人工智能环境下高校档案管理的策略分析

摘要：人工智能是计算机学科的分值，具有自身的特点，在社会的各个领域都有所涉及和应用。近年来，人工智能的出现，各种办公自动化、信息网络技术促进高校数字化建设迅速发展。高校档案管理不仅仅局限于纸质档案管理，电子档案管理体系在逐渐完善。本篇文章主要从人工智能的出现对高校档案管理的影响、高校档案管理的含义和特点、人工智能环境下高校档案管理模式以及管理策略等几个方面进行探讨。

关键词：人工智能;高校;档案管理;策略

前言：高校档案管理工作实际上是将学校在教学管理以及科研活动中所形成的有价值的文件、图表等不同载体形式的文件收集起来，并统一保管利用。传统的档案管理主要是纸质档案的保存，包括整理、编目以及提供利用，在信息化时代，高校数字化先进技术的发展以及人工智能的出现，档案管理已经不局限于纸质档案的保管，而是以磁盘、光盘等载体的各种形式的电子文件形式保存。档案主体的变化给高校档案管理工作的保管现状带来很大改变，因此，本篇文章对人工智能环境下的高校档案管理工作进行初步探讨。

一、高校档案管理的含义及特点

高校档案是高校在教学活动管理活动中直接形成的，具有保存价值的教学文件，也是高校组成的重要组成部分。高效档案管理工作主要包括加工、收集、整理、保管开发和利用等各个环节，随着高校教研及科研活动开展大量的教学文件和档案不断产生。

在人工智能环境下，高校档案管理出现虚拟性、集成性及网络性等特点。首先，虚拟性。教学档案管理的虚拟性主要表现在档案信息的集散性、数字化以及跨平台性等方面。其次，集成性。高校教学档案的集成化管理是从集成新视角去分析教学管理活动，综合运用多种不同的手法和工具将人力、物力、硬件资源等有机结合并纳入到档案管理中，将教学档案管理组织内外的各种集成要素按照制定的模式进行整合，使各要素之间取长补短，动态开放的创造性融合。

二、人工智能环境下高校大管理模式

关于人工智能的定义众说不一，斯坦福大学的教授将人工智能定义为“关于知识的学科，怎样表示知识以及怎样获得知识并使用知识的学科”。人们普遍认为人工智能是研究开发用于模拟延伸和扩展的智能的理论方法。就档案管理来说，人工智能的发展主要是为档案管理提供信息化服务的载体，使得档案能够更好地保管，以便利用。所谓的档案信息化实际上是信息技术的成生管理、开发、利用档案的过程。

从具体的操作来说，高校档案管理模式主要有以下两种，首先是集成式的管理模式，这种管理模式是高校内部的教学管理机构或档案管理机构为主体所形成的一种教学档案，是信息资源集中管理，并为之提供服务的模式。从具体操作来看，就是以这些机构作为学校教学档案信息管理对外服务中心，这些服务中心利用高配置的服务器建立專门的信息管理网站，通过internet提供校内外使用。集成式管理模式是高校档案管理的重要模式，教学档案信息化管理与服务是一个有机的全方位全范围的集成式管理，赋予教学档案管理系统和动态形式文件，使得各个环节更加标准规范，是重要的界面关系，纳入档案管理状态进行控制、协调和沟通。

三、人工智能背景下企业档案管理策略

人工智能背景下，高校档案管理工作要转变传统的档案管理思路，勇于创新，充分利用现有的智力和人力，以及计算机信息系统等条件，积极推进高效档案管理工作。在信息化时代，高校档案管理工作应该注重以下几个方面的内容，使得案管理工作在管理质量和服务水平上得到有效提升。

1.高校要加强档案管理的标准化、规范化

大数据时代的到来，办公自动化的普及高校数据量的增加，传统的纸质档案管理工作已经不能适用于当前发展的需求。高校档案管理工作应该顺应时代的发展，利用当前技术和先进的设备建立数字化档案管理体系，并将教学活动过程中所产生的资料归档并录入系统，及时更新信息，保证信息的真实性。学校可以设置学生个人账号，通过个人帐号进入管理系统并及时补充缺少的材料，在这一过程中，学生不仅是档案的监督者，也是维护者在一定程度上提高学生对档案管理意识。因此，学校在发展的过程中，应该加强对档案的认识，并不断完善管理过程中存在的问题。

2.转变观念，树立人才兴档意识

高校档案工作的开展离不开档案工作者的有效管理。学校要加强档案管理人才队伍建设，引进具有档案专业知识以及现代化管理技术和具有开拓精神的档案管理人员，从事档案管理和开发工作。之外，一些高校领导缺乏学校档案管理意识，在人员设备制度落实等方面存在一定的不足，这会直接导致档案管理工作的滞后性，影响科研管理和服务水平的提升。在新时代背景下，高校要开展高水平、高质量的档案工作。在人才队伍建设方面要注重以下几个方面，首先提升档案专业人才思想政治和专业素质。其次，要求档案管理人员熟悉掌握网络信息管理的实践技能以及数字化、网络化服务，要求档案管理人员要掌握数据库和知识管理的基本知识，并能够在档案信息开发和利用中灵活运用。

3.加快档案信息资源建设

构建数字化管理平台，用先进技术开展档案管理工作，提升对大数据整理和应用的重视有助于高校档案可视化管理。高校要加快档案信息资源建设，建立具有较高质量的档案数据库。档案数据库的建设是信息资源开发和利用不可或缺的条件。

总之，在人工智能时代高校档案管理工作具有较大的发展空间，同时也面临巨大的挑战。学校要根据自身发展实际情况，运用大数据技术不断创新，优化管理模式，整合各项资源构建信息化管理平台，促进高校教学档案信息资源的开发和利用，也实现高效教学和其他各类档案信息资源的共享和建设，提升档案工作管理效率和服务水平。

参考文献：

[1]范巧燕.企业档案管理[M].经济管理出版社，2018.

[2]李春玲.加强企业人事档案管理的意义明[J].赤子，2018（8）.

作者简介：江先卡（1986），男，广西来宾人，汉族，本科，无职称，研究方向：高校档案方向。

广西科技师范学院 广西壮族自治区 来宾 546199