高校财务报销问题研究

范伟娜

摘 要：高校财务报销工作是高校财务业务活动中一个重要的环节。近年来，随着高校收入的大幅度增加，高校财务报销业务量急剧上涨。财务报销是否顺利及时，直接影响高校整个教学科研活动能否顺利进行。文章旨在通过对目前高校财务报销现状和报销中存在的问题进行分析，从而提出相应的完善措施，以便更好地为广大师生提供财务服务，确保高校各项教学科研活动稳定有序地开展。

关键词：高校 财务报销 问题

中图分类号：F230  文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2021）04-092-03

中共中央办公厅、国务院办公厅2016年下发了《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》，文中指出坚持推进“放管服”措施，完善科研经费使用方式，以激发广大科研人员的积极性。基本意见里指出的“放管服”措施，包括简化预算编制、提高间接费用比重、明确劳务开支范围、完善差旅会议费管理等，一定程度上减轻了科研人员的负担，但对于广大高校师生来说，财务报销却远非一件容易的事。哪些票据可以报销;哪些票据不能报销;报销需要附哪些材料;报销如何审批签字等等问题时时困扰着财务报销人员。如何优化财务报销流程，有效解决财务报销困难，提高财务报销效率，成为各个高校眼下亟需解决的一项重要工作。

一、高校财务报销现状

为了进一步优化财务报销流程，高校财务报销已由原来的传统线下排队报销模式发展为网上预约报销模式。网上预约报销模式的出现，解决了现场排队报销等待时间长的问题，高校师生通过网上报销系统可以在任何时间和地点填写预约报销单，有效缓解财务工作人员现场办公的压力和紧迫感。

目前高校财务报销流程一般为：财务报销人员收集整理发票、明细清单、合同等，登陆网上报销系统填写预约报销单;项目负责人和经办人在发票、预约报销单等材料上签字，学院审批盖章;如业务金额超过一定数额，报销人员需提供单位财务负责人和主管校长审批的大额资金审批表、经费主管部门审批的合同、外包单等;财务报销人员提交预约报销单、发票等相关材料;财务人员核对无误后进行制单、审核和出纳。

高校財务规章制度多、经费使用要求严格、报销签字手续复杂、经办人来回返工等等问题时刻困扰着财务报销人员。在财务报销人员中有很多老师和学生，他们非会计专业人士，对财务报销规定不够熟悉，报销一笔经费，往往要跑好几个部门，有的部门甚至要跑好几趟才能完成，使得报销人员常怀不满和抱怨情绪，一提报销就觉得报销难，报销烦[1]。

二、财务报销中存在的问题

在高校财务报销过程中，报销人员经常抱怨财务要求多，手续烦，报销难;财务人员也纷纷感叹报销单据多，压力大，吃不消。在多年的财务一线工作和研究分析中发现，高校财务报销主要存在以下几个问题：

（一）财务报销业务量逐年上涨，财务人员工作强度大

随着国家对高等教育的重视、学校与企业之间合作的加强和高校自身的扩招发展，高校教育经费拨款、科研经费和事业收入都呈大幅度增加的趋势，收入增加直接导致财务报销业务量急剧上升。以笔者所在的A学院为例，从图1的A学院2017年到2020年财务收支情况，可以清晰看到2017年到2020年财务收入和支出业务量逐年上涨。与2017年相比，2020年财务收入增长123%，财务支出增长65%，即便2020年在各行各业都受新冠疫情严重影响的情况下，A学院财务收入和支出业务量也都有所增长。

在财务报销业务量逐年上涨的情况下，财务人员配备并未随着报销业务量的增长而有所增加，财务人员工作量大幅增加，经常处于高强度、高压力的工作状态[2]。日常工作中，财务人员不仅要时刻学习掌握不断更新的财务报销规定，加强自身业务知识的学习，而且每天都要面临大量预约报销单的处理。审核预约报销单时，财务人员一方面审核发票是否真实合法、金额是否正确无误、会计科目选择是否准确;另一方面审核签字、签章、支撑材料等是否齐全完整。一旦发现有问题需要及时与报销人员沟通，要求报销人员予以改正，等所有材料、手续齐全完整后再进行制单审核。财务报销业务量逐年上涨的情况下，财务人员的压力越来越大，工作任务越来越繁重，工作积极性下降。除此之外，高校财务人员每天还要面对大量学生、老师等各种电话咨询和现场咨询，需要不厌其烦地解释各种财务问题，报销工作常常被打断，无法高速有效地完成财务报销工作。

（二）财务报销时间过于集中，财务报销效率低下

高校教学科研活动的安排、课题项目结题审计的要求、年终结账等因素的影响，导致高校财务报销时间相对比较集中。通过分析图2的A学院2017年到2020年每月财务报销凭证数，可以看到A学院财务报销业务量分布不均衡，主要集中在3月、9月和年底。

高校一般规定上一年的发票报销截止时间为下一年的3月31日。许多平时教学科研任务重来不及报销的老师，为了防止积攒的票据过期无法报销，常常会集中在3月统一报销，导致3月报销业务量急剧增加。新学期开始，财务报销人员会把上学期积攒的未来得及报销的票据和假期期间发生的业务支出集中报销，造成9月业务量明显上涨。在面临年初拨付预算即将收回、科研经费结余资金年底必须清零、年终结账工作、暂付款清理等因素的影响下，财务报销人员会各种突击花钱，造成年底财务报销业务量急剧上升。

财务报销时间过于集中，大量预约报销单和票据堆积，财务人员一定时间内要整理报销大量的票据，工作压力大，常常处于超负荷的工作状态，甚至需要加班加点才能完成，工作热情和积极性大大下降，影响财务报销质量和效率。

（三）财务报销人员流动性大

高校老师平时工作繁忙，既要承担大量的教学任务，又要忙着发表论文、做科研项目，往往无暇顾及财务报销，常常会指派不同的学生来处理财务报销事项。即使有的课题组聘用了专门的人员来处理报销事项，也经常会因为报销任务重、薪酬待遇、合同到期等问题导致报销人员不固定，经常发生变动。

财务报销人员流动性大，报销人员对财務报销规定不了解，需要很长一段适应期来熟悉报销流程和手续，加上很多学生主观上觉得报销不是自己的主要任务，对学习财务报销知识意愿不强，导致报销一笔经费往往要折腾好长时间，即便递交到财务部门也常常因为各种各样的问题需要返回修改，导致报销人员容易产生不满情绪，报销时间延长，大大影响财务报销效率。

（四）财务报销审批签字缓慢

为加强高校资金使用安全，高校财务报销大都实行项目负责人负责制，项目负责人是经费使用的直接责任人，报销要以项目负责人签字确认为准。《行政事业单位内部控制规范（试行）》和“三重一大”集体决策制度要求，单项经济业务超过一定金额的资金支出时，需要提供大额资金使用审批表。大额资金使用审批表需要项目负责人申请并提供相关材料，单位办公会集体决策，单位财务负责人签字。如果业务涉及设备采购、经费外包等业务，则还需要设备部、经费主管部门等业务职能部门审批。超过特定金额的还需要主管校领导签字审批。总的来说，在目前高校财务报销流程中，一笔业务的报销可能会涉及经办人、项目负责人、单位财务负责人、经费主管部门、职能部门和主管校领导的审批和签字。

各级负责人，尤其是单位财务负责人和主管校领导，大都工作繁忙，平时往往承担着大量的行政、教学和科研交流任务，出差不在校、外出情况多，报销人员需要审批签字时，找不到人的情况时常发生[3]。一笔业务的审批签字，报销人员往往要折腾好几次，甚至好几天才能完成，直接影响财务报销的顺利进行。如果财务报销时财务人员发现审批签字不合格，报销人员又需要重复同样的流程，耗费更长的时间才能完成报销，不利于报销工作的顺利开展。

（五）电子发票大量出现，加剧财务报销风险

高校财务报销中出现越来越多电子发票的身影，电子发票的普及和推广有助于财务报销人员打印和存储，减少票据丢失的风险。然而在实际操作中，高校缺乏对电子发票的有效监管，尚未出台电子发票相关使用和管理制度，报销时也仅要求报销人员自行承诺电子发票的真实性、合法性和未重复报销，也未要求对所有报销的电子发票进行验真。一旦报销人员恶意修改或重复报销电子发票，仅靠财务人员肉眼根本无法判断鉴别，无形中加大财务报销工作难度，增加财务报销风险。

（六）财务信息化建设有待完善

高校财务信息化建设虽然取得了一定发展，但是如何优化财务报销流程，进一步提升财务服务水平和工作效率仍是高校面临的一项重要工作。在高校，一项经济业务的报销常常会涉及不同的部门，比如经费主管部门、实验室与设备管理部门、图书馆、人事部、财务部等等。每个部门都有自己的信息管理系统，各个系统之间是相互独立的，缺乏有效沟通。

作为业务发生最终环节的财务系统，不能很好地与财务相关的科研经费系统、资产系统、人事系统等对接，缺少统一的信息化平台将所有部门之间的财务信息数据整合在一起，无法很好地实现信息共享和资源优化配置。财务报销过程中，报销人员常常因为信息不对称、各部门之间缺少沟通的情况多次往返于不同部门，大大增加工作量，降低财务报销效率。

三、完善高校财务报销的措施

（一）做好财务服务工作，加强业务宣传培训

高校财务部门要切实做好高校财务服务工作，通过财务部网站、网上报销系统、微信公众号、工作群等多个途径，及时制定和广泛宣传各项财务规章制度和政策法规，简化财务报销流程和手续，把财务报销中遇到的有共性的问题汇集整理制作成财务答疑手册和视频操作指南，以便报销人员参考学习。

高校财务部门可以定期对财务报销人员开展多种形式的财务知识培训，帮助更好地学习和了解财务规章制度和报销政策，提升报销人员财务专业能力，以便更好地为课题组和老师提供专业化财务服务。

（二）优化财务报销流程，提高财务工作效率

1.开通发票查验功能。为了有效解决电子发票重复报销和恶意修改发票信息的问题，高校财务部门应在财务网上报销系统中开通发票查验功能，要求报销人员必须对报销的电子发票进行发票查验认证，只有认证成功的发票才可以报销。涉及多张电子发票报销的可以全部认证成功后一起报销。发票认证成功后，报销人员在网报系统填写预约报销单时选择已查验发票，发票代码、发票号码、开票内容、发票金额等信息即可显示在预约报销单上。同时，网上报销系统会将已认证报销的发票绑定，一旦已报销的发票再次报销，系统就会提示发票已使用，不得重复报销，有效避免电子发票重复报销，减少财务风险。

2.大力推行线上审批。为了解决财务报销审批签字缓慢、经办人跑腿多的问题，高校财务部门应优化财务报销流程，大力推行线上审批。报销人员在填写预约报销单界面选择线上审批功能，上传相关票据及附件的影像资料或电子版本，然后提交报销单等待逐级审批。相关负责人在网上报销系统查看已提交待审核的报销单，选择审核通过或退回，如退回详细告知退回原因。报销人员在线实时查看报销单审核状态，审核退回的可以及时补充材料等待再次审批[4]。线上审批的推行，有助于减少报销人员往返不同部门的次数，实现负责人无法到校办公也可随时随地完成审批签字，大大提高报销审核时效性，有效保证财务报销业务顺利进行。

3.设立财务报销预审流程。高校设立科研经费报销预审流程，让经办人真正做到少跑腿。经办人在网上报销系统填写相关信息时，系统可设置提示和具体操作流程，提示经办人报销要点及每笔业务报销所需的相关材料，然后上传发票、明细单等文件的电子版本，待预约报销单线上审批完成后，财务人员直接线上对提交的预约单和电子版本材料进行预审[5]。预审中一旦发现问题，可以在线上让报销人员及时改正，减少报销人员跑动次数，等初审无误后报销人员再将纸质版材料交到财务部门。设立财务报销预审流程，一方面可以实现线上办公与线下办公相结合;另一方面可以减少预约报销单退回重改情况，提高财务报销效率。

（三）不斷完善财务信息化建设

高校财务部门加强对财务信息化建设的高度重视，并积极与各单位沟通，规范并统一所需的财务信息数据，减少部门之间的信息不对称情况，提高财务管理水平和财务报销效率[6]。在实际操作中，高校财务部门应充分考虑财务报销所需的人员信息、项目信息、设备建卡信息等，构建一个专业性、综合性的财务管理平台，归纳融合学校各个部门之间与财务有关的信息和数据，真正实现各系统之间的无缝对接，全面提升财务信息化水平。

（四）提高财务人员专业素质，加强服务意识

财务人员的专业水平和服务态度一定程度上反映了高校财务部门的服务水平，因此高校财务部门要加强财务人员的学习和管理，通过问卷调查、业务竞赛、讨论交流等多种形式开展对财务人员的业务学习，注重提高财务人员专业水平，定期对财务人员专业知识进行考核。同时，财务部门应制定相应的激励措施，提高财务人员薪酬待遇，重视财务人员晋升发展机会，定期进行岗位轮换，激发财务人员工作热情和积极性，缓解财务人员工作压力。财务人员除了注重自身专业知识的学习外，还要坚持以人为本，加强服务意识，提升服务质量，对师生提出的问题耐心解释、准确答疑。

四、结语

高校财务报销工作是高校财务的基础工作，也是至关重要的一项工作，财务报销的顺利及时有助于高校教学科研活动的顺利开展。高校财务部门要加强重视，进一步优化财务报销流程和服务，利用信息化、专业化手段完善财务建设，提高财务报销管理水平，全面助力高校教学科研事业发展。

参考文献：

[1] 胡服，徐冉，胡艺，杨春丽.我国高校财务报销的难点分析与应对.经济师，2020（11）：101-102.

[2] 查贵良，杨维杰.高校报账难得现状及对策.西南林业大学学报（社会科学），2020（6）：98-99.

[3] 任英.高校财务报销工作相关问题及对策探析.兰州交通大学学报，2020（6）：134-137.

[4] 罗燕琴.对高校经费“报销难”的思考.财会月刊，2016（6）：58-60.

[5] 唐龙新.高校财务网上预约报销模式存在的问题及对策分析.审计与理财，2020（10）：46-48.

[6] 梁勇，干胜道.疫情防控下的高校网上财务管理思考.会计之友，2020（6）：123-127.

（作者单位：北京大学财务部 北京 100000）

（责编：贾伟）