信息化对事业单位档案管理的重要性思考

曹义

摘要：档案管理信息化需要应用信息技术手段将纸质文档转化为电子文档，以数据形式安全存储与管理档案信息，从而实现档案管理质效的全面提升，更加安全、高效地管理与利用档案资料。当前阶段，部分事业单位缺乏健全的档案管理机制，专业信息化人才数量不足，信息化技术及设备也相对陈旧，因此，事业单位应通过多元化措施保障档案管理信息化建设的有效实现。新时期事业单位发展规模在不断扩大，引进的人才数量不断增多。再加上单位的经营项目种类也在增加，这就给档案管理工作带来了不小的压力。基于此，目前各个事业单位都在积极进行档案信息化建设工作，希望能够提升管理工作质量和效率。

关键词：信息化;事业单位;档案管理;重要性

1信息化建设对事业单位档案管理工作的重要意义

事业单位的档案管理工作具有一定的独特属性。作为由国家设立、经济来源依赖财政拨款、履行向公众提供各项公共服务职责的机构，事业单位具有鲜明的国家隶属性、非盈利性、公益性。因此，单位内部的人事变动、工作纪要等事项都是其档案管理工作重点。随着信息技术的快速发展，办公自动化、无纸化已经成为时代趋势，“档案”这一概念的内涵也发生了变化。例如在形成方式上，档案已不再局限为纸质文件;而在调用读取方式上，实践中也更多地采用信息化模式。种种变化都导致传统的以“人工”“纸质”等为鲜明特征的传统档案管理模式已经越来越无法适应当前的社会发展环境，事业单位推进档案管理工作的信息化转型成为必然选择。在信息化档案管理工作中，档案管理人员会面临“纸质+电子”的复杂结构工作对象，而对于档案信息的检索者、利用者而言，其内容的完整性、客观真实性、逻辑系统性则显得更加重要。

2事业单位档案管理信息化建设面临的若干问题

2.1档案管理人员专业度不足

基层事业单位人员编制不足，档案管理人员通常由其他岗位人员兼任，因此在做档案管理时，缺乏对档案管理的正确认识，认为档案管理只是档案的保管，缺乏系统性和全局性的观念，始终停留在工作表面，不能深层次考虑档案管理的重要性和档案管理的未来发展，也无法将档案管理的重要性呈现给单位的管理者，管理者也在一定程度上无法获取档案管理的重要性和提升档案管理信息化的必要性。

2.2档案管理管理不完善

目前基层事业单位的档案管理方面有所欠缺，包括管理制度不完善，档案的标准不统一，档案贮存条件不规范，档案完整性不足等。这些方面的不完善一方面体现了档案管理工作的不完善，更深层次的方面则是体现了档案管理始终没有发挥其应有的作用，最终反过来影响档案管理在基层事业单位中的地位和重要性，单位中的管理层对其不重视，对其的投入和管理相应的缺乏计划性，因此，基层事业单位的档案管理发展速度极为缓慢，信息化的引入也就此搁浅。

2.3信息化建设规划缺乏科学性

档案管理信息化的实现，必然要以科学严谨的建设规划为导向，若是这一规划本身存在问题，必然会限制信息化建设进程的高效推进。部分事业单位未能以自身发展战略为基础进行信息化建设工作的规划，因此影响了信息化建设工作的落实效果。同时，由于缺乏对信息化建设实效性的重视，致使信息化建设速度缓慢，科学与规范的档案管理迟迟不能开展。

3推动事业单位档案信息化建设的具体路径

3.1重视档案信息化管理的作用

信息化档案管理建设是传统档案管理建设的延伸和升级，对事业单位的管理水平、决策能力和信息服务具有一定的有利影响，可以为事业单位的档案管理提供支持。因此，事业单位管理人员首先要重视档案管理信息化建设的重要作用，并适当加大对档案信息化建设的资金、人力投入以保证其顺利开展。其次，要推动事业单位档案信息化管理制度的建立和完善，要立足于事业单位工作的实际情况和档案管理的具体需求，设计出科学有序的现代化档案管理制度，对档案管理信息化建设中的具体方面如设备监管、网站维护、人员管理等进行统筹管理，以保证档案管理的信息化建设可以发挥最大效用，从而推动事业单位的档案工作持续升级。

3.2建立网络管理制度

电子档案与纸质档案在管理工作上的侧重点不同，因此，事业单位在展开信息化建设工作时，还应当积极建立网络管理工作制度。首先根据不同事业单位的自身要求建立一整套完善的档案管理制度，例如数字档案的移交整理，归档，格式压缩等。其次，在信息化建设过程中，不仅要建立整个员工的档案数据库，还要遵循格式和原则要求进行有效转换，从而保证整个档案管理工作的查找、传输各个环节服务于单位运营。

此外，因为有些档案具有一定的保密等级。在这种情况下，应当结合国家法律管理制度，以依法管理为基础，充分利用网络技术记录员工在平台上的操作行为。方便及时发现风险问题，然后利用智能化技术来拦截风险。常见拦截方法为：根据敏感操作行为，冻结员工的账号，限制其访问权限。

3.3加强专业队伍建设

事业单位形成高质量的档案信息化管理工作，不仅需要科学的领导管理作为指引，也要拥有一支业务水平高、综合素养强的专业化工作队伍提供支持。第一，事业单位领导要发挥带头作用，形成自上而下的观念转变效果，树立促进档案管理信息化发展的工作意识。在正确的主观态度下，针对当前工作面临的形势、困难、不足进行合理调整及全局指挥。第二，重视人才的引进和培养工作。从实践来看，事业单位可采取“内部竞聘”的手段，激发现有档案管理人员的积极性，尽可能消除一切可能导致消极怠惰的不利因素。此外，也应重视档案管理人员的学习培养，通过开展定期培训邀请业内专家、资深人士来讲座，或是外派学习交流、轮训学习等手段，加快工作队伍对信息化建设大趋势的适应速度。

3.4提升档案管理信息化技术水平

事业单位档案管理实现信息化和现代化的前提是具有较为先进和完备的基础设施和信息技术，因此事业单位应不断提升档案管理信息化技术水平和设施建设。针对档案管理信息化设施的完善，要从硬件设备和软件应用两方面入手提升管理载体的质量性能。在硬件设备升级上，要及时引进更新事业单位的计算机系统、联网设备和打印机设备等档案办公设备，在软件应用建设上具体可以从三方面入手：

第一是档案信息的數字化建设，合理运用数据压缩处理技术、大数据技术、高速扫描录入技术，将传统的纸质、声像档案文件和已经归档的现有电子档案按照一定的顺序进行组织分类从而建立系统规范的档案信息库，将档案目录信息和具体全文进行数字化处理。

第二是建设事业单位档案网站，档案网站是指事业单位档案管理部门在公共信息服务网站上开设的网点，以网络主页的方式提供档案管理、服务和宣传，其具体内容包括档案工作信息、事业单位公开信息、档案资源信息和服务信息。通过努力打造便捷高校的档案管理网站来推动事业单位的档案信息化建设，并为社会提供档案服务的窗口。

第三是可以建立数字档案信息库，利用计算机系统实现档案信息的远程控制管理，这一技术的优势在于可以实现事业单位利用互联网环境高效便捷地开发利用数据库档案信息资源，并形成良好有序的档案使用规范体系。

结论

事业单位应搭好信息时代的顺风车，利用先进信息技术对档案管理工作进行优化升级，通过建立“互联网+档案管理”的运行模式有效提升事业单位档案管理工作的智能化、信息化、高效化水平。

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