档案管理措施，实行责任分工制，与区域内各个学校形成有效联动，从而确保档案收集的及时性、准确性与完整性。除此之外，档案部门也应当以既定的制度为依托，怀揣责任心，将收集上来的档案进行细致地分门别类，并进行科学管理。

参考文献：

[1]李广利.档案资料收集的内在门道与方法[J].资源管理，2018（09）：116-117.

[2]张平富.档案部门的职责定位与具体实施[J].科学管理，2016（05）：152-153.