浅谈高校档案电子化管理建设存在的问题和解决方法

陈万雷 刘地 容溶

摘要：当前，我国已经进入信息化和数据化的新时代，信息技术在社会生活的各个领域都有着高速的发展，实现高校档案的信息化已成为高校档案管理工作的重点内容。与传统的档案管理相比，高校档案的电子化可以更好地迎合信息化时代发展的信息需要，实现高校档案的电子化对于高校信息管理来说，就有着深远的意义和影响。本文主要从高校档案管理的现状出发，对实行电子化信息化档案建设有关方面进行分析和探讨，提出档案电子化存在的问题，并给出相关的意见和建议。

关键词：高校档案;电子化管理;问题与解决方法

前言

高校档案对于高校的发展和建设来说具有非凡的意义，对高校未来的发展起着不可替代的作用，与传统的档案管理方式相比较，档案的电子化可以提高档案管理的效率，改善档案存放时间过长而出现不准确和损坏的缺点，有利于高效的信息化建设，将传统的纸质档案进行电子化管理，不仅仅是迎合了现代化信息建设的需求，而且还利于构建资源共享的社会，方便了人们对于档案的查阅，可以保证档案的完整性。因此，完善高校档案电子化的管理工作势在必行。

一、对档案电子化管理进行简要的介绍

将纸质档案进行电子化管理，主要是运用现代信息技术的方法来改善传统档案管理工作的缺陷。根据档案原有的情况进行整改，对年代久远的档案进行录入并建立相应的电子档案。大幅度的改善了档案管理工作中量大且效率低的缺点，可以更好地为人们提供服务，满足现在社会对于档案信息的需求。

高校档案的电子化建设主要由三部分组成。①采用数据库技术和扫描技术对年代久远的纸质档案进行现代化的处理。②运用相关的网络技术对档案进行相应的保存和宣传，在保证保存和宣传两部分工作圆满进行的情况之下，建设数字化的档案馆，完善档案的信息组织网络。将新型的数字档案馆与传统的档案馆相互结合，这样不仅可以提高完成档案工作的效率使档案信息实现优化管理，还能避免传统纸质档案造成的资源浪费。

二、电子化档案信息管理的重要意义

纸质档案在查阅的过程中需要进行反复的翻阅，不仅耗费了时间和精力，而且效率低下，电子档案对传统纸质档案的取代，不仅可以节约纸质资源，而且大幅度的改善了纸质档案在翻阅的过程中造成档案损伤的缺陷，大大的提高了查阅档案的效率。同时，档案的电子化管理可以使档案更便于储存，避免由于一些客观因素而造成档案的丢失。

档案的电子化管理可以帮助高校整合各类信息，确保档案信息的准确性。同时，也能实现各个高校之间资源共享。为学生档案的查询提供了更加便捷的服务。高校档案的电子化还可以方便学校对学生的各个数据进行及时的考核工作，帮助高校能够更轻松快捷的查找相关的档案信息，改善了传统查找到了繁琐的缺点。

三、高校档案电子化管理潜在的问题和相关的解决办法

3.1对潜在的问题进行分析

传统的档案管理存在的时间较长、查阅过程繁琐的缺点。大部分的档案管理人员尽管都已经熟悉了档案管理的各个流程，但是查阅时间损耗依旧很大。现代应用高效的新型电子化档案管理，可能需要部分的管理人员对新型的技术及时了解。了解是在档案管理的过程中出现一系列问题，否则，在进行电子化管理档案的过程中对于相关的问题不能及时的解决，导致问题的积累，这不利于档案管理的有序进行，同时，在归档的过程中对传统的档案进行电子化的处理不够认真会影响档案的电子化进程，可能因为个人的疏忽发生错误，导致在查阅的过程中出现了一系列问题。

在进行电子档案管理的过程中，需要投入大量的资金来维持设备的温度运行，我们一般要进行档案扫描来实现计算机输入，并且扫描得到的图像需要达到较高的像素，所以在建立数字档案馆时，我们需要采用先进的服务器设备，这一过程就需要大量资金的支持，如果所供应的资金不足，会导致不能够获得良好的档案管理设备，从而降低了电子档案管理的效率。除此之外，还需要投入资金维护档案录入之后的工作，并且及时更新陈旧的设备。

3.2针对问题的解决处理措施

我们可以对相关的档案管理人员进行培训工作，让他们熟悉到了电子化的各个流程，同时，让他们对档案电子化的各个工序能够进行熟练的掌握和操作。

各大高校应该重视对档案电子信息化的管理，在进行电子档案管理的过程中，可以申请各项资金来支持，为加強档案信息化管理的建设，在购进电子设备之时要重视设备的品质和质量，避免因为设备出现问题而导致档案丢失的现象发生。同时，高校也要注意相关专业人员的培养，高度重视电子档案的管理工作，对电子档案的后期维护也要投入相应的资金，确保设备的稳健运行，保证电子档案可以实现长久的储存。

此外，为了保证档案管理工作的稳定运行，我们还可以聘用一些专业的计算机方面的人才，对电子档案进行专业的管理，同时还可以对高校学生进行计算机知识点培养，搭建相应的数据库平台对档案进行高效管理。同时高校也要重视电子档案管理人员岗位的设置，给予相应的福利，对电子档案管理工作做的各个环节都要投入应有的资金，确保不会出现资金短缺问题而导致档案丢失。只有保证电子档案的存储以及录入过程顺利进行，才能够从根本上实现高校档案的电子化管理工作，实现档案的稳定存储。

结束语

档案不仅仅记录着高校的历史，还承载着高校发展的文化事业。对于高校的建设来说具有着非凡的意义，采用信息技术对高校的档案进行创新化管理，加强高校档案电子化管理的技术应用，不只是是一个长期的过程，同时还需要投入大量的资金并且进行人才的培育。高校应对档案电子化管理应该给予全力的支持，积极配合各个部门的具体要求，完成电子化管理的各个工作。除此之外，还要注重与时俱进，紧跟时代的脚步，不断创新电子化档案管理的各项技术，使电子档案管理工作能够更加完善，并且不断健全高校电子档案管理的制度，对高校的未来发展也具有着深远的影响。

参考文献

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