如何加强企业电子文件的管理

杨庆华

摘要：现代信息技术的发展，将网络信息技术与档案管理相结合，以电子档案代替传统的纸质档案，可有效提高档案管理质量。本文主要分析电子档案的要点和措施，研究电子档案的管理措施。

关键词：企业;电子文件;归档管理;

引言

我国现代信息技术的创新发展，也为档案管理的发展提供了有力的支撑。在企业的发展过程中，会创建越来越多的档案，无论是企业的经营活动、生产经营。使用传统的纸质档案管理方式，不仅影响档案的保存效果，更影响档案的价值。在档案管理中采用电子档案归档管理方式，可以提高档案管理的可靠性和完整性。

一、电子文件归档

1.1电子文件提交要点分析

电子文件归档主要包括两种形式：在线归档和离线归档。离线归档主要适用于较大文件归档的归档操作，将电子文件及相关源数据信息存储在相应的离线载体中。网上备案业务是应用备案系统对电子文件中的相关信息进行网上传输。电子文件档案的归档有时间限制：定期集中归档、实时归档、随时归档这三个要求。公司商品档案、固定资产投资档案等所载资料，必须采用双重保留方式。这意味着应该保留一份纸质文件和一份电子文件，以确保两者的完整性。其他形式的保存。随时存档是企业级已采用的光盘等存储格式。实时归档是指企业使用信息系统执行相关任务时创建的一组系统文件。电子档案的范围涵盖了企业发展的方方面面，所有可能反映员工能力的有价值的电子文件都应归入档案范围。

1.2电子文件归档质量要求

电子文档存储和保存的首要要求是确保其完整性。企业保管的所有电子文件必须及时有效归档。还需要验证电子文件的真实性，电子文件和纸质文件的内容必须匹配，以保证电子文件在存储过程中的真实性。在提交过程中必须确保电子文件的标准化。电子文件必须使用相同的有效通用文件格式，可以有效避免电子文件对保存环境的依赖。在整理电子文件的过程中，要做到整齐有序，所有归档的电子文件要统一整理，方便日后文件检索和应用。

1.3电子备案策略

首先，在企业发展过程中，要加强文件报送管理工作启动仪式，在企业规划中增加电子文件报送工作，积极制定和实施完善的电子文件报送管理措施。切实提高电子档案质量的责任人。需要备份一些重要的电子文件，采用容灾方案提高电子文件备份的安全性，按照企业内部形成的电子文件归档规范进行操作。当企业的经营活动或生产经营活动产生电子文件时，必须积极采取有效的安全防护措施，确保文件不被篡改。

二、电子档案管理

2.1 电子文件的采集、登记、保存和分类

电子文件采集是在功能活动过程中将电子文件及其元数据集成到电子文件管理系统中，按照既定要求进行管理的过程。捕获应包括电子文件形成过程的背景、内容、结构和元数据信息。注册是在电子文档管理系统中为电子文档分配唯一标识符的过程。将各电力企业单位职能活动中产生的利用和参考值电子文件推送至电子文件管理系统进行存储。在对电子文档进行分类时，必须经过整理、组装、编号等一系列过程，形成一个有序的系统。分类过程必须遵守并保持文件形成的规则和特征。电子文件之间的有机联系，可以与系统自动和手动分拣相结合。

2.2电子文件的分类，存储和识别

电子文件分类系统是主要的分类方法，便于科学管理和综合利用，应根据电子文件的用途和功能活动对电子文件进行分类。电子文件应防磁并存放在防磁柜内，所有电子文件应垂直放置，远离物理和化学污染源。电子档案库的温湿度应保持在13～24的温度。35%-60%相对湿度，有日常记录和应急管理。在电子文件的形成和使用过程中，必须采取严格的措施防止灰尘和有害气体的产生。灰尘会污染光盘表面，造成物理损坏并损坏记录的信息。有毒气体会腐蚀和损坏光盘底座。在一定条件下，电子文件失去保存价值。定期组织开展电子文档识别，电子文档的原创性、准确性和完整性，元数据元素的真实性、有效性、完整性、规范和存储期限，内容的真实性、价值等级和保密性，识别结果根据识别结果丢弃。必须销毁的物品按照文件的保存期限和销毁方法销毁，使其无法恢复。

三、使用电子文件

3.1加快电子档案的开发利用，实现全流程网络服务

（1）企业电子信息化发展进入新时代。企业必须能够保护更准确、更快速和最具经济效益的信息市场。至此，企业信息化与网络化管理的一体化得以建立。开发新形势下的电子文档管理系统，信息资源的利用与利用，获得最佳的经济效益是必然的途径。 （2）企业档案信息化开发按开发程序的内容可分为初级开发、二级开发、三级开发三种开发类型。第一发展是信息资源的检索和存储，任务是建立和收集档案，第二发展是公开和提出档案信息，任务是建立科学完整的档案运营体系。是对档案信息进行压缩处理。随着我国市场经济的发展，档案信息市场不断完善。信息的社会商业性变得越来越重要。越先进、尖端的科技成果越高。科技的附加值和实用价值越大，经济效益就越大，市场经济需要高质量、高效率的电子信息。通过实现计算机联网形成企业电子文档，信息网络可以进入全自动电子信息服务，使工作的使用获得最大的经济效益，开创变革时代的电子信息市场。

3.2 加强电子信息系统建设，重点工作和安全生产

为使电子档案管理逐步向专业化、标准化、科学化、信息化转变，着力推进电子档案的制度化、信息化工作，并结合工厂工作的相关要求，不断完善相关项目.根据管理操作必须遵循的证据和规则，对管理系统进行重新设计，以满足相关系统的新要求，如《电子文件管理办法》、《电子、声像档案管理办法》、《电子档案安全备份实施办法》、《电子文件鉴定与销毁管理办法》、《保密管理制度》，程序如下：这是系统严格规定的。为使电子文件管理工作成为制度化建设的发展轨迹，完善电子文件管理工作网络，提高电子文件管理水平。文件管理工作网络，总经理和全职员工的管理职责通过业务责任、管理制度、管理标准、业务标准的结合，形成信息化管理网络，为电子化的顺利发展打下坚实的基础。建立电子档案出租、使用审查审批制度，具有普遍性，必须办理《电子文件借阅、利用登记表》，按时归还。严格执行涉密经营者筛选审批制度，填写保密经营者出租、使用的筛选审批申请书，由主管领导签字批准。借款人对所借电子文件的完整性、安全性和保密性负责，不得丢失、污损、私下删除、消磁或涂改。一旦发生事故，管理层必须立即向上级报告并保密，情节严重，依法追究有关负责人的刑事责任。

结语

电子信息化是一门高度科学文化的事业，当前电力行业管理体制正处于向社会主义市场经济体制转变的重要节点。必须抓住机会做好公关业务。电子文件管理的新时代电子文件管理的新时代电子信息的新高潮在出现的新时代创造了信息市场。在今后的工作中，电子文件管理系统在企业中的应用将越来越广泛，电子文件管理系统将成为推动企业发展的重要动力。

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