浅谈公立医院档案管理

2021-09-10 02:42陈紫飞
科教创新与实践 2021年26期
关键词:公立医院档案管理问题

陈紫飞

摘要:公立医院档案管理工作十分必要和重要,在现代医院改革发展的新形势下,如何加强档案管理工作,为医疗工作服务,提升医院工作水平,值得分析与探讨。

关键词:公立医院;档案管理;问题;对策

档案管理包括资料收集、整理、归档、保存、借阅、销毁等,公立医院档案反映了医院各项工作运行情况,对于医院的发展有着至关重要的作用。本文分析了当前公立医院档案管理存在的问题,提出了加强档案管理质量的对策。

一、公立医院档案管理存在的问题

(一)档案管理工作意识淡薄,专业水平不高

(1)有些公立医院不够重视档案管理工作,认为档案管理工作与医院医疗业务工作相比,档案管理不能为医院带来盈利,就是普通的事务性工作。(2)没有设置专门的档案管理岗,由办公室人员兼职,投入的时间精力不足。(3)有些档案管理员没有接受专门的档案管理知识培训,不掌握文书立卷的基本要求和主要方法,专业水平不高,档案管理能力不强,在进行归档时,将医院高层部门的档案如期归档,对医院级别较低部门的档案,认为只要集中存放,应付检查就行了,造成档案管理工作薄弱。

(二)档案管理制度不健全,更新不及时,执行不到位

(1)公立医院档案归档范围很广,档案管理包括收集、归档、管理、移交、销毁等环节,由于档案管理制度缺失,重点环节的管理没有相关规定及规范的流程,造成无章可循,尤其是档案的归档分类、归档时间、归类整理方法等要求不清晰,医院其他部门工作人员无法正确归档,以致于在工作人员查阅和利用档案时,出现档案查找不全面或档案出错的现象。重要价值的档案丢失,可能会影响各部门人员今后的发展,造成不必要的麻烦。(2)监督及奖惩制度的缺失,也造成管理人员在进行档案归档的各个环节中存在不严密、不规范、太随意等不良现象。

(三)档案管理基础工作不牢,设施不齐全

档案收集工作是档案管理的基础,医院各部门工作人员的配合是做好档案收集工作的關键。(1)医院各部门人员对档案管理工作不理解,在日常工作中不注重档案材料的收集。由于档案收集不完整,并且未进行及时有效的补充整理,导致档案资料不齐全,档案管理存在风险,容易产生纠纷。(2)个别医院没有设置专门的档案室,没有统一保管,各类档案保管分散。(3)有些档案室“六防”设备不齐全,导致档案材料潮湿、霉变、虫蛀,不利于档案的长期保存,档案资料的美观整洁及完整打折扣。

二、公立医院加强档案管理质量的对策

(一)加强档案管理人员培训工作

档案管理人员在档案管理中起着举足轻重的作用,决定公立医院档案管理工作的整体水平,因此,医院应加强档案管理人员和其他部门人员档案管理业务的培训。(1)提高政治站位,重视档案管理工作,要树立档案管理工作抓得好,就能为医院事业发展贡献一份力量的意识。(2)加强档案管理理论的学习,每位管理人员都必须掌握相关知识,包括档案的收集、分类、归档整理、借阅、销毁等,熟悉工作流程、操作细则。仅靠理论知识教学是远远不够的,为减小误差,在进行培训时要与具体实践相结合,根据工作要点对档案管理人员进行实践操作。档案管理人员也要加强其它专业领域知识的学习,如会计档案管理、病案管理、基建管理等,扩大知识面,熟悉各类档案管理的要求,努力掌握科学的管理方法。(3)进行现代化管理技术的普及。公立医院档案管理工作较为复杂,档案涵盖的范围广,必须跟上现代医院管理步伐,运用信息化管理手段,使用档案管理系统。通过培训,让其逐渐了解档案管理工作的主要流程以及具体操作,逐步提高专业素养。

(二)建立规范化的档案管理体系

档案管理工作内容广泛、环节繁琐,因此应从档案管理制度的出台、实施、完善,档案管理人员岗位职责,档案信息的安全化处理与维护等方面建立健全档案管理体系。(1)建立完善档案管理制度。制度应涵盖档案管理部门及其他部门的职责、档案的分类、整理归档、借阅、保密、鉴定与销毁、档案室管理等内容。(2)及时收集、整理、补充、更新档案材料,按照档案管理相关要求对收集的材料进行审查,审查合格后才予以归档。(3)明确档案管理人员职责,科学安排、详细规划,加强干部队伍梯队建设,注重培养教育,提高档案管理工作效率。(4)做好档案信息的安全化处理与维护。信息技术作为当前医疗事业发展的主要手段之一,电子档案逐渐取代纸质档案。但由于网络的灵活性较强,容易出现漏洞,经常有不法分子对医院档案进行盗用,档案管理安全性存在较大风险。因此,医院应积极推进档案信息资源平台建设,扩大档案资源在医院各部门的共享覆盖面。同时,要加强对档案管理系统的安全维护,确保档案信息的安全。

(三)加强对档案管理工作的宣传普及

(1)医院领导要发挥带头作用,重视档案管理工作。首先要加强对档案管理工作的调研了解,帮助解决在管理过程中存在的实际问题。其次还要注重对档案管理工作的宣传普及,使医院职工认识到档案管理工作的重要性,档案管理与自己以及医院的发展密切相关,要责无旁贷并积极配合档案的收集与管理工作,确保顺利完成医院的建档工作。(2)高质量的档案管理工作,需要各部门工作人员的重视和配合,在平时工作中注意收集分类归档材料,促进档案管理工作标准化、规范化。

档案管理是公立医院各项工作的重要组成部分,档案管理水平一定程度上反映了医院管理水平。因此,医院应重视档案管理工作,使档案管理及各部门工作人员逐渐具备档案意识,注重档案的收集、利用和管理,为公立医院事业发展助力。

参考文献:

[1]王莎白.公立医院档案管理中的问题及对策[J].黑龙江科学,2020,11(21):140-141.

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