借助计算机提升人事档案管理成效的路径探索

郭磊

摘要：近年来，随着科学技术不断发展，计算机时代的到来，计算机体现在社会生活的各个方面，我国进入了一个高速发展的信息化时代。在档案管理方面，人事档案数字化就是合理运用科学技术的表现。经过不断更新、发展、完善，人事档案计算机管理方式给管理者带来了很大的便利，提高了管理效率，节约了存储空间等，但同时仍然存在较多弊端，基于此，对计算机提升人事档案管理成效的路径进行探索，以供参考。

关键词：计算机;人事档案管理;管理路径;

引言

知识经济时代，人力资源的重要性逐渐凸显出来，人才竞争成为市场竞争的主要方向。人事档案是个人人生轨迹的记录，是用人单位了解、评估个人的主要依据，是对“人”开展管理工作的过程中不可缺少的资料，发挥着重要的凭证作用。人事档案管理水平的高低，决定着是否可以充分發挥人事档案的作用、实现人力资源利用水平的提高。基于此，必须采取有效措施，对人事档案管理工作进行优化与改善。

1计算机在人事档案管理中的作用

计算机是现代科技发展的产物，其融合了数字技术、信息技术等多项技术，本身就具有强大的数据信息存储与处理能力。同时，计算机还可以与网络信息技术相互结合，构建供数据信息进行传递的互联网络，为信息数据的传输共享提供便利。因此，计算机的这些特性十分满足现代企业人事管理的需求，能够在最大程度上为人事档案管理提供极大便利。首先，计算机能够将以往的纸质化人事档案管理转化成数字化，利用计算机进行人事信息的存储与处理，从而达到节能目的。其次，计算机本身所具有的数据信息分析和搜索能力可以帮助人事档案管理人员更便捷地对人事信息进行查询调取，并根据实际需求对人事信息进行分析，从而挖掘出人事信息背后更大的价值，为企业经营发展提供依据。再次，计算机本身强大的数据处理分析能力能够显著提升企业人事档案管理效率，解放更多人事力量进行人力资源的开发和管理，从而为企业打好人力资源基础。最后，计算机与网络技术的结合可以帮助人事档案管理实现对人事档案的实时更新维护，从而提升人事信息的准确性。而网络技术所拥有的信息共享能力也可以让领导人员随时对人事管理工作有详细的了解，进而为人事工作提供建议和指导。可以说，在现代企业人事档案管理工作中，计算机正发挥着举足轻重的作用。

2借助计算机提升人事档案管理成效的路径

2.1建立起基于计算机管理的新型管理模式

在现代借助计算机所实施的信息化管理中，一套与之相适应的管理模式也是不可或缺的。对此，企业需要结合新时期人事档案管理工作需求建立起新型的管理模式，以对信息化的人事档案管理提供保障，确保其管理的规范化。首先，企业应明确基于计算机的人事档案管理的具体办法，如利用员工身份证号作为建档的编号，然后利用其作为人事档案查询、维护的基础。其次，应该完善计算机技术下的人事档案管理流程，将档案的建立、审核、更新维护、清楚等各项工作程序都进行规范，确保实践中可以严格按照程序做好档案管理工作。最后，应建立起人事档案的权限管理制度，对企业中各方面工作人员的人事档案查询、调取、更新维护等权限予以科学设置，以确保人事档案信息的安全性。

2.2加强数字化档案管理技术

随着我国科学技术的发展，人事档案数字化管理技术也应随着信息技术不断的完善和进步，在数字化管理技术取代纸质档案的同时，档案管理人员应当做好两手准备，在做好数字化人事档案信息录入的同时，还要保存纸质的人事档案信息，确保每一位委档人员拥有数字化和纸质两份档案，便于在数字化人事档案丢失时，还有纸质的人事档案作为备份参考。

2.3加强基于计算机的人事档案管理系统和数据库建设

计算机各项功能的实现都是建立在各种系统软件基础之上的，所以在借助计算机进行人事档案管理的过程中，首先就需要加强人事档案管理系统的建设。一方面，企业需要结合自身人事档案管理工作的现实需求与软件公司进行合作，然后开发出适合人事档案管理工作的信息系统，将日常档案管理的各项工作都在软件系统中开设相应的工作模块，以便管理人员可以完成线下管理向计算机上的移植。另一方面，企业应专门针对人事档案管理建立起相应的数据库，以为人事档案管理工作提供数据记录存储和查询调取等服务性功能。同时，信息管理系统也可以与企业的整体管理系统进行对接，从而实现人事信息的线上共享和维护，以便使人事档案管理工作可以与其他管理工作形成协同，发挥出人事数据信息的更大价值。

2.4加快人事档案信息化建设

信息时代背景下，信息技术的推广、普及应用，使得各行各业均出现了明显的改变。加快信息化建设，是产业升级、行业转型过程中的一项重要战略。基于此，新时期，为促进人事档案管理水平的提升，必须遵循“互联网+”的要求，有效应用先进的技术手段、管理手段来对人事档案管理进行优化。首先，新时期，数字信息的产生与不断推广、普及应用，改变了信息资源的保存方式，即可以采取数字化形式来储存信息。这样的背景下，可以有效应用信息技术，建立数字化人事档案、人事档案资源检索平台，提高人事档案存储、处理、检索的便捷性。同时，针对档案信息化建设，近年来，我国出台了一系列的指导文件。人事档案信息化建设过程中，也要严格遵循国家法律法规及档案事业的要求。其次，人事档案信息化、数字化建设过程中，也要注意保护人事档案的完整性与安全性，对电子人事档案的收集、整理、入库、归档、查询、转移、销毁等各个环节，均要做好管理与控制，从而确保人事档案信息安全。

结束语

综上所述，计算机的发展和应用为现代人事档案管理提供了强大技术支撑，但实践中还需要从管理系统与数据库建设、管理模式创建以及人员技术培训等方面着手推进人事档案管理工作的发展进程，如此方能切实提升现代企业人事档案管理的成效。

参考文献

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